Особенности и порядок внесения должностей в штатное расписание

Штатное расписание – один из основных элементов кадрового учета. Именно в этом документе содержится основная информация, касающаяся организационной структуры предприятия, а также данные об окладах и прочих установленных выплатах. В статье расскажем про внесение должностей в штатное расписание, рассмотрим, в каких случаях необходимо их оформлять.

Нормативная база для внесения изменений

Начнем с законодательных актов, регулирующих порядок внесения изменений в штатное расписание. Согласно письма Роструда №428-6-1 от 22.03.12, порядок и периодичность изменения «штатки», механизм оформления измененных данных законом не устанавливается и остается на усмотрение организации. Таким образом, каждая компания вправе устанавливать свою процедуру изменения штатного расписания, а именно:

  • периодичность внесения корректировок (ежегодно, ежеквартально, ежемесячно);
  • порядок оформления изменений (приказ, дополнение в виде приложений, издание нового штатного расписания);
  • механизм утверждения корректировок (порядок подписания измененного документа и список лиц (должностей), ответственных за разработку и утверждение документа).

Механизм внесения изменений в штатное расписание, применяемый в конкретной организации, следует зафиксировать во внутренних нормативных документах (например, Порядок ведения внутреннего документооборота). Читайте также статью: → «Форма Т-3. Штатное расписание организации».

Создать новую «штатку» или изменить старую

Многих кадровиков интересует вопрос: когда необходимо создавать новое штатное расписание, а в каких случаях можно «обойтись» внесением изменений в текущий документ. Ответ на этот вопрос зависит от сути вносимых корректировок. Как правило, небольшие корректировки оформляют внесением изменений в действующую «штатку». Если на предприятии проходят существенные изменения, затрагивающие несколько подразделений и организацию в целом, то в таком случае целесообразно создать новый документ взамен устаревшему.

В общем порядке изменения в «штатку» вносят в следующих случаях:

  • один или несколько сотрудников переведены на другую должность;
  • работникам изменены оклады (несколько сотрудников в пределах одного-двух подразделений);
  • переименование должностей, подразделений (в пределах нескольких структурных единиц);
  • исключение/введение вакантной должности.

Под существенными корректировками, требующими прекращение действие старого штатного расписания и создание нового, подразумевают следующие ситуации:

  • реорганизация предприятия, предполагающая полное изменение организационной структуры;
  • изменение окладов у всех сотрудников (при ежегодном пересмотре зарплат, а также в случае, когда оклад «привязан» к МРОТ, прочее);
  • изменение условий труда сотрудников;
  • смена вида деятельности предприятия.

Следует отметить, в каждом из вышеописанных случае решение о внесении изменений в «штатку» или полое обновление документа принимается организацией индивидуально в каждом конкретном случае. Читайте также статью: → «Образец приказа об утверждении штатного расписания».

Когда необходимо уведомить сотрудника об изменениях

Согласно ТК, в ряде случае сотрудник должен быть уведомлен об изменениях, вносимых работодателем в штатное расписание. К таким случаям относятся:

  • изменение оклада сотрудника;
  • переименование должности, структурного подразделения;
  • смена трудовых обязанностей в связи с переводом на другую должность;
  • сокращение должности.

Также сотрудника следует уведомлять о прочих изменений в штатном расписании организации, если это предусмотрено трудовым договором.

Вносим изменения в штатное расписание: процедура и документы

Как отмечалось выше, регламент внесения изменений в «штатку» определяется индивидуально каждой организацией, а процедура оформления корректировок осуществляется на основании внутренних нормативных актов. В общем порядке изменения в «штатку» вносятся согласно нижеследующему алгоритму:

Шаг 1. Уведомление работника о предстоящих изменениях. 

Согласно трудовому законодательству, работодатель обязан уведомить сотрудника о предстоящих изменениях, если таковые касаются его должности, оклада, подразделения, должностных обязанностей, т.п. Сообщить работнику о корректировках следует в письменном виде путем подачи соответствующего уведомления.

В тексте документа следует указать суть изменений, а именно новый оклад, должность, структурное подразделение, а также дату вступления корректировок в силу (например, с 01.01.18 оклад эксперта планового отдела составит 18.330 руб.). Уведомление должно содержать обязательные реквизиты (наименование организации, данные сотрудника, дата составления, т.п.).

Согласие сотрудника с новыми условиями подтверждается его подписью в графе «Ознакомлен и согласен».

Шаг 2. Подготовка приказа.

