Учет расходных материалов для оргтехники

У бухгалтеров зачастую возникают сложности при отражении операций с расходными материалами к оргтехнике, которые связаны в основном с наличием особенностей их приемки и списания. В связи с этим рассмотрим вопрос того, как произвести бухгалтерский учет расходных материалов для оргтехники — существует несколько вариантов учета данных активов.

Учет расходных материалов для оргтехники — общие правила

Поддержание компьютеров и оргтехники в рабочем состоянии и их обслуживание связаны с несением определенных расходов. К таким затратам относятся, в частности, расходы на уход, технический осмотр, покупку расходных материалов, таких как картриджи для копировальных аппаратов, принтеров, ксероксов и офисная бумага для факса. Регламентированное производителем обслуживание также является необходимым, если руководство учреждения хочет предупредить поломки оборудования и продлить срок его службы. Обслуживание при этом может быть проведено самостоятельно работниками организации или специалистом.

Важно! Оргтехника именуется канцелярской (код 3000000), согласно Общероссийскому классификатору видов экономической деятельности, продукции и услуг (ОКДП) ОК 00493. Внимание! Классификатор ОК 00493 утратил силу с 01.01.2015 после издания Приказа Госстандарта от 31.01.2014 № 14-ст — после указанной даты действуют классификаторы ОКВЭД ОК 029-2014 и ОКПД2 ОК 034-201.

Затраты на оплату работы специалистов, занимающихся обслуживанием и отладкой оргтехники, а также услуг по ремонту офисного оборудования должны быть отнесены бухгалтером на подстатью 225 «Работы, услуги по содержанию имущества» КОСГУ (Указания о порядке применения бюджетной классификации РФ).

Чтобы иметь возможность принять к учету объекты нефинансовых активов в составе основных средств, а также начислять амортизацию, необходимо знать срок их полезного использования. Определяется он при помощи:

  • Документации производителя (она входит в комплект объекта имущества). В некоторых случаях документация не требуется для целей определения сроков полезного использования, поскольку имеются нормы действующего законодательства, утверждающие СПИ имущества именно в целях начисления амортизации. Если таких норм не имеется, а документация производителя отсутствует, порядок начисления амортизации устанавливается по решению комиссии организации по поступлению и выбытию активов.
  • Классификации объектов основных средств, включаемых в амортизационные группы (утв. Постановлением Правительства РФ от 01.01.2002 №1).

Учет расходных материалов для оргтехники — когда необходима дефектная ведомость

Если оргтехника в учреждении используется на протяжении длительного периода времени, в какой-то момент может понадобиться произвести ремонт оборудования или его составных частей. Если требуется замена принадлежностей и приспособлений, которые самостоятельно не несут никаких функций, но выполняют определенные функции в составе комплекса, их замена не может рассматриваться как модернизация объекта ОС. Зато операция по замене комплектующих и составляющих частей объектов ОС является использованием прочих материалов в процессе текущего (капитального) ремонта ОС. Значит, затраты на покупку принадлежностей необходимо отразить по ст. 340 «Увеличение стоимости материальных запасов» КОСГУ.

В качестве первичного учетного документа, которым будут оформлены данные операции, может стать дефектная ведомость. Ее форма разрабатывается внутри предприятия — унифицированной формы на законодательном уровне не установлено. Составляется ведомость компетентными лицами и утверждается начальством (или уполномоченным лицом). В документе должно быть сообщено о неполадках имущества, наличии каких-либо неисправных деталей. Кроме того, необходимо прописать рекомендации по ремонту — устранению обнаруженных недостатков.

Дефектная ведомость выполняет не одну функцию — ее также целесообразно применять:

  • в целях контроля за состоянием объекта;
  • для установления масштаба проводимых работ;
  • с целью подтверждения целесообразности расходования денег в случае возникновения вопросов у проверяющих органов.

Читайте также статью ⇒ «Примеры проводок по списанию канцтоваров и бумаги + образец акта«.

★ Книга-бестселлер "Бухучет с нуля" для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Учет расходных материалов для оргтехники — отражение заправки картриджа

Чтобы лучше понять, как следует отражать в бухгалтерском учете заправку картриджа, которая периодически требуется при эксплуатации принтеров и ксероксов, рассмотрим пример.

Допустим, на заправку картриджа фирма выделила 1200 рублей и передала эту сумму сотруднику под отчет. С учетом НДС услуга по заправке картриджа обошлась работнику в 1100 рублей. Сотрудник написал заявление, в котором просил удержать оставшуюся сумму в размере 100 рублей из его заработной платы за текущий месяц. Бухгалтер отражает операции следующим образом:

ОперацияСумма (рубли)ДЕБЕТКРЕДИТ
Произведена выдача денег работнику под отчет (РКО)1200208 25 560 «Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате работ, услуг по содержанию имущества»201 34 610 «Выбытия средств из кассы учреждения»
Принятие к учету расходов согласно авансовому отчету (чек, квитанция, авансовый отчет)1100109 60 225 «Затраты на работы, услуги по содержанию имущества в себестоимости готовой продукции, работ, услуг»

401 20 225 «Расходы на работы, услуги по содержанию имущества»

208 25 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате работ, услуг по содержанию имущества»
Удержание из заработной платы сотрудника остатка подотчетной суммы (на основании расчетно-платежной ведомости и заявления подчиненного)100302 11 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по зарплате»304 03 730 «Увеличение кредиторской задолженности по удержаниям из выплат по оплате труда»
Погашение задолженности подотчетного лица (на основании справки по форме 0504833)100304 03 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по удержаниям из выплат по оплате труда»208 25 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате работ, услуг по содержанию имущества»

