Учет подотчетных сумм в 1С ЗУП 3.0

Автор статьи

Анастасия Любогощинская

3 минуты на чтение
Содержание Содержание

Учет подотчетных сумм в 1С ЗУП 3.0 ведется путем отражения операций по выдаче авансов и списанию расходов на командировку либо прочие хознужны. В статье пошагово разберем расчеты с подотчетными лицам в 1С: выдача аванса в наличной и безналичной форме, отражение задолженности, формирование авансового отчета, возврат неиспользованных средств в кассу.

Учет подотчетных сумм в 1С: основные операции

Основанием для выдачи сотруднику суммы под отчет может быть приказ о командировке либо необходимость осуществить хозяйственные траты, в соответствие с распоряжением руководителя.

Если рассматривать процедуру пошагово, то:

  • на первом этапе бухгалтер выдает сотруднику средства под отчет (наличными или через кассу);
  • после совершения хозяйственного действия (например, покупки хозинвентаря, расчетов с поставщиком, окончания командировки) сотрудник подает в бухгалтерию авансовых отчет (предельный срок – 3-й день, следующий за днем совершения хозоперации);
  • бухгалтер отражает расходы в учете;
  • если сумма аванса превысила сумму фактических расходов, то сотрудник возвращает остаток суммы в кассу, если наоборот – бухгалтер выплачивает сотруднику сумму перерасхода.

Общий порядок учета подотчетных сумм – в инфографике ниже:

Учет подотчетных сумм в 1С ЗУП 3.0

Выдача аванса наличными

На основании заявления сотрудника и распоряжения руководителя бухгалтер отражает операции по выдаче средств под отчет сотруднику – наличными или через кассу.

Для начала рассмотрим выдачу наличных средств под отчет. Для этой операции используется меню «Касса», в котором формируется документ «Расходный кассовый ордер».

Учет подотчетных сумм в 1С

Выбрав позицию «Расходный кассовый ордер», бухгалтер нажимает «+» (Добавить), после чего на экране появляется выпадающий список, позволяющий выбрать необходимую операцию (Выдача подотчетному лицу).

Учет подотчетных сумм в 1С

После выбора операции бухгалтер указывает ФИО сотрудника, которому будут выданы подотчетные средства, а также сумма выдачи. При этом подотчетную сумму необходимо внести вручную, а ФИО сотрудника – выбрать из справочника «Физлица». Прочие реквизиты расходного кассового ордера заполняются автоматически.

Сформировав документ, бухгалтер нажимает кнопку «Провести» и формирует проводку Дт 71.01 Кт 50.01. На основании проводки сумма денежных средств, учтенная в кассе, автоматически уменьшается на сумму подотчетных средств, которая подлежит выдаче.

Читайте также статью ⇒ “Как отразить доход сотрудника в натуральной форме в 1С ЗУП 3.0“.

Перечисление подотчетной суммы на карту сотрудника

Если организация перечисляет подотчетную сумму на банковскую карту сотруднику, то для отражения операции в 1С бухгалтер использует меню «Банк», журнал «Банковские выписки», в котором формирует документ «Списание с расчетного счета».

Учет подотчетных сумм в 1С

Добавив документ «Списание с расчетного счета», бухгалтер выбирает тип операции «Перечисление подотчетному лицу». Во вновь открывшемся окне необходимо заполнить следующие реквизиты:

  • сумма денежных средств, подлежащая перечислению сотруднику (поле «Сумма»);
  • ФИО подотчетного лица из справочника «Физические лица» (поле «Подотчетное лицо»);
  • ФИО сотрудника из справочника контрагенты (поле «Получатель»);
  • реквизиты банковского счета сотрудника из карточки «Счета и договоры» (поле «Счет получателя»);
  • назначение платежа вручную (Выплата аванса на командировочные расходы/хознужды на основании приказа №__ от «_» ___ __г).

После проведения документа в учете формируется проводка Дт 71.01 Кт 51, остаток средств на расчетном счете уменьшается на размер выданной подотчетной суммы.

Учет подотчетных сумм в 1С

Задолженность по подотчетным суммам

Проверка сумм, выданных сотрудникам под отчет, осуществляется путем формирования оборотно-сальдовой ведомости. Форма позволяет контролировать суммы, отраженные по счету 71 в разрезе подотчетных лиц (по ФИО сотрудников).

Читайте также статью ⇒ “Справка 2-НДФЛ в 1С ЗУП 3.0: как сформировать и распечатать“.

Списание подотчетных сумм

Факт использования подотчетных сумм отражается в учете путем формирования авансового отчета, на основании которого производится списание средств.

Формирование авансового отсчета осуществляется через меню «Касса» – документ «Авансовый отчет». После создания бухгалтер отражает в документе следующую информацию:

  • поле «Физическое лицо» – ФИО подотчетного лица из справочника «Физлица»;
  • таблица «Авансы», в котором заполняются поля «Сумма аванса», «Валюта», «Выдано» (равна сумме аванса), «Израсходовано» (фактическая сумма расходов по авансовому отчету);
  • таблицы «Товары», «Оплата», «Прочее» – отражение информации о суммах, израсходованным подотчетным лицом.

Учет подотчетных сумм в 1С

Возврат неиспользованных средств в кассу

Если сумма фактических расходов подотчетного лица оказалась меньше выданного аванса, то остаток средств сотрудник обязан вернуть в кассу. Для этого используется документ «Приходный кассовый ордер», которым можно сформировать в меню «Касса».

В созданном документе «Приходный кассовый ордер» бухгалтер выбирает операцию «Возврат от подотчетного лица», в котором указывает:

  • ФИО подотчетного лица;
  • сумму возврата (аванс за минусом фактических расходов, отраженных по авансовому отчету).

На основании сформированного документа бухгалтер может распечатать документ, по которому сотрудник возвращает неиспользованные средства в кассу.

Читайте также статью ⇒ “Какие справки можно сформировать в 1С ЗУП 3.0: перечень, инструкция“.

Выплата перерасхода подотчетному лицу

Возможна ситуация, когда сумма фактических расходов сотрудника превысила выданный аванс. В таком случае сумма перерасхода выплачивается сотруднику на карту либо выдается наличными через кассу.

Для осуществления данной операции используются документы «Расходный кассовый ордер» либо «Списание с расчетного счета».

Сумму перерасхода можно проверить с помощью оборотно-сальдовой ведомости.

Учет подотчетных сумм в 1С

Учет подотчетных сумм в 1С

Если вы не нашли ответ на свой вопрос, то вы можете получить ответ на свой вопрос позвонив по номерам ⇓

Бесплатная юридическая консультация

Москва, Московская область звоните: +7 (499) 288-17-58

Звонок в один клик

Санкт-Петербург, Ленинградская область звоните: +7 (812) 317-60-16

Звонок в один клик

Из других регионов РФ звоните: 8 (800) 550-34-98

Звонок в один клик

Рекомендуем похожие статьи
Добавить комментарий