Иногда в трудовую книжку работника необходимо внести очередную запись, но свободного места в ней уже нет. В этом случае возникает вопрос, а нужно ли заводить новую трудовую и что делать в этом случае? Новую трудовую заводить не нужно, а к ней потребуется оформить вкладыш. В статье рассмотрим как заполняется вкладыш в трудовую книжку.
Как оформить вкладыш в трудовую
Бланк «Трудовая книжка», а также вкладыш к ней утверждены одним нормативным документом — постановлением Правительства РФ №225 «О трудовых книжках» от 16.04.2003. Порядок их заполнения – постановлением Минтруда России №69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» от 10.10.2003.
Как сама трудовая, так и вкладыш к ней в одинаковой степени могут подтвердить стаж человека. Бланки этих документов являются документами строгой отчетности, поэтому просто взять и купить их в свободной продаже не получится. Данные бланки храниться должны у работодателей.
Даже в том случае, если требуется оформить дубликат книжки, работодатель не вправе потребовать от сотрудника купить новый бланк трудовой и принести ее. Работодателю следует заключить договор с таким объединением, как «ГОСЗНАК» или с иным аккредитованным поставщиком. Такие организации занимаются предоставлением бланков трудовых. При этом, когда он выдается работнику, с него удерживаться стоимость книжки.
Если вдруг бланк книжки случайно будет испорчен, удерживать с работника деньги нельзя. Кроме того, удержание денег невозможно и в том случае, если произошла массовая утеря трудовых книжек, виной которой стал работодатель. Такие случаи должны предусматриваться в коллективных договорах в качестве специальных условий на выдачу трудовых бесплатно. А все затраты при этом работодатель компенсирует в полном объеме (Читайте также статью ⇒ Как завести трудовую книжку впервые).
Как сообщить работнику о необходимости завести вкладыш в трудовую
Когда свободного места в трудовой не осталось, а запись в нее внести нужно, об этом следует оповестить самого работника. Это должен сделать специалист, который обнаружил факт отсутствия свободного места в книжке. Уведомить работника можно устно, либо направить ему сообщение в письменной форме.
После этого работнику потребуется написать заявление с просьбой предоставить ему для трудовой вкладыш. Форма заявления не утверждена, составить его можно в свободном виде. Однако в организации может быть разработан и утвержден специальный бланк данного заявления.
На основании заявления руководитель издает приказ о выдаче вкладыша. Как и в случае с трудовой, о выдаче вкладыша следует поставить отметку в Книге учета движения трудовых.
Важно! Работодателю следует надлежащим образом следить за Книгой учета движения трудовых. Обычно она хранится в отделе кадров. Страницы Книги должны быль должным образом прошиты, пронумерованы, а также скреплены подписью директора и печатью организации. Концы прошивки следует опломбировать и скрепить печатью.
Порядок заполнения вкладыша в трудовую
Правила, по которым заполняется вкладыш в трудовую, схожи с тем, как заполняется сама книжка. По сути вкладыш представляет собой продолжение трудовой (Читайте также статью ⇒ Как внести пропущенную запись в трудовую книжку).
При заполнении вкладыша следует учитывать следующие моменты:
- выдается вкладыш и заполняется тем работодателем, у которого обнаружилось, что нужные страницы заполнены уже полностью;
- на титульном листе указывается дата заполнения вкладыша, а не дата заведения трудовой;
- данные по сотруднику указываются актуальные на момент выдачи;
- титульный лист заверяется подписью специалиста, ответственного за ведение трудовых книжек, а также печатью организации (в том случае, если она есть);
- вкладышей можно заполнять неограниченное количество.
Вкладыш должен подшиваться к основной трудовой. После этого на первой странице нужно поставить штамп, а также указать реквизиты вкладыша, серию, номер и дату его выдачи. При этом следует помнить, что без трудовой книжки вкладыш не будет иметь юридической силы.
