Учет счетов-фактур в книге покупок и продаж

Для учета счетов-фактур необходимо применять типовые форматы книги покупок и продаж. В первом регистре фиксируются данные о принятых от поставщиков счетов-фактур, во втором – сведения о выписанных для клиентов. Кроме того, для учета данной документации применяется специальная форма журнала.

Книги обязан вести каждый плательщик НДС, а также лица, освобожденные от этого при выполнении некоторых операций, выступающих предметов обложения добавленным налогом. Что касается журнала учета счетов-фактур, то он в 2016г. используется только посредниками, комиссионерами и агентами.

Если у фирмы есть подразделения, обособленно осуществляющие деятельность, то они обязаны учитывать получаемые и выставляемые с/ф самостоятельно.

При составлении и заполнении указанных выше журнала и книг следует руководствоваться Постановлением №1137 от 26.12.11, подготовленным Правительством РФ.

Указанное Постановление утверждает типовые формы следующей документации:

  • Счет-фактура (в том числе и корректировочный) – первое и второе приложения;
  • Журнал учета полученных и выставленных с/ф – третье приложение;
  • Книги покупок и продаж – четвертое и пятое приложения.

Журнал учета счетов-фактур

Изначальный бланк журнала учета полученных и выставленных с/ф утвержден Постановлением №1137. Ранее этот регистр был обязателен для всех лиц, выставляющих или получающих с/ф. Постановлением №735 от 30.07.14 внесены изменения в форму данного журнала и подготовлен новый порядок заполнения.

С начала 2015г. данный бланк следует вести только тем лицам, которые выполняют посреднические функции – осуществляют деятельность в интересах другого лица по договорам комиссии, агентским соглашениям. Также данная обязанность возлагается на лиц, ведущих деятельность по договорам транспортной экспедиции, и выполняющих функции застройщика.

В отношении агентов и комиссионеров обязанность по заполнению журнала учета с/ф актуальна даже в том случае, когда посредник освобожден от налоговой добавленной нагрузки в силу применения специального режима или освобождения по статьям НК РФ.

Посредникам счета-фактуры нужно выставлять для клиентов, которым они реализуют ценности комитента или принципала. Причем счета-фактуры следует формировать не только по факту отгрузочной операции, но и при поступлении авансовых сумм от клиентов.

В бланках счетов-фактур посредникам нужно заполнять строки 2, 2а и 2б своими реквизитами. Прочие поля заполняются в обычном виде. Счета-фактуры формируются для клиента, для себя и дополнительный экземпляр направляется лицу, чьи товары подлежат продаже посредником. В свою очередь, комитент или принципал после получения копии с/ф от посредника составляют свой счет-фактуру с идентичными значениями для этого посредника, на основании которого последний возмещает налоговую сумму. Тем самым фактически посредник не платит НДС, направленный к оплате. Налог с выставленного с/ф тут же возмещается за счет с/ф, полученного от собственника товаров.

Как регистрируются счета-фактуры посредником в журнале

Выставленные клиентам с/ф следует заносить в первую часть журнала. Полученные от владельца товаров с/ф нужно регистрировать во второй части. Заполнение журнала проводится на основании получаемых или выставляемых документов. Все реквизиты, которые должны быть внесены в журнал, можно найти в самом регистрируемом счете-фактуре.

Посреднику не нужно регистрировать выставленные и поступившие счета-фактуры в книгах покупок и продаж. Данная обязанность отпадает даже в том случае, когда компания использует классический налоговый режим.

Регистрация выставленных покупателям с/ф при отгрузке

Номер графы Заполняемая информация
1 Номер строки по порядку.
2 День выставления с/ф.
3 Код указанной операции – в общем случае при осуществлении отгрузочных операций ставится 01.

Если в с/ф указаны не только ценности комитента или принципала, но и товары самого посредника, то ставится код 15.

Если с/ф составляется на полученную предоплату, то указывается код 02.

4 Дата и № из с/ф, берется из стр.1
5 Заполняется только при регистрации исправленного с/ф, дата и № берется из стр.1а.
6 и 7 Предназначена для отражения данных о проведенных корректировках. Заполнять эти графы не нужно.
8 и 9 Реквизиты клиента, берутся из строк 6 и 6б с/ф.
10 и 11 Реквизиты комитента или принципала – лица, чьи ценности подлежат продаже. Данные сведения берутся из второй части журнала (гр.8 и 9).
12 № и дата с/ф, полученного посредником от принципала или комитента. Данные реквизиты берутся из 4-й гр. части 2 журнала.
13 Сведения о валюте, в которой выражены суммы в с/ф.
14 Общая стоимость по с/ф, берется из гр.9 стр. «всего к оплате».
15 Общая величина налога по всему с/ф, берется из гр.8 стр. «всего к оплате».
16-19 Сведения о корректировочном с/ф, также не заполняются.

Регистрация с/ф, поступивших от принципала или комитента после того, как посредник предоставит копию с/ф, переданного покупателю, проводится во второй части журнала.

Регистрация поступивших с/ф

Номер графы Заполняемая информация
1 Номер строки по порядку.
2 День поступления с/ф.
3 Код операции, в стандартном случае ставится 01, если с/ф носит сводный характер, то ставится 27.

При поступлении с/ф по случаю получения от клиента предоплатной суммы ставится код 28.

