Внутренние документы компании: единая система

Внутренние документы компании — это документы, регулирующие внутреннюю деятельность предприятия, а также деятельность ее отдельных подразделений. Бумаги должны оформляться в соответствии с требованиями закона, должным образом заверяться и храниться в течение определенного срока. Разберемся, что такое юридическая сила документа, какие различают виды внутренних документов предприятия, как создавать внутренние документы, и как с локальными документами должен работать юрист.

Внутренние документы компании: виды

Важно! Внутренние документы организации не должны противоречить друг другу. На фирме должна действовать единая система внутренних документов, порядка их создания и согласования.

Документы можно классифицировать по-разному, в зависимости от критерия оценки:

По степени гласности
  • открытые (не являющиеся секретными);
  • с ограниченным доступом (секретные).
По степени секретности документов с ограниченным доступом
  • с грифом «конфиденциально»;
  • документы для служебного пользования (ДСП);
  • секретные;
  • совершенно секретные.
По срокам хранения
  • документы временного срока хранения (со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет);
  • документы постоянного срока хранения.
По кругу лиц (в т.ч. управлений, филиалов, отделов), на которые распространяются внутренние документы
  • общие (например, положение об отпусках будет распространяться на весь персонал всей организации в целом и не изменится с приходом новых работников);
  • индивидуальные (например, положение о совете директоров касается исключительно данного органа).
По волевому признаку
  • справочно-информативные;
  • распорядительные;
  • организационные.

Юридическая сила документов (внутренние документы компании)

Под юридической силой документа понимается свойство являться подтверждением фактов, действий и событий, которые были отражены в данном документе. Не каждый документ, содержащие определенные сведения, обладает юридической силой — для этого необходимо, чтобы документ:

  • был составлен с соответствии с требованием закона;
  • был принят компетентным органом;
  • был оформлен в установленном порядке.

Юридическая сила документа обеспечивается наличием ряда реквизитов, установленного для конкретного вида документов. Реквизиты — это обязательные элементы оформления документов:

  • наименование компании (автора документа);
  • регистрационный номер документа;
  • дата составления;
  • гриф утверждения;
  • подпись лица, уполномоченного на составление документа;
  • печать компании и т.д.

Ниже приведены законы и нормативные акты, с которыми необходимо ознакомиться, чтобы привести документы в соответствие с установленными требованиями и тем самым придать им юридическую силу:

Постановление Госкомстата от 05.01.2004 № 1Унифицированные формы кадровых документов
ГОСТ Р6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (Постановление Госкомстата России от 03.03.2003 № 65-ст — действует до 01.07.2018 г.)Регламентация оформления документов, составленных до 1 июля 2018 года
ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (Приказ Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст).Регламентация оформления документов, составленных после 1 июля 2018 года
Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации»Определение термина «Документированная информация» как информация с реквизитами, зафиксированная на материальном носителе путем документирования.
★ Книга-бестселлер "Бухучет с нуля" для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Юридическая сила копий (внутренние документы компании)

Заверение копий документов должно производиться либо самим предприятием, либо нотариусом (при необходимости). Юридическая сила копий:

  • отметка о заверении копии является свидетельством ее юридической силы;
  • копия документа должна содержать подписи должностных лиц, расшифровку печатей, точный текст подлинного документа (в том числе бланк, на котором документ был составлен).

Читайте также статью ⇒ «Факсимиле на счетах-фактурах в 2018 году«.

Порядок создания внутренних документов

Внутренние документы организаций разрабатываются:

  • работниками подразделений компании;
  • по решению начальства;
  • в соответствии с принятыми в организации правилами разработки документов.

Если разработка внутренних документов или их исполнение требует наличия юридических знаний, разработкой таких документов занимается юрист (юридическая служба). Также юрист визирует документы, которые были составлены специалистами отделов организации. Работа юриста или юридической службы с локальными документами фирмы заключается в выполнении очередности действий:

Получение указания на составление документа, уточнение содержания документа и целей его разработки.Допустим, юристу поручили составить приложение к правилам внутреннего трудового распорядка «Режим рабочего времени». Что должен сделать юрист:

