Ведение личных дел в организации

В целях систематизации информации о сотрудниках работодатель может заводить на них личные дела, которые позволяют обеспечить хранение всех документов, касающихся деятельности конкретного сотрудника. Формируется личное дело в момент приема работника на работу, в процессе его трудовой деятельности оно дополняется новыми материалами и документами.

Ведение личных дел организацией

Ведение личных дел не является обязательным, однако многие организации добровольно этим занимаются, и это не случайно. Личные дела – это удобный инструмент для кадровой службы, позволяющий собрать всю информацию о каждом сотруднике в отдельную папку. Это обеспечивает не только надлежащее хранение документов, но и их быстрый поиск.

Закон обязывает вести личные дела только муниципальных и государственных предприятий.

Если организация в добровольном порядке решается вести на своих работников или на их часть (например, руководящий состав) личные дела, то данную обязанность нужно закрепить во внутреннем локальном нормативном акте.

Ведением личных дел обычно занимает работник кадровой службы.

Состав личного дела работника

Прежде всего, должна присутствовать опись, в которой приводится перечень всех документов дела.

На начальном этапе деятельности работника личное дело может включать:

  • Анкету;
  • Резюме;
  • Автобиографию;
  • Личный листок по учету кадров;
  • Рекомендательные письма;
  • Заявление работника о приеме на работу, образец которого можно скачать здесь;
  • Копии предоставленных работником документов (паспорт, ИНН, СНИЛС, об образовании, военного билета);
  • Справка о состоянии здоровья, если должность требует обязательного медосмотра;
  • Документы, подтверждающие право на вычеты и иные льготы;
  • Трудовой договор, должностная инструкция с подписями работника;
  • Другие договора, заключенные с сотрудником, например, о полной материальной ответственности (скачать образец), о неразглашении коммерческой тайны (скачать);
  • Приказ о приеме на работу.

В дальнейшем по мере появления новых документов, касающихся данного человека, они также включаются в личное дело (оригиналы или копии). В числе таких документов могут быть различные приказы (на отпуск, о переводе, о премировании, о взыскании, об увольнении), благодарственные письма, заявления, больничные листы и прочие документы.

Хранение личных дел

Само по себе личное дело представляет папку с документами. Срок хранения личного дела очень длительный – 75 лет для рядового персонала и постоянно — для руководящего. Поэтому хранение необходимо обеспечить на должном уровне, в соответствии со всеми правилами хранения в архивах.

Прежде всего, нужно выбрать безопасное место, куда не смогут добраться посторонние.Это может быть несгораемый сейф. Воздух в помещении должен соответстовать нормам по температуре и влажности.

Доступ к личному делу может быть только у того круга лиц, который обозначил руководитель в своем распоряжении. При этом сам работник со своим делом может ознакомиться в любое время.