4 № и дата поступившего документа, берется из его гр.1.
5 Заполняется только по исправленным экземплярам с/ф. Данные берутся из стр.1а. Если в данном поле отсутствует информация, то в журнал вносить в эту графу ничего не нужно.
6 и 7 Информация о корректировках, заполнять не нужно.
8 и 9 Реквизиты продавца из полей 2 и 2б с/ф.
10 и 11 Реквизиты субкомиссионера или субагента, поле заполняется, если для процесса реализации привлекается указанный субъект.
12 Код сделки, в данном случае ставится «2».
13 Данные о валюте, в которой выражены суммовые показатели с/ф.
14 Итоговая величина стоимости по поступившему с/ф (берется из гр.9).
15 Итоговая величина добавленного налога (берется из гр.8).
16-19 Поля заполнять не требуется.

Передача журнала учета с/ф в налоговый орган

Каждый сформированный и переданный покупателю с/ф подлежит отражению в 1-й части журнала. Вместе с тем каждый поступивший от владельца товаров с/ф заносится во 2-ю часть журнала. Данные регистрационные записи выполняются на протяжении каждого квартала, по окончании которого журнал нужно передать в налоговую.

Обязанность по передаче в ФНС журнала возникает в том случае, если единовременно соблюдаются такие условия:

  • Посредник не является плательщиком добавленного налога;
  • Посредник не является налоговым агентом в отношении этого типа налога.

Формат подачи журнала – электронный через ТКС. Крайний срок предоставления – 20-тое число следующего месяца за каждым кварталом.

Если обязанность по подаче журнала в налоговую отсутствует, то нужно подготовить декларацию по НДС и перенести данные из журнала в 10-й и 11-й разделы.

Регистрация счетов-фактур в Книге продаж

Процедура регистрации заключается в отражении показателей из выставленных клиентам с/ф в графах книги.

Вести книгу должны лица на общем налоговом режиме, обязанные платить НДС с продаж, а также освобожденные от этой обязанности по ст.145 НК РФ. Кроме того, данную функцию должны исполнять лица, не относящиеся к плательщикам добавленного налога, при совершении некоторых отдельных операций, облагаемых НДС (выполнение функций налогового агента).

Заполнение отдельных граф Книги продаж

Номер графы Заполняемая информация
2 Код операции, берется из Перечня, утвержденного приказом ММВ-7-3/136@ от 14.03.16. Коды из этого Перечня применяются с начала июля 2016г.
3 № и дата выписки с/ф, из первой его строки.
4 Идентичные данные в отношении исправленного бланка.
5 и 6 Заполняется в отношении корректировочных бланков.
7 и 9 Реквизиты покупателя
11 Сведения о платежной документации, свидетельствующей об оплате налоговой суммы из с/ф.
12 Сведения о валюте.
14-16 Общая стоимость из с/ф, включающая добавочный налог, с детализацией по ставкам.
17-18 Налоговая сумма с детализацией по ставкам.
19 Стоимость, не облагаемая добавленным налогом.

Регистрацию можно проводить как в бумажном формате книги, так и в электронном. Обе формы типовые и утверждены приказами ФНС.

Показатели Книги продаж используются при оформлении декларации по итогам каждого квартала, поэтому является важным каждый подготовленный с/ф внести в книгу. В декларации показываются значения из граф 14-19 Книги продаж.

Исправление с/ф в Книге продаж

Если с/ф исправляется в другом квартале, то ИСФ нужно регистрировать в дополнительном листе Книги, который специально формируется для этой цели. Формат данного листа также типовой, причем включает как электронный, так и обычный. Аннулирующая запись также проводится в дополнительном листе.

Если исправление проводится в том же квартале, когда выписан изначальный с/ф, то аннулирующую отрицательную запись и регистрацию ИСФ нужно проводить в текущем квартале, когда получен ИСФ.

Если счет-фактура не зарегистрирован своевременно в Книге покупок или продаж, то регистрационную запись можно провести в течение последующих трех лет, оформив дополнительный лист к тому кварталу, когда получен данный с/ф.

Пример регистрации с/ф в Книге продаж

Пример регистрации с/ф в Книге продаж
Пример регистрации с/ф в Книге продаж

Регистрация поступивших счетов-фактур в Книге покупок

Ведут Книгу покупок покупатели, записи фиксируются на основании показателей, указанных в полученных от поставщиков (продавцом) счетов-фактур. Обязанность по ведении данной книги ложится на плательщиков добавленного налога.

Книга доступна также в бумажном и электронном форматах, оба формата типовые и утверждены российским Правительством.

Заполнение отдельных граф Книги покупок

Номер графы Заполняемая информация
2 Код операции из Перечня, утвержденного приказом ММВ-7-3/136@ от 14.03.16. Указанные коды применяются с июля 2016г. Коды могут быть перечислены через запятую, если их несколько по одному с/ф.
7 Реквизиты платежного бланка, подтверждающего оплату налоговой суммы из с/ф, которая принимается покупателем к вычитанию.
8 Дата, когда полученные по с/ф ценности поставлены на приход.
9 и 10 Реквизиты продавца, который предоставил с/ф.
13 Заполняется по импортным операциям – проставляется № таможенной декларации, если в отношении ввозимых ценностей действует таможенная процедура декларирования.
14 Сведения о валюте, в которой выражены суммы.
15 Общая стоимость по с/ф (из г.9 «всего к оплате») с учетом добавочного налога. Если с/ф сформирован по случаю перечисления предоплаты, то указывается перечисленная стоимость, включающая НДС.
16 Величина налога – общая по всему с/ф.

Исправления в Книге покупок

Возможны два способа:

  1. Если операция исправления проводится в том же квартале – аннулирующая отрицательная запись исходного счета-фактуры и регистрация ИСФ в текущем квартале;
  2. Если операция проводится в другом квартале – внесение тех же записей в дополнительный лист, который открывается к закончившемуся кварталу.

Пример регистрации с/ф в Книге покупок

Пример регистрации с/ф в Книге покупок
Пример регистрации с/ф в Книге покупок