Удержание недостачи из заработной платы: проводки

Удержание недостачи из заработной платы по причине обнаружения недостачи товарно-материальных ценностей являются довольно распространённой причиной конфликта между участниками трудового договора. Несмотря на то, что такой способ возмещения ущерба возможен при полной материальной ответственности, существует ряд случаев, при которых руководство компании имеет право уменьшить доход сотрудника без подписания такого договора.

Когда наступает материальная ответственность

Сотрудник компании становится материально-ответственным лицом только после подписания соответствующего договора. Такая норма регламентирована Трудовым Кодексом РФ ст.233. Полная или частичная ответственность возлагается на сотрудника, который в силу специфики выполнения своих трудовых обязанностей контактирует с денежной наличностью и товарными ценностями. Должностной перечень, требующий обязательной материальной ответственности, утверждён постановлением Министерства труда России.

Стоит отметить, что в ходе осуществления финансово-хозяйственной деятельности возникают ситуации, когда у работника наступает временная ответственность. Например, сотруднику были вверены документально оформленные ценности, которые он утратил по причине своей невнимательности. Читайте также статью: → «Материальная ответственность работника перед работодателем»

★ Книга-бестселлер "Бухучет с нуля" для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Вина сотрудника

В рамках соблюдения договорных обязательств материальная ответственность может наступить в следующих случаях:

  • В результате инвентаризационного контроля была обнаружена недостача ценностей, находящихся в ведении сотрудника;
  • Несоответствие денежной наличности в кассе;
  • Сотрудником был нанесён умышленный ущерб имуществу по причине неадекватного поведения или других преступных действий;
  • Порча или утеря имущества произошла не в рабочее время;
  • Вред был нанесён по причине некачественного контроля или вследствие умышленного бездействия.

Причинение вреда по неосторожности также не освобождает физическое лицо от материальной ответственности.

Удержание недостачи из заработной платы: размер удержания

В соответствии с действующим законодательством в случае обнаружения утраты имущества с работника может быть единовременно удержано не более 20% среднемесячной заработной платы. Если размер недостачи значительный, то взыскать такую сумму можно только по постановлению суда. С увольняющегося работника можно удержать всю сумму недостачи, так как ограничение ст. 138 ТК РФ в этом случае не действует.

При наличии коллективной материальной ответственности недостача распределяется пропорционально. Например, если один из сотрудников в момент обнаружения нарушения находился на больничном или в отпуске, то он не обязан отвечать за причинённый ущерб. Новый работник несёт ответственность соразмерную количеству отработанных дней.

Обнаружение недостачи должно происходить в присутствии ответственного лица. При установлении ущерба работник обязан написать объяснительную записку, которая будет служить основанием к удержанию суммы из заработной платы. Вина не снимается даже в том случае, если физическое лицо не подписывало договор о полной материальной ответственности. Решить такую проблему можно по обоюдному согласию или через суд.

Удержание недостачи из зарплаты кассира

В связи с тем, что кассиры по роду своей деятельности имеют контакт с денежной наличностью, подписание договора об индивидуальной ответственности является обязательным. В противном случае отсутствие такого документа может быть расценено как невыполнение должностных обязанностей. В рамках подписанного договора кассир несёт следующую ответственность:

  • за сохранность денежных средств;
  • за ущерб, причинённый по неосторожности, невнимательности или умышленно.

Возмещение обнаруженной недостачи, которая не превышает размер среднемесячного дохода сотрудника, должно быть произведено в течение 30 дней со дня установления нарушения. Взыскание суммы производится по распоряжению руководителя компании. Читайте также статью: → «Какие санкции, штрафы и ответственность за нарушение кассовой дисциплины?»

Для установления причины недостачи назначенной комиссией проводится внутреннее расследование, составляется акт, который подтверждается письменным согласием или несогласием виновника нарушения. Если процедура оформления недостачи была проведена с нарушениями, то этот факт может быть обжалован работником в суде. Также судебное разбирательство потребуется в следующих случаях:

  • кассир не согласен с обвинениями и отказывается добровольно погасить ущерб;
  • распоряжение о взыскании задолженности было подписано по истечении 30 дней после выявления нарушения;
  • сумма недостачи значительно больше среднего заработка сотрудника.

Все судебные разбирательства, связанные с взысканием задолженности, должны быть проведены в течение года с момента выявления нарушения.

Недостача, обнаруженная в процессе инвентаризации

Недостача, выявленная в процессе проведения инвентаризации, подлежит взысканию с виновного лица. Для осуществления этой процедуры работодатель должен собрать следующий пакет документов:

  • подписанную инвентаризационную ведомость;
  • объяснительный документ сотрудника, в котором будет обозначено его согласие или непризнание вины;
  • акт, подтверждающий выявленные нарушения;
  • заключение комиссии, вынесенное по результатам служебного расследования.

Материально-ответственное лицо вправе ознакомиться со всеми документами, в противном случае результаты комиссии могут быть признаны недействительными. На основании документальных данных руководитель компании выносит решение о сумме взыскания ущерба с виновного лица. Трудовой Кодекс РФ даёт право работодателю частично или полностью освободить работника от выплаты причинённого ущерба. Такое решение оформляется соответствующим приказом.

Факт признания вины или освобождения от ответственности зависит от различных жизненных обстоятельств:

Наступление ответственностиОсвобождение от ответственности
нанесение умышленного ущербанедостача возникла по причине форс-мажорных обстоятельств
некачественное исполнение должностной инструкциинанесение ущерба в случае резкой необходимости
утрата ценностей в период временной материальной ответственностине обеспечение работодателем должного хранения ценностей

Сумма обнаруженной недостачи имущественных ценностей рассчитывается исходя из рыночных цен, существующих на момент обнаружения утраты. Стоит учесть, что она не может быть ниже балансовой стоимости с учётом амортизационных начислений. Читайте также статью: → «Проведение ревизии в продуктовом магазине: сроки, периодичность, бланки и документы»

При расчёте среднего заработка для начисления удержания учитывается вся начисленная заработная плата за календарный год. В связи с тем, что размер удержания не может превышать 20%, погашение задолженности может происходить в течение нескольких месяцев.