Что делать, если запись внесена не во вкладыш
Довольно часто можно столкнуться с такой ситуацией, когда работники кадровой службы не заводят вкладыш к трудовой, если закончилось место для записей в разделе «Сведения о работе». Некоторые кадровики просто продолжают заполнять книжку дальше и запись вносят уже в раздел «Сведения о вознаграждениях». Такая ошибка является очень распространенной и при обнаружении этого ее потребуется исправить.
Исправления вносятся с соблюдением следующих правил:
- Такую запись зачеркивать нельзя.
- Ниже, следующим номером следует внести новую запись, где будет указываться, что указанная информация – недействительна.
- Только после этого может быть внесена верная запись.
Если раздел «Сведения о работе» содержит неверную информацию, то и ее просто перечеркнуть не получится. Исправления в трудовую вносятся так: под следующим порядковым номером вносится запись, где указывается, что «запись №___ считать недействительной». После этого строчкой ниже вносят верную информацию.
Все исправления выполняет специалист той организации, в которой ошибка была допущена. Но это также может сделать специалист текущего работодателя. Для этого в качестве основания ему потребуется надлежащим образом оформленная справка.
Важно! Указанный порядок действий применяется при исправлении всех ошибок, как в трудовых, так и вкладышей к ней. Причем не будет иметь значение дата, когда ошибка была допущена.
Что делать, если испорчен вкладыш
Допустить ошибки может не только новичок, но и опытный кадровик. Если при заполнении нового вкладыша специалистом была допущена ошибка, то он подлежит уничтожению. Однако это не означает, что бланк можно просто порвать и выбросить. Этого делать нельзя.
Об уничтожении вкладыша потребуется составить акт. Это акт в последствии будет храниться в материальных отчетах компании. Вместо испорченного составляют новый бланк вкладыша. Чтобы таких манипуляций избежать, вкладыш следует сначала заполнить, а только потом прикрепить его к трудовой книжке.
Если вкладыш потеряется, то потребуется сделать его дубликат. Обычно вкладыш теряется вместе с книжкой. Если же книжка сохранилась, а вкладыш к ней утерян, то это означает, что закреплен он трудовой ненадлежащим образом.
Как вкладыш крепится в трудовую
Что избежать возможную утерю вкладыша к трудовой, его следует прикрепить к книжке должным образом. Законодательные акты не содержат прямых указаний того, как это сделать. Но для удобства прикрепить его лучше в конце книжки. Таким образом будет соблюдаться хронологический порядок записей в книжке и во вкладыше. Наиболее надежным способом является вшивание бланка в книжку. Для этого используют суровую нитку и делают при этом по 3-5 проколов.
Важно! Указанные требования не являются обязательными, они носят рекомендательный характер. А работодатель вправе самостоятельно определить каким образом в его организации будут скрепляться данные документы.
Что делать, если вкладыш выдан ошибочно
Если вкладыш к книжке выдан ошибочно, то его потребуется изъять, а затем в саму трудовую нести необходимые исправления. Напоминаем, что зачеркивать в трудовой записи запрещено, а исправления вносятся только в виде пояснительной отметки.
Если выдача вкладыша была ошибочной, то и отметить следует именно это. На титульном листе сделать это невозможно, так как достаточно места для этого нет. Поэтому отметка ставится на внутренней стороне обложки книжки. Заверяется запись подписью того сотрудника, который вносит изменения. Указывается также и дата изменений. Сведения об исправлениях вносятся и в Книгу учета движения трудовых.
Ответы на распространенные вопросы
Вопрос: Как правильно нумеровать страницы вкладыша в трудовую книжку и под каким номером вносится первая запись во вкладыш? Последняя запись, которая была внесена в трудовую сотрудника шла под номером 16.
Ответ: Вкладыш к трудовой является ее продолжением, в связи с этим и нумерация листов должна продолжаться. Заново нумеровать страницы не нужно. Также будет продолжена нумерация и записей. Если последняя запись в трудовой была под 16 номером, то во вкладыше запись будет под номером 17.
Загрузка...