Практически любой документ компании имеет определенный срок хранения, по истечении которого он подлежит уничтожению. Бухгалтерские документы компании не являются исключением и срок их хранения обычно составляет 10 лет. После этого в архив документы не передаются, а подлежат уничтожению с соблюдением определенного порядка действий. В статье рассмотрим порядок, по котором происходит уничтожение бухгалтерских документов с истекшими сроками хранения.
Бухгалтерские документы
В документообороте компании задействованы следующие виды документов:
- созданные внутри компании, которые не выходят за ее пределы и хранятся внутри фирмы;
- разработанные внутри компании, но предназначенные для контрагентов (исходящие);
- разработанные иными компаниями, но подлежащие хранению внутри компании (входящие).
Все документы в процессе работы могут подвергаться следующим действиям:
- передаче в бухгалтерию;
- обработке бухгалтером;
- проверке оформления;
- передаче на хранение.
Важно! Более половины всех документов компании составляют бухгалтерские документы. И они имеют определенный порядок и срок хранения.
Срок хранения документов
Одним из главных критериев определения возможности уничтожения документов является их срок хранения. Период хранения документов устанавливается типовыми и ведомственными документами.Различают определенные группы актов, имеющие следующие сроки хранения:
- до 10 лет;
- свыше 10 лет;
- постоянный срок хранения.
Как исчисляется срок хранения документов
Начало срока хранения исчисляется с 1 января того года, который следует за годом их окончания в делопроизводстве. Например, срок окончания дела наступил в 2017 году, соответственно с 1 января 2024 года начинается отсчет срока хранения. Включают в акт на уничтожение документы только в том случае, если их срок хранения уже истек к началу года. Таким образом, если срок начала хранения отсчитывается с 1 января 2024 года и он равен 10 годам, то в акт на уничтожение этот документ может быть включен только с 1 января 2029 года (Читайте также статью ⇒ Сроки хранения счетов фактур).
Порядок изъятия бухгалтерских документов
Если на бухгалтерские документы установлен срок хранения 10 лет, то они относятся в документам текущего характера и архивный фонд организации включаться не должны. На протяжении 10 лет они хранятся в одном из структурных подразделений компании, в после окончания данного срока подлежат уничтожению. (Приказ Минкультуры №526 от 31.03.2015).
Важно! Прежде чем уничтожить данные документы, компании проводят экспертизу их ценности. Это делает специальная экспертная комиссия, назначенная руководителем.
Те бухгалтерские документы, срок хранения которых уже истек изымаются с целью последующего их уничтожения.При этом важно, чтобы срок хранения этих документов истек уже до 31 декабря года, предшествующего году уничтожения. Если срок хранения документов истекает только в настоящем году, то уничтожить их можно только на следующий год. Таким образом, уничтожить те документы, срок хранения по которым еще не закончился нельзя. В соответствии с перечнем документов на утилизацию составляются специальные акты на уничтожение бухгалтерских документов.
Акт на уничтожение бухгалтерских документов
Такой документ, как акт на уничтожение бухгалтерских документов, составляется в произвольной форме. В акте указывается перечень документов, подлежащих уничтожению. Причем данный перечень может указываться как в самом акте, так и в описи к этому акту. Данная опись составляется как приложение к рассматриваемому акту. В акте также отражается способ, которым данные документы должны быть уничтожены (Читайте также статью ⇒ Хранение и уничтожение документов).
Уничтожение бухгалтерских документов с истекшими сроками хранения
Уничтожение бухдокументов должно производиться с соблюдением определенного порядка действий. За нарушение этого процесса компании грозит наложение штрафа.
| Этапы уничтожения бухгалтерских документов | Что включает в себя |
| Определение документов, у которых истекли сроки хранения | Бухгалтерские документы, срок хранения которых определяется как «10-летний», как правило, не передаются в архив. Они подлежат хранению в бухгалтерии, которые по истечении срока самостоятельно выделяют с целью уничтожения |
| Проведение экспертизы | Экспертизу проводят по итогам года в начале следующего самостоятельно структурным подразделением. При этом одним документы передаются в архив, а другие выделяются с целью ликвидации. Для уничтожения дел создается специальная экспертная комиссия. |
| Уничтожение документов | Уничтожение документов путем передачи в специальные организации, занимающиеся переработкой вторсырья |
Важно! С целью уничтожении документов создается специальная экспертная комиссия. В состав такой комиссия включаются как минимум 3 сотрудника компании.
Руководитель приказом может назначить постоянных членов комиссии. Данная комиссия составляет перечень документов, подлежащих списанию. На основании данного перечня составляется акт. Документы могут уничтожаться с помощью шредера, либо вручную. При этом составляется акт уничтожения. Также компания может направить уничтожаемые документы в специальные организации, как макулатуру. В этом случае компания получит денежные средства, которые нужно будет учесть как прочие доходы компании.
Уничтожение электронных документов
Важно! Довольно большую популярность в последнее время получает электронный документооборот. Такие файлы, а также заархивированная база программных продуктов также подлежит длительному хранению.
Оформление уничтожения электронных документов происходит так же, как и уничтожение документов на бумажных носителях. Электронные документы необходимо удалить из компьютерного архива. Если документы хранятся на специальных носителях (флешки, карты памяти), то уничтожается не только файл, но и сам носитель. При этом следует учитывать некоторые моменты:
- документы можно удалять только по соответствующему акту;
- нельзя удалять документы, которые имеют отношение к будущему или текущему судебному процессу;
- необходимо соблюдать конфиденциальной той информации, которая содержится в уничтожаемых документах;
- помимо оригиналов, уничтожению также подлежат и копии документов.
Ответственность компаний за нарушение правил уничтожения документов
Если компании нарушат правила уничтожения документов, то им грозит административная ответственность (13.20 КоАП РФ) со следующими размерами штрафов:
- 100 – 300 рублей – для граждан;
- 300 – 500 рублей – для должностных лиц.
При этом, даже если компания заплатит штраф, это не освободит ее от устранения нарушений. В случае нарушения сразу по нескольким требований, штраф накладывается по каждому из них. Избежать штрафов компании смогут, если докажут, что уничтожение документов произошло при форс-мажорных ситуациях, например, в следствии пожара или кражи. В подтверждение этому компании могут предоставить такие документы как:
- справка из полиции, в которой значится, что по факту кражи возбуждено уголовное дело;
- акт о пожаре;
- другие документы.
Важно! Если причиной уничтожения документов стал пожар, а в компании нет установленной пожарной сигнализации, то такая ситуация не будет признана как форс-мажор.
Заключение
Уничтожение бухгалтерской документации должно проводиться по всем правилам. Главное, что необходимо соблюдать – это срок хранения и уничтожения документов. В противном случае компании грозит административная или даже уголовная ответственность.
Загрузка...