После получения от работника согласия с предстоящими изменениями, отделом кадров оформляется приказ на корректировку штатного расписания. В документе отражается суть корректировок (перевод сотрудников на другую должность, изменение оклада, переименование подразделений/должностей, т.п.), а также дата вступления в силу изменений.

Шаг 3. Вступление в силу внесенных корректировок.

После подписания приказа руководителем изменения считаются вступившими в силу. Если в приказе указана конкретная дата изменения «штатки» (например, с 01.11.18), то корректировки считаются действительными с данной даты.

Примеры внесения изменений в «штатку»

Ниже представлены общие случаи внесения изменений в штатное расписание и пример их оформления.

Перевод сотрудника на другую должность

В крупных организаций перевод сотрудников с одной должности на другую является нормой. В течение своей трудовой деятельности в компании работник может перемещаться как вертикально (повышение должности в рамках одного подразделения), так и переводиться из одного департамента в другой. Описанная ситуация – наиболее распространенный пример необходимости внесения изменений в «штатку». Ведь в данном случае речь идет о конкретном сотруднике, который сменил должность, условия работы, должностные обязанности, оклад, т.п.

Пример 1. Порядок внесения изменения в «штатку» при переводе сотрудника на другую должность рассмотрим на примере. Старший мастер ремонтного цеха №2 АО «Кабельщик-1» Соколов Н.Г. в октябре 2017 окончил обучение по специальности «Технолог», в связи с чем с 01.12.17 Соколов переведен на должность главного технолога производственного цеха №1. Перевод сотрудника на новую должность и внесение изменений в штатное расписание АО «Кабельщик-1» оформлено следующим образом:

  1. За месяц до внесения изменений, 01.11.17 Соколову направлено уведомление о переводе на должность главного технолога производственного цеха №1 и повышении оклада до 22.300 руб. По факту получения уведомления Соколов поставил подпись в графе «Ознакомлен и согласен».
  2. 11.17 составлен приказ о внесении изменений в штатное расписание АО «Кабельщик-1» в связи с переводом Соколова на должность главного технолога. Дата вступления в силу приказа – 01.12.17.
  3. В день составления приказа 30.11.17 документ подписан директором АО «Кабельщик-1». С 01.12.17 изменения в штатном расписании считаются действующими.

Сокращение должности в штатном расписании

При сокращении небольшого количества должностей на предприятии (одна-две) соответствующие изменения отражаются в штатном расписании. Согласно ТК, работодатель обязан предупредить работника о предстоящих изменениях не позже чем за 2 месяца. Также сотруднику, чья должность сокращается, работодатель должен предложить вакантную (с аналогичными требованиями относительно квалификации или ниже). Читайте также статью: → «Порядок сокращения должности в штатном расписании, необходимые документы».

Пример 2. С 01.09.17 на АО «Кварц» сокращается должность заместителя начальника планового отдела. 01.07.17 Сметанин В.Д., занимающий данную должность, уведомлен о предстоящем сокращении в письменном виде. В уведомлении Сметанину предложено занять вакантную должность старшего экономиста планового отдела, с сохранением оклада.

Сметанин дал согласие на перевод, в связи с чем подал в отдел кадров соответствующее заявление. 01.09.17 издан приказ о внесении изменений в штатное расписание АО «Кварц», согласно которого:

  • Сокращена должность заместителя начальника планового отдела;
  • Сметанин В.Д. переведен на должность старшего экономиста планового отдела с сохранением оклада.

Рубрика «Вопрос – ответ»

Вопрос №1. С 01.08.17 сотрудник АО «Статус» переведен на новую должность. Уведомление о переводе сотруднику не предоставлялось. В тексте приказа на перевод в графе «Ознакомлен и согласен» сотрудник поставил свою подпись? Обязательно ли в данном случае оформление уведомления?

Основанием для внесения изменений в штатное расписание выступает приказ. Уведомление сотрудника является обязательным, но форма уведомления остается на усмотрение организации. Если в приказе о переводе сотрудник поставил свою подпись в графе «Ознакомлен и согласен», то дополнительно оформлять уведомление не нужно.

Вопрос №2. Кто выступает ответственным за внесением изменений в штатное расписание?

Все зависит от порядка, принятого в конкретной организации. Если речь идет о крупном предприятии, то ответственность за внесение изменений в штатное расписание, как правило, ложиться на отдел кадров или иной департамент, отвечающий за кадровый документооборот. Что касается небольших организаций, то в таких фирмах оформлять изменения «штатки» может непосредственный руководитель или бухгалтер (в случае, если это предусмотрено его должностными обязанностями).