Правила учета листков нетрудоспособности

Медицинские организации выдают заболевшим людям листки нетрудоспособности, в которых содержатся сведения о том, на какой срок человек отстраняется от выполнения должностных обязанностей, какова причина заболевания и характер лечения (амбулаторно или стационарно). Учет листков нетрудоспособности необходим для строгой отчетности, а потому они подлежат правильному учету в бухгалтерском учете. Бланки должны храниться в местах, недоступных для посторонних лиц.

Основная информация о листках нетрудоспособности

Необходимость учета листков нетрудоспособности обусловлена характером их оборота, а именно тем, что их выдает Фонд социального страхования РФ различным медицинским организациям, имеющим право оформлять указанные документы в соответствии с выданной лицензией на осуществление деятельности. Листки нетрудоспособности выступают в роли бланков строгой отчетности, изготавливаемых ФСС РФ. Они являются официально утвержденными документами, подлежащими особому учету и сохранению в медицинских организациях. Читайте также статью: → «Пример заполнения больничного листа».

Порядок учета, хранения и обеспечения ими лечебных организаций закреплен в Инструкции ФСС РФ и Минздрава РФ «О порядке обеспечения листками нетрудоспособности, их учета и хранения» № 18/23 от 29.01.2004 г. При этом поступление в организацию листков от ФСС РФ оформляется накладной в двух экземплярах: первый остается в ФСС, а второй — в лечебном учреждении.

За поступление, выдачу и хранение листков в организации отвечает один сотрудник, который несет полную ответственность за поступающие документы данного рода.

Организация получает необходимый объем листков нетрудоспособности в том объеме, который указывается в отчете-заявке. При этом он не может превышать количества документов, необходимых на один квартал. При этом данные для расчета потребности могут браться из предыдущего аналогичного периода либо рассчитываться арифметически путем исчисления среднего значения по предыдущим четырем кварталам.

Порядок и механизм учета листков

При приеме листков нетрудоспособности и их использовании в дальнейшем они находят отражение в документах двух типов:

Документ Описание
Книга получения бланков л/н В ней формируются записи при приеме бланков в организацию от ФСС
Книга распределения бланков л/н В ней формируются записи, когда полученные листки распределяются между врачами, имеющими право выписывать документы заболевшим людям

Как и любые другие книги бухгалтерского учета, книги поступления и распределения в обязательном порядке должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя медицинского учреждения и скреплены печатью организации.

Необходимо отметить, что в книгах учета какие-либо записи вносятся в хронологическом порядке без пропусков или перемены местами дат. В книге распределения кроме записей о выдаче листков также указываются данные о том, сколько корешков от больничных листков было возвращено лечащим врачом. Переданные отрывные корешки, как и бланки, хранятся в лечебной организации. Срок их сохранности составляет три года.

По истечении этого срока организация имеет право уничтожить корешки, составив акт об уничтожении по законодательно установленной форме. Кроме того, листки временной нетрудоспособности могут попадать в книгу учета испорченных бланков, поскольку эти документы не выбрасываются, а также подлежат ответственному хранению.

К книге дополнительно необходимо составлять опись испорченных бланков с указанием их номеров и серий, ФИО врача и даты передачи на учет. Сохранность испорченных листков исполняется в течение трех лет. По истечении указанного срока учреждение имеет право на их уничтожение, составив при этом акт об уничтожении.

Подводя итог, следует выделить такие важные моменты учета больничных листков, как:

  • бланки ставятся на бухгалтерский учет в специальной книге поступления бсо;
  • распределение бланков отражается в специальной книге распределения;
  • испорченные или исправленные бланки фиксируются в книге учета испорченных листков;
  • поступление бланков оформляется накладной на поступление, а уничтожение корешков или испорченных бланков после трех лет хранения — актом на уничтожение.

Порядок хранения отчетных бланков

В соответствии с указанной ранее Инструкцией листки временной нетрудоспособности должны храниться в лечебных организациях в несгораемых шкафах, закрывающихся на ключ.  Помещения, в которых они находятся, должны надежно закрываться и опечатываться.

Запрещен доступ к больничным листам со стороны третьих лиц в целях обеспечения безопасности сохранности денежных средств государства, поскольку с листками нетрудоспособности могут осуществляться мошеннические действия. Кроме того, испорченные больничные листки, а также корешки от выданных ранее документов, подлежат обязательному хранению в течение трех лет. По прошествии данного срока они могут быть уничтожены. Читайте также статью: → «Исправление больничного листа: процедура исправления».

Отчетность по листкам нетрудоспособности

По всем операциям с листками временной нетрудоспособности, а также по их корешкам лечебные учреждения обязаны отчитываться перед ФСС. При этом они должны составлять и представлять установленные законодательством формы отчетности.

Во-первых, для получения новых документов лечебные учреждение представляют в государственные органы отчет-заявку не позднее 5-го числа месяца, являющегося последующим после отчетного квартала. С помощью такого отчета-заявки организации отчитываются за бланки, имеющиеся у них в наличии, а также заказывают новые.

Составление отчета данного типа является обязательным по истечении любого квартала вне зависимости от того, нуждается ли учреждение в новых бланках или нет.

Второй формой отчетности является отчет-заявка на следующий календарный год, в котором указывается, какое количество бланков планируется получить от ФСС на следующий год. Этот отчет представляется не позднее 1 февраля текущего года, и, как правило, такие данные будут браться во внимание при выдаче листков в следующем году.

Оба вида отчетов-заявок должны быть оформлены по установленному законодательством образцу, а также подписаны руководителем медицинской организации и ее главным бухгалтером, а также заверены печатью.

Бухгалтерские проводки по учету

Учет листков осуществляется на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности», не предусматривающем принципа двойной записи. Однако для удобства понимания и учета можно воспользоваться данным принципом. При учете листков по временной нетрудоспособности оформляются следующие типовые проводки по забалансовому счету 03 в разрезе аналитических субсчетов:

Проводка Описание
03/1 Получены от ФСС листки временной нетрудоспособности
03/2 Получены корешки больничных листов от врачей
03/3 Получены испорченные больничные листы от врачей
03/1 Выданы листки временной нетрудоспособности лечащим врачам
03/2 Уничтожены корешки больничных листов
03/3 Уничтожены испорченные больничные листы

Основные ошибки при учете

Ошибки при учете листков по временной нетрудоспособности