Для учета счетов-фактур необходимо применять типовые форматы книги покупок и продаж. В первом регистре фиксируются данные о принятых от поставщиков счетов-фактур, во втором – сведения о выписанных для клиентов. Кроме того, для учета данной документации применяется специальная форма журнала.
Книги обязан вести каждый плательщик НДС, а также лица, освобожденные от этого при выполнении некоторых операций, выступающих предметов обложения добавленным налогом. Что касается журнала учета счетов-фактур, то он в 2016г. используется только посредниками, комиссионерами и агентами.
Если у фирмы есть подразделения, обособленно осуществляющие деятельность, то они обязаны учитывать получаемые и выставляемые с/ф самостоятельно.
При составлении и заполнении указанных выше журнала и книг следует руководствоваться Постановлением №1137 от 26.12.11, подготовленным Правительством РФ.
Указанное Постановление утверждает типовые формы следующей документации:
- Счет-фактура (в том числе и корректировочный) – первое и второе приложения;
- Журнал учета полученных и выставленных с/ф – третье приложение;
- Книги покупок и продаж – четвертое и пятое приложения.
Журнал учета счетов-фактур
Изначальный бланк журнала учета полученных и выставленных с/ф утвержден Постановлением №1137. Ранее этот регистр был обязателен для всех лиц, выставляющих или получающих с/ф. Постановлением №735 от 30.07.14 внесены изменения в форму данного журнала и подготовлен новый порядок заполнения.
С начала 2015г. данный бланк следует вести только тем лицам, которые выполняют посреднические функции – осуществляют деятельность в интересах другого лица по договорам комиссии, агентским соглашениям. Также данная обязанность возлагается на лиц, ведущих деятельность по договорам транспортной экспедиции, и выполняющих функции застройщика.
В отношении агентов и комиссионеров обязанность по заполнению журнала учета с/ф актуальна даже в том случае, когда посредник освобожден от налоговой добавленной нагрузки в силу применения специального режима или освобождения по статьям НК РФ.
Посредникам счета-фактуры нужно выставлять для клиентов, которым они реализуют ценности комитента или принципала. Причем счета-фактуры следует формировать не только по факту отгрузочной операции, но и при поступлении авансовых сумм от клиентов.
В бланках счетов-фактур посредникам нужно заполнять строки 2, 2а и 2б своими реквизитами. Прочие поля заполняются в обычном виде. Счета-фактуры формируются для клиента, для себя и дополнительный экземпляр направляется лицу, чьи товары подлежат продаже посредником. В свою очередь, комитент или принципал после получения копии с/ф от посредника составляют свой счет-фактуру с идентичными значениями для этого посредника, на основании которого последний возмещает налоговую сумму. Тем самым фактически посредник не платит НДС, направленный к оплате. Налог с выставленного с/ф тут же возмещается за счет с/ф, полученного от собственника товаров.
Как регистрируются счета-фактуры посредником в журнале
Выставленные клиентам с/ф следует заносить в первую часть журнала. Полученные от владельца товаров с/ф нужно регистрировать во второй части. Заполнение журнала проводится на основании получаемых или выставляемых документов. Все реквизиты, которые должны быть внесены в журнал, можно найти в самом регистрируемом счете-фактуре.
Посреднику не нужно регистрировать выставленные и поступившие счета-фактуры в книгах покупок и продаж. Данная обязанность отпадает даже в том случае, когда компания использует классический налоговый режим.
Регистрация выставленных покупателям с/ф при отгрузке
| Номер графы | Заполняемая информация |
| 1 | Номер строки по порядку. |
| 2 | День выставления с/ф. |
| 3 | Код указанной операции – в общем случае при осуществлении отгрузочных операций ставится 01.
