Бухгалтерский учет недостачи товаров

При проведении инвентаризации нередки случаи выявления недостачи товаров. Данное событие необходимо отразить в учёте. Данная статья позволит определить каким образом произвести учёт недостачи товаров в соответствии с нормативной базой.

Как выявить недостачу товаров?

В соответствии с п.6 ПБУ 4/99  Бухгалтерская отчетность должна давать достоверное и полное представление о финансовом положении организации, финансовых результатах ее деятельности и изменениях в ее финансовом положении. 

Выполнение данного требования возможно лишь при проведении регулярной инвентаризации.

Инвентаризация — это проверка наличия имущества организации и состояния её финансовых обязательств на определённую дату путём сличения фактических данных с данными бухгалтерского учёта.

Согласно п.27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утв. приказом Минфина РФ от 29 июля 1998 г. № 34н) проведение инвентаризации обязательно в следующих случаях:

  • при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
  • перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года). Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, а библиотечных фондов — один раз в пять лет. В организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период их наименьших остатков;
  • при смене материально ответственных лиц;
  • при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
  • в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
  • при реорганизации или ликвидации организации;
  • в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Читайте так же статью ⇒«Виды инвентаризации в гостинице, магазине, торговле, аптеке, бюджетных учреждениях»

Что может послужить причиной недостачи товаров?

В соответствии со ст. 233 Приказа Минфина России от 28.12.2001 г. № 119н (ред. от 24.10.2016) «Об утверждении Методических указаний по бухгалтерскому учёту материально-производственных запасов» (Зарегистрировано в Минюсте России 13.02.2002 № 3245) потери и недостачи товаров могут возникнуть в следующих случаях:

Случаи выявления недостачи товаров Комментарий
Обнаружение при приёмке товара от поставщика
  • в пределах норм естественной убыли
  • сверх норм естественной убыли
Выявление недостачи в неторговой организации при проведении инвентаризаций и проверок
  • в пределах норм естественной убыли
  • сверх норм естественной убыли
Потеря товаров при авариях, пожарах и стихийных бедствиях
Потеря товаров от завеса тары
Образование отходов

В случае обнаружения недостачи необходимо выполнить следующую бухгалтерскую проводку:

Дебет (Дт) Кредит (Кт) Комментарий
94 41 Выявление недостачи в ходе инвентаризации

В случае обнаружения недостачи в категории розничных товаров:

Дебет (Дт) Кредит (Кт) Комментарий
41.11 (41.12) 42 Списание наценки

В случае обнаружения недостачи в результате естественной убыли:

Дебет (Дт) Кредит (Кт) Комментарий
96 94 Списание недостачи резервными ресурсами
44 94 Списание недостачи (резерва нет)

Читайте так же статью⇒«Порядок и сроки проведения обязательной инвентаризации»

Оформление в бухучёте недостачи товаров в случае определения виновных лиц

Некоторые должности предполагают наличие материальной ответственности, для чего с работниками, занимающими данные должности, заключается договор о материальной ответственности.

В случае обнаружения недостачи ответственность возлагается на материально ответственное должностное лицо с требованием возмещения ущерба.

В бухучёте учёт недостачи товаров, возложенной на материально ответственное лицо выглядит следующим образом:

Дебет (Дт) Кредит (Кт) Комментарий
73 94 Недостача адресована на счёт материально ответственного лица
70 73 Недостача удержана из зарплаты материально ответственного лица
50 73 Внесение денежных средств материально ответственным лицом с целью погашения долга

В случае, если виновное лицо не обнаружено или обнаружено, но судебным решением запрещено взыскание ущерба:

Дебет (Дт) Кредит (Кт) Комментарий
91-2 94 Списание убытка в связи с невозможностью взыскания ущерба с материально ответственного лица

Согласно ст. 138 ТК РФ общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20%, т.е. в случае обнаружения недостачи и возложении ущерба на материально ответственное лицо работодатель не может взыскивать с работника более 20% его заработной платы.

Пример:

В ООО «АБВ» после инвентаризации обнаружена недостача 25 кг мяса говядины (при норме естественной убыли 1 кг). Учётная стоимость составила 10 000 рублей (рыночная стоимость 12 000 рублей). С кладовщика была удержана недостача в течение 5 месяцев.

В результате сформировалась следующая проводка:

Дебет (Дт) Кредит (Кт) Описание Сумма Документ
94 41 Выявление недостачи в ходе инвентаризации 10000 Акт инвентаризации, инвентаризационная опись
44 94 Списание недостачи в результате естественной убыли 400 Бухгалтерская справка
73 94 Недостача адресована на счёт материально ответственного лица 9600 Приказ директора, бухгалтерская справка
70 73 Недостача удержана из зарплаты материально ответственного лица 1920 Расчётно-платёжная ведомость

Читайте так же статью ⇒«Инвентаризация денежных средств в кассе»

Оформление в бухучёте недостачи товаров в случае отсутствия виновных лиц

В случае невозможности установления виновного лица осуществляется списание недостачи в пределах норм естественной убыли на расходы на счёт 91.2.

Размер недостачи, превышающей естественную убыль, отражаются следующей бухгалтерской проводкой:

Дебет (Дт) Кредит (Кт) Комментарий
91-2 94 Недостача превышает нормы естественной убыли
94 68 Восстановлен принятый ранее к вычету НДС

Какие документы необходимо оформить в случае выявления недостачи?

При проведении инвентаризации заполняются бланки инвентаризационных описей:

Форма бланка инвентаризационной описи Тип ценностей и обязательств
ИНВ-1 Основные ценности
ИНВ-3 Товарно-материальные ценности
ИНВ-4 Отгруженные товары
ИНВ-6 Товары и материалы в пути
ИНВ-15 Наличные денежные средства
ИНВ-16 Ценные бумаги и БСО
ИНВ-17 Расчёты с контрагентами

В случае, если в результате инвентаризации обнаруживаются некоторые отклонения фактического наличия от наличия, указанного в документах, оформляются следующие бланки:

Форма бланка инвентаризационной описи Тип ценностей и обязательств
ИНВ-18 Для основных ценностей
ИНВ-19 Для товарно-материальных ценностей

Ведомости составляются в двух экземплярах:

1 – для бухгалтерии

2 – вручается материально ответственному лицу

Материально ответственное лицо обязано письменно предоставить объяснительную, поясняющую расхождение фактического наличия и заявленного.

После проведения инвентаризации результаты фиксируются в ведомости формы ИНВ-26.

Вопросы и ответы

  1. Являюсь материально ответственным лицом. После проведения инвентаризации выявлена недостача, возмещение ущерба по которой возложили на меня. Я писал объяснительную, поясняя отсутствие моей вины, но работодатель всё равно стал удерживать часть моей заработной платы. Планирую обратиться в суд. В случае положительного решения суда могу ли я претендовать на возврат денежных средств, удержанных из моей заработной платы в качестве возмещения ущерба?

Ответ: В случае признания судом отсутствия Вашей вины Вам будут возвращены денежные средства, удержанные из заработной платы в пользу возмещения ущерба, выявленного в ходе проведения инвентаризации.

  1. Недостачу какого товара нельзя списать на естественную убыль?

Ответ: Естественной убыли не подлежит товар, исчисляемый штучностью, т.е. если единица измерения товара – штука – естественная убыль невозможна.