В процессе осуществления хозяйственной деятельности многие предприятия сталкиваются с необходимостью производить закупку товара либо оплату каких-либо услуг через уполномоченных сотрудников. В этом случае сотруднику выдаются денежные средства из кассы организации под отчет. Исходя из этого у работника возникает обязанность в предоставлении отчета за полученные и потраченные им деньги. Именно эти люди с бухгалтерской точки зрения именуются подотчетными лицами.
На основании вышесказанного можно сделать следующее заключение: подотчетные лица — это сотрудники предприятия, которые авансом получили определенную сумму наличных денежных средств на предстоящие командировочные, административно-хозяйственные и прочие расходы. При этом перечень лиц, которые имеют право на получение денежных средств, устанавливается руководителем организации.
В статье рассмотрим порядок проведения расчетов с подотчетными лицами.
Организация бухгалтерского учета с подотчетными лицами
Все предприятия, которые осуществляют свою деятельность на территории Российской Федерации, имеют право на осуществление расчетов за товары и услуги, выплату заработной платы, а также авансовых сумм командировочных в наличной форме. Причем при проведении расчетов за товароматериальные ценности и командировочные сотрудников используется счет учета подотчетных лиц — 71.
Все операции, которые проходят по данному балансовому счету, подлежат строгому контролю со сторону руководства предприятия. Стоит отметить, что чем крупнее компания, тем больший объем денежных средств может проходить по этому счету. При этом необходимо соблюдение всех правил и норм законодательства Российской Федерации, а непосредственно операции должны быль в высшей степени прозрачны.
Все денежные средства, которые выдаются в подотчет сотруднику предприятия, должны носить строго целевой характер, а именно:
- оплата какой-либо определенной услуги;
- закупка канцелярских принадлежностей и конвертов;
- закупка горюче-смазочных материалов для служебного транспорта;
- оплата проездных билетов для поездки в командировку, а также оплаты гостиницы;
- приобретение офисной техники и прочее.
Для получения денежных средств в подотчет сотруднику предприятия необходимо составить заявление, в котором будет указана сумма и целевое назначение.
Список лиц, которым в целом могут быть выданы денежные средства из кассы предприятия, устанавливается руководством фирмы.В данном списке должна содержаться информация о:
- личных данных сотрудника;
- занимаемой сотрудником должности;
- целевом использовании денежных средств;
- максимальной сумме выдаваемых денежных средств.
Если же выдача денежных средств производится на оплату командировочных расходов, то на основании приказа денежные средства могут быть выданы любому сотруднику фирмы.
Однако стоит отметить, что перед выдачей денежных средств с сотрудником должен быть заключен договор о материальной ответственности. Исходя из этого можно сделать вывод о том, что подотчетными лицами не могут выступать несовершеннолетние лица, так как в соответствии с законодательством такие лица не могут нести материальной ответственности.
После того, как сотрудник выполнил поставленную руководством задачу, он должен отчитаться перед бухгалтерией при помощи авансового отчета с приложением финансовых документов, которые подтверждают полную либо частичную оплату расходов.
Принципы проведения расчетов с подотчетными лицами
Для того, чтобы качественно и эффективно производить расчеты с подотчетными лицами на предприятии, следует придерживать следующих принципов:
- Список лиц, которым могут выдаваться денежные средства из кассы предприятия, должен быть определен руководством предприятия. Лицам, которые не трудоустроены на предприятии, выдача денежных средств в подотчет запрещена.
- Сумма выданных денежных средств не должна превышать установленный лимит.
- Перед тем как получить в свое распоряжение новую сумму денежных средств, подотчетное лицо должна отчитаться о ранее полученных суммах.
- Использование такого рода расчета следует применять при отсутствии возможности применения других способов. Например, при выдаче заработной платы через кассу предприятия использование счета 71 запрещено.
- В обязанности руководства предприятия входит утверждение целесообразности совершения такого рода расчетов.
- Все расчеты, а также отображение таков в бухгалтерском учете должны проводиться при четком соблюдении установленных сроков.
- В обязанности главного бухгалтера предприятия входит контроль целевого использования выданных подотчет денежных средств.