Если в с/ф указаны не только ценности комитента или принципала, но и товары самого посредника, то ставится код 15. Если с/ф составляется на полученную предоплату, то указывается код 02. |
| 4 | Дата и № из с/ф, берется из стр.1 |
| 5 | Заполняется только при регистрации исправленного с/ф, дата и № берется из стр.1а. |
| 6 и 7 | Предназначена для отражения данных о проведенных корректировках. Заполнять эти графы не нужно. |
| 8 и 9 | Реквизиты клиента, берутся из строк 6 и 6б с/ф. |
| 10 и 11 | Реквизиты комитента или принципала – лица, чьи ценности подлежат продаже. Данные сведения берутся из второй части журнала (гр.8 и 9). |
| 12 | № и дата с/ф, полученного посредником от принципала или комитента. Данные реквизиты берутся из 4-й гр. части 2 журнала. |
| 13 | Сведения о валюте, в которой выражены суммы в с/ф. |
| 14 | Общая стоимость по с/ф, берется из гр.9 стр. «всего к оплате». |
| 15 | Общая величина налога по всему с/ф, берется из гр.8 стр. «всего к оплате». |
| 16-19 | Сведения о корректировочном с/ф, также не заполняются. |
Регистрация с/ф, поступивших от принципала или комитента после того, как посредник предоставит копию с/ф, переданного покупателю, проводится во второй части журнала.
Регистрация поступивших с/ф
| Номер графы | Заполняемая информация |
| 1 | Номер строки по порядку. |
| 2 | День поступления с/ф. |
| 3 | Код операции, в стандартном случае ставится 01, если с/ф носит сводный характер, то ставится 27.
При поступлении с/ф по случаю получения от клиента предоплатной суммы ставится код 28. |
| 4 | № и дата поступившего документа, берется из его гр.1. |
| 5 | Заполняется только по исправленным экземплярам с/ф. Данные берутся из стр.1а. Если в данном поле отсутствует информация, то в журнал вносить в эту графу ничего не нужно. |
| 6 и 7 | Информация о корректировках, заполнять не нужно. |
| 8 и 9 | Реквизиты продавца из полей 2 и 2б с/ф. |
| 10 и 11 | Реквизиты субкомиссионера или субагента, поле заполняется, если для процесса реализации привлекается указанный субъект. |
| 12 | Код сделки, в данном случае ставится «2». |
| 13 | Данные о валюте, в которой выражены суммовые показатели с/ф. |
| 14 | Итоговая величина стоимости по поступившему с/ф (берется из гр.9). |
| 15 | Итоговая величина добавленного налога (берется из гр.8). |
| 16-19 | Поля заполнять не требуется. |
Передача журнала учета с/ф в налоговый орган
Каждый сформированный и переданный покупателю с/ф подлежит отражению в 1-й части журнала. Вместе с тем каждый поступивший от владельца товаров с/ф заносится во 2-ю часть журнала. Данные регистрационные записи выполняются на протяжении каждого квартала, по окончании которого журнал нужно передать в налоговую.
Обязанность по передаче в ФНС журнала возникает в том случае, если единовременно соблюдаются такие условия:
- Посредник не является плательщиком добавленного налога;
- Посредник не является налоговым агентом в отношении этого типа налога.
Формат подачи журнала – электронный через ТКС. Крайний срок предоставления – 20-тое число следующего месяца за каждым кварталом.
Если обязанность по подаче журнала в налоговую отсутствует, то нужно подготовить декларацию по НДС и перенести данные из журнала в 10-й и 11-й разделы.
Регистрация счетов-фактур в Книге продаж
Процедура регистрации заключается в отражении показателей из выставленных клиентам с/ф в графах книги.
Вести книгу должны лица на общем налоговом режиме, обязанные платить НДС с продаж, а также освобожденные от этой обязанности по ст.145 НК РФ. Кроме того, данную функцию должны исполнять лица, не относящиеся к плательщикам добавленного налога, при совершении некоторых отдельных операций, облагаемых НДС (выполнение функций налогового агента).