Учет расходных материалов для оргтехники — как учитывать канцелярские товары

Расходование в учреждении канцелярских товаров крайне сложно контролировать. Чаще всего сотрудники бухгалтерии производят их списание на дату выдачи канцтоваров на нужды работников организации. Но практически любые канцелярские материалы используются на протяжении длительного времени, поскольку израсходовать их сразу невозможно. К таковым относится, в частности, бумага для факса, копировальной машины и ксерокса. Как правило, бумагу предприятие закупает в большом количестве. В связи с этим у налоговых инспекторов возникают претензии относительно того, на каком основании в компании обнаруживается много неиспользованной офисной бумаги, а в бухгалтерском учете не зафиксированы остатки по соответствующему счету.

Если в структурных подразделениях остались канцелярские товары, а по счетам их учета отмечается нулевой остаток, обоснованным он может быть только в случае надлежащего оформления выбытия материалов. Они должны быть переданы на нужды организации на основании Ведомости выдачи материальных ценностей (форма 0504210). Ведомость, согласно Приказу Минфина РФ от 15.12.2010 № 173н, применяется учреждением с целью оформления выдачи МЦ в пользование по каждому материально ответственному лицу. На ее основании производится выбытие материальных запасов и объектов ОС до 3000 рублей. Бухгалтер, выдавший МЦ на основании ведомости, вправе списать канцелярские товары в момент их выдачи сотрудникам, даже если они будут использоваться на протяжении длительного времени до полного расходования.

Бухгалтер должен учитывать канцелярские товары как материальные запасы на счетах (п. 118 Инструкции № 157н):

105 36 000Прочие материальные запасы — иное движимое имущество учреждения
105 26 000Прочие материальные запасы — особо ценное движимое имущество учреждения

Разрешается прописывать конкретный порядок учета расходных материалов для оргтехники и канцтоваров в зависимости от структуры учреждения с целью оптимизации учетных процедур. Бухгалтер также может установить норму расходования канцтоваров на нужды сотрудников организации. Примером может служить следующий порядок:

  • канцелярские товары покупаются учреждением централизованно, после чего передаются со склада на нужды работников организации;
  • к учету ценности принимаются на основании документов от поставщика;
  • передача расходных материалов стоимостью не более 3000 рублей за единицу учета производится со склада по необходимости или по норме расходования на основании ведомости выдачи МЦ;
  • если стоимость канцтоваров или расходных материалов для оргтехники превысила 3000 рублей за единицу учета, необходимо составлять акт о списании материальных запасов по форме 0504230 на основании решения комиссии по фактической стоимости.

Учет расходных материалов для оргтехники — пример

Допустим, в бюджетном образовательном учреждении производится закупка расходных материалов для оргтехники один раз в квартал. Закупка осуществляется на средства субсидий на выполнение муниципального задания. Далее материалы передаются на нужды секретаря на основании ведомости по форме 0504210. Списываются купленные материалы по средней фактической стоимости:

ДЕБЕТКРЕДИТОПЕРАЦИЯ
4 105 36 340 «Увеличение стоимости прочих материальных запасов — иного движимого имущества учреждения»4 302 34 730 «Увеличение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов»

4 208 34 660 «Уменьшение кредиторской задолженности подотчетных лиц по приобретению материальных запасов»

Принятие к учету расходных материалов для оргтехники (один раз в квартал, по мере поступления) по стоимости покупки
4 109 80 272 «Общехозяйственные расходы на производство готовой продукции, работ, услуг в части расходования материальных запасов»4 105 36 440 «Уменьшение стоимости прочих материальных запасов — иного движимого имущества учреждения»Отражение выбытия хозяйственных товаров, переданных на нужды учреждения (форма 0504210)

Законодательные акты по теме

Приказ Минфина РФ от 01.07.2013 № 65нУтверждение Указаний о порядке применения бюджетной классификации РФ
Постановление Госстандарта РФ от 06.08.1993 № 17Утверждение ОКДП ОК 00493
ст. 9 Закона о бухгалтерском учете, п. 7 Инструкции (утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н)О реквизитах первичных документов

Типичные ошибки

Ошибка: Расходные материалы для оргтехники списаны с учета, хотя они не были еще выданы на нужды работников учреждения.

Комментарий: Списывать канцтовары и расходные материалы для оргтехники до их выдачи на нужды сотрудников запрещено — это нарушение.

Ответы на распространенные вопросы про учет расходных материалов для оргтехники

Вопрос №1: Нужно ли составлять акт о списании материальных запасов, если на нужды предприятия выдаются расходные материалы стоимостью менее 3 тысяч рублей за единицу учета?

Ответ: Достаточно оформления ведомости выдачи материальных ценностей.

Вопрос №2: На основании какого документа произвести выдачу расходных материалов для оргтехники стоимостью более 3 тысяч рублей за единицу учета?

Ответ: Необходимо оформлять Акт о списании материальных запасов (форма 0504230) на основании решения комиссии. Списание производится по фактической стоимости.

Вы можете получить ответ на свой вопрос позвонив по номерам ⇓

Консультация бесплатная

Москва, Московская область звоните: +7 (499) 288-17-58

Звонок в один клик

Санкт-Петербург, Ленинградская область звоните: +7 (812) 317-60-16

Звонок в один клик