★ Книга-бестселлер "Бухучет с нуля" для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Отражение удержания в бухгалтерском учёте: проводки

При начислении материального ущерба, выявленного в результате проведения инвентаризационного контроля, в бухгалтерском учёте необходимо сделать следующие проводки:

ДебетКредитОписание операции
173.294Начислена задолженность сотруднику компании в связи с выявленной недостачей ТМЦ (по рыночной цене)
273.298.4Начислена разница, образовавшаяся между балансовой стоимостью утраченного имущества и суммой подлежащей удержанию с ответственного лица (выплаты будущих периодов)
373.291.1Сумма разницы отнесена на прочие доходы (выплаты отчётного периода)

Стоит заметить, что все удержания из заработной платы сотрудника производятся только после уплаты налогов.

ДебетКредитОписание операции
12070Начислена заработная плата сотруднику компании
27068Начислен подоходный налог 13%
37073.2Начислена сумма взыскиваемой недостачи
47050, 51Погашена задолженность по заработной плате за вычетом начисленной недостачи

Бухгалтерский учёт задолженности по недостачам прошлых лет:

ДебетКредитОписание операции
19498.3Начислена сумма недостачи, выявленная за прошлые периоды
273.294Сума недостачи списана на виновные лица
35073.2Работником внесена в кассу сумма материального ущерба
498.391.1Сумма недостачи, выявленная за прошлые периоды, списана на внереализационные доходы настоящего периода
57073.2Удержана сумма недостачи прошлых лет
698.391.1Списана задолженность по недостаче ТМЦ за прошлые годы

Возмещение материально-ответственным лицом суммы, связанной с недостачей имущественных ценностей. Размер возмещения, установленный судебными органами, превышает сумму убытка, указанного в бухгалтерских документах:

ДебетКредитОписание операции
173.294Сумма убытка, предъявленная виновному лицу для уплаты
273.298.4Отражена разница между балансовой стоимостью недостачи и суммой убытка, установленной судебными органами
37073.2Ежемесячные удержания части убытка из заработной платы сотрудника в соответствии с регламентом ст.138 ТК РФ
498.491.1Доходы будущих периодов частично перенесены на доходы компании отчётного периода

Наиболее часто задаваемые вопросы

Вопрос №1: При увольнении сотруднику начислена компенсация за неиспользованный отпуск, при этом за ним числится недостача на аналогичную сумму. Можно ли удержать сумму долга путём взаимозачёта, и оформить такую операцию договором купли-продажи утраченного имущества?

Ответ: По правилам бухгалтерского документооборота это можно сделать следующим образом. Выплатить компенсацию по расчётной ведомости, а затем оформить внесение денежных средств в кассу или в банк в счёт оплаты приобретаемого имущества.

Вопрос №2: Можно ли проводить удержание суммы причинённого ущерба у сотрудников, имеющих коллективную ответственность, без их подписанного согласия?

Ответ: Уменьшение начисленного дохода работника производятся только в тех случаях, которые предусмотрены статьёй 137 ТК РФ. Все остальные начисления могут быть произведены только на основании согласия сотрудника или по постановлению суда.

Вопрос №3: Входят ли суммы, начисленные по больничному листу, в расчёт среднего заработка, используемого при удержании материального ущерба?

Ответ: Правила подсчёта среднего заработка отражены в ст. 139 ТК РФ. На основании этого документа в среднемесячную заработную плату могут быть включены все денежные выплаты, предусмотренные системой оплаты труда. В свою очередь, начисления по больничному листу являются компенсационной выплатой за время болезни сотрудника, в связи с этим такие суммы не участвуют при расчёте суммы недостачи.

Вопрос №4: Существует ли предельный срок выплаты недостачи?

Ответ: Нет, период частичной выплаты материального ущерба должен длиться до полного погашения долга независимо от времени.

Распространённые ошибки

При возложении обязанности по уплате суммы ущерба на ответственное лицо могут быть допущены некоторые ошибки, в результате которых взыскание будет считаться необоснованным:

  1. Во время проведения инвентаризационной проверки, по результатам которой были выявлены нарушения, присутствовали не все члены назначенной комиссии. Нарушение пункта 2.3 Методических указаний служит основанием для аннулирования результатов инвентаризационной проверки.
  2. Уменьшение заработной платы по причине обнаружения недостачи происходит без учёта других обязательных платежей по исполнительным листам. В результате сумма всех вычетов может превысить 50%, а это является нарушением законодательства (ст. 107, 108, 109 ТК РФ).
  3. При заключении трудового договора работник не был ознакомлен с должностной инструкцией, а значит, не был предупреждён об ответственности. В связи с этим, если трудовые отношения не были оформлены должным образом, то работодатель не имеет права уменьшать доход сотрудника на сумму нанесённого ущерба.
Если вы не нашли ответ на свой вопрос, то вы можете получить ответ на свой вопрос позвонив по номерам ⇓

Юридическая Консультация бесплатная

Москва, Московская область звоните: +7 (499) 288-17-58

Звонок в один клик

Санкт-Петербург, Ленинградская область звоните: +7 (812) 317-60-16

Звонок в один клик

Из других регионов РФ звоните: 8 (800) 550-34-98

Звонок в один клик

Загрузка...