Законодательное регулирование расчетов с подотчетными лицами
Законодательными актами, которые регулируют проведение операций с подотчетными лицами, являются:
- ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.02.2011 года №402-ФЗ,
- Положение о бухучете, в части 10/99 «Расходы организации»,
- План счетов бухучета организаций и инструкция по его применению, принятые Министерством финансов РФ,
- Внутренние положения, приказы и регламенты самого предприятия
В соответствии с Указанием № 3073-У от 07.10.2013г. п.2 Центрального Банка РФ предприятие вправе расходовать денежные средства из полученной выручки строго на установленные цели. Выдача денежных средств под отчет входит в перечень таких целей.
Обязательным также является утверждение и соблюдение лимитов кассы. При этом для проведения расчетов в соответствии с Постановлением №88 от 18.08.1998 года, бухгалтерия предприятия использует приходные и расходные кассовые ордера.
Вся информация об операциях связанных с выдачей денежных средств в подотчет аккумулируются на счете 71«Расчеты с подотчетными лицам». Наличие какого-либо остатка по данному счету свидетельствует о задолженности либо перерасходе денежных средств подотчетным лицом.
Бухгалтерские проводки расчетов с подотчетными лицами
На основании всей вышеизложенной информации делаем вывод, что проследить расчет с подотчетными лицами наглядно можно по счету 71. Рассмотрим распространенные проводки, которые могут проводиться по данному счету.
| № п/п | Дебет | Кредит | Описание |
| 1. | 71 | 50 | Выдача аванса |
| 2. | 10 | 71 | Приобретение материалов |
| 3. | 19 | 71 | НДС |
| 4. | 68 | 19 | Учтен налоговый вычет по счетам фактур |
| 5. | 20/26 | 71 | Учет хозяйственных расходов |
| 6. | 50 | 71 | Возврат неиспользованного аванса |
| 7. | 71 | 50 | Возмещение затрат работнику, в случае перерасхода |
| 8. | 94 | 71 | Списание невозвращенных в срок сумм |
Работники предприятия, которым был выдан аванс денежных средств на строго установленные руководством цели, в обязательном порядке должны отчитаться об их расходовании. Форма такого отчета носит наименование авансовый отчет и предоставляется в бухгалтерию. К данному документу необходимо приложить чеки и квитанции, подтверждающие факт оплаты товара либо услуг.
В случае окончания срока задания, на которое было выделено финансирование, сотрудник должен предоставить отчет не позднее следующего рабочего дня. На обратной стороне отчета необходимо перечислить все прилагаемые документы, а именно чеки и счета-фактуры, указав при этом даты и суммы операций.
Работники предприятия, которые были направлены в командировку и получившие при этом денежные средства на командировочные расходы, обязаны предоставить отчет о расходах не позднее трех дней после возвращения.
Для этого также составляется авансовый отчет с приложением билетов за проезд, счет об оплате жилого помещения, докладная о проделанной работе, и командировочное удостоверение.
Распространенные ошибки по заданной теме.
Ошибка №1. Выдача заработной платы сотрудникам предприятия в наличной форме в бухгалтерском учета проводится через счет 71. Использование наличного расчета следует применять при отсутствии возможности применения других способов. Указанный счет применяется для расчета за товароматериальные ценности и командировочные сотрудников. При выдаче заработной платы через кассу предприятия использование счета 71 запрещено.
Ошибка №2. Выдача авансовых денежных средств в подотчет разрешается всем сотрудникам предприятия независимо от возраста. Перед выдачей денежных средств с сотрудником должен быть заключен договор о материальной ответственности. Исходя из этого можно сделать вывод о том, что подотчетными лицами не могут выступать несовершеннолетние лица, так как в соответствии с законодательством такие лица не могут нести материальной ответственности.
Актуальные вопросы по заданной теме.
Вопрос №1. На какие цели могут быть выданы денежные средства сотруднику предприятия в подотчет?
Ответ: Все денежные средства, которые выдаются в подотчет сотруднику предприятия, должны носить строго целевой характер, а именно:
- оплата какой-либо определенной услуги;
- закупка канцелярских принадлежностей и конвертов;
- закупка горюче-смазочных материалов для служебного транспорта;
- оплата проездных билетов для поездки в командировку, а также оплаты гостиницы;
- приобретение офисной техники и прочее.
Вопрос №2. Могут ли денежные средства, которые нужно выдать работнику на приобретение канцелярских товаров, быть предоставлены из полученной выручки?
Ответ: В соответствии с Указанием № 3073-У от 07.10.2013г. п.2 Центрального Банка РФ предприятие вправе расходовать денежные средства из полученной выручки строго на установленные цели. Выдача денежных средств под отчет входит в перечень таких целей.
Загрузка...