Заполнение отдельных граф Книги продаж
| Номер графы | Заполняемая информация |
| 2 | Код операции, берется из Перечня, утвержденного приказом ММВ-7-3/136@ от 14.03.16. Коды из этого Перечня применяются с начала июля 2016г. |
| 3 | № и дата выписки с/ф, из первой его строки. |
| 4 | Идентичные данные в отношении исправленного бланка. |
| 5 и 6 | Заполняется в отношении корректировочных бланков. |
| 7 и 9 | Реквизиты покупателя |
| 11 | Сведения о платежной документации, свидетельствующей об оплате налоговой суммы из с/ф. |
| 12 | Сведения о валюте. |
| 14-16 | Общая стоимость из с/ф, включающая добавочный налог, с детализацией по ставкам. |
| 17-18 | Налоговая сумма с детализацией по ставкам. |
| 19 | Стоимость, не облагаемая добавленным налогом. |
Регистрацию можно проводить как в бумажном формате книги, так и в электронном. Обе формы типовые и утверждены приказами ФНС.
Показатели Книги продаж используются при оформлении декларации по итогам каждого квартала, поэтому является важным каждый подготовленный с/ф внести в книгу. В декларации показываются значения из граф 14-19 Книги продаж.
Исправление с/ф в Книге продаж
Если с/ф исправляется в другом квартале, то ИСФ нужно регистрировать в дополнительном листе Книги, который специально формируется для этой цели. Формат данного листа также типовой, причем включает как электронный, так и обычный. Аннулирующая запись также проводится в дополнительном листе.
Если исправление проводится в том же квартале, когда выписан изначальный с/ф, то аннулирующую отрицательную запись и регистрацию ИСФ нужно проводить в текущем квартале, когда получен ИСФ.
Если счет-фактура не зарегистрирован своевременно в Книге покупок или продаж, то регистрационную запись можно провести в течение последующих трех лет, оформив дополнительный лист к тому кварталу, когда получен данный с/ф.
Пример регистрации с/ф в Книге продаж
Пример регистрации с/ф в Книге продаж
Регистрация поступивших счетов-фактур в Книге покупок
Ведут Книгу покупок покупатели, записи фиксируются на основании показателей, указанных в полученных от поставщиков (продавцом) счетов-фактур. Обязанность по ведении данной книги ложится на плательщиков добавленного налога.
Книга доступна также в бумажном и электронном форматах, оба формата типовые и утверждены российским Правительством.
Заполнение отдельных граф Книги покупок
| Номер графы | Заполняемая информация |
| 2 | Код операции из Перечня, утвержденного приказом ММВ-7-3/136@ от 14.03.16. Указанные коды применяются с июля 2016г. Коды могут быть перечислены через запятую, если их несколько по одному с/ф. |
| 7 | Реквизиты платежного бланка, подтверждающего оплату налоговой суммы из с/ф, которая принимается покупателем к вычитанию. |
| 8 | Дата, когда полученные по с/ф ценности поставлены на приход. |
| 9 и 10 | Реквизиты продавца, который предоставил с/ф. |
| 13 | Заполняется по импортным операциям – проставляется № таможенной декларации, если в отношении ввозимых ценностей действует таможенная процедура декларирования. |
| 14 | Сведения о валюте, в которой выражены суммы. |
| 15 | Общая стоимость по с/ф (из г.9 «всего к оплате») с учетом добавочного налога. Если с/ф сформирован по случаю перечисления предоплаты, то указывается перечисленная стоимость, включающая НДС. |
| 16 | Величина налога – общая по всему с/ф. |
Исправления в Книге покупок
Возможны два способа:
- Если операция исправления проводится в том же квартале – аннулирующая отрицательная запись исходного счета-фактуры и регистрация ИСФ в текущем квартале;
- Если операция проводится в другом квартале – внесение тех же записей в дополнительный лист, который открывается к закончившемуся кварталу.
Пример регистрации с/ф в Книге покупок
Пример регистрации с/ф в Книге покупок
Загрузка...