  1. Сообщить лицу, поручившему составление документа, о том, что требования о продолжительности трудового дня противоречат нормам ТК РФ (если так оно и есть).
  2. Инициировать разработку внутренних документов, которые обязательно должны быть составлены в компании, согласно закону.
  3. Обсудить с уполномоченными лицами организации требования владельца компании по времени начала и завершения работы, продолжительности перерыва на обед, длительности рабочего дня или смены.
Сбор реквизитов и персональных данных.Если они необходимы для разработки документа.
Изучение сопутствующих внутренних документов.Допустим, юристу поручили составить типовой трудовой договор. Для этого ему пришлось ознакомиться с положениями «О порядке заключения договоров в компании», «О персонале», «Об отпусках». Изучением сопутствующих документов заниматься обязательно — это помогает сделать так, чтобы документы согласовывались между собой.
Согласование текста документа с заинтересованными должностными лицами организации.Как правило, юристу приходится согласовывать проект документа с бухгалтером, отделом кадров, отраслевым отделом.

Документы по охране коммерческой тайны необходимо будет согласовывать со службой охраны.

Корректировка документа по итогам его согласования. Оформление документа.После того, как заинтересованные должностные лица внесут свои правки в проект документа, юрист его корректирует. Далее проводится оформление документа — он выпускается на соответствующем бланке (или же в текст документа включаются необходимые в данном случае реквизиты), листы прошиваются и нумеруются. Указывается дата составления документа, ФИО, должность и номер телефона исполнителя (мелким шрифтом внизу страницы или на обороте листа).
Тиражирование и регистрация документа.Исполнитель обращается в различные службы для оформления регистрации документа. Соответствующие службы вносят запись о документе в журнал регистрации, присваивают ему уникальный идентификационный номер, проставляют дату издания.
Передача документа для исполнения.Передать документ для исполнения вправе:

  • делопроизводитель;
  • исполнитель;
  • руководитель.

В компании следует установить правило, согласно которому документ может передавать для исполнения только вышестоящим лицом — нижестоящему.

Осуществление контроля (если имеется соответствующее предписание).Если оформленный документ является внутренним документом юридического отдела, юрист должен поместить исполненный документ в хранящееся в отделе дело.

Читайте также статью ⇒ «Регистрация малых предприятий: документы, оформление«.

Законодательные акты по теме

Постановление Госкомстата от 05.01.2004 №1Унифицированные формы кадровых документов
Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗОб информации, информационных технологиях и защите информации

Типичные ошибки

Ошибка: Организация выдала копию документа, содержащую лишь ту часть сведений оригинала, которая была необходима в конкретном случае, предполагая, что такая копия имеет юридическую силу.

Комментарий: Копия документа обладает юридической силой только в том случае, если содержит точный текст подлинника (включая бланк, на котором подготовлен документ), расшифровку печатей и подписей должностных лиц.

Ошибка: Руководитель фирмы полагает, что все внутренние документы должны разрабатываться в юридической службе.

Комментарий: Юрист занимается разработкой внутренних документов, если для их составления необходимо обладать юридическими знаниями. Остальные документы могут быть составлены сотрудниками компании из различных отделений предприятия на основании решения директора и в соответствии с принятыми на фирме правилами разработки документов.

Ответы на распространенные вопросы про внутренние документы компании

Вопрос №1: Что такое электронный документ, и как хранятся электронные документы?

Ответ: Электронный документ — это документ, составленный на цифровом носителе и подписанные квалифицированной электронной подписью. Для хранения электронных документов целесообразно создать электронное хранилище документов — оно позволяет автоматизировать процесс управления документооборотом и делопроизводством в компании.

Вопрос №2: Как быть, если документы компании хранятся в электронном виде, а у должностного лица возникла необходимость в получении заверенной копии электронных данных для использования в качестве доказательств в суде?

Ответ: Можно осуществить выдачу из электронных систем хранения в виде бумажных копий или на электронных носителях — и то, и другое будет принято судом.

Если вы не нашли ответ на свой вопрос, то вы можете получить ответ на свой вопрос позвонив по номерам ⇓

Юридическая Консультация бесплатная

Москва, Московская область звоните: +7 (499) 288-17-58

Звонок в один клик

Санкт-Петербург, Ленинградская область звоните: +7 (812) 317-60-16

Звонок в один клик

Из других регионов РФ звоните: 8 (800) 550-34-98

Звонок в один клик

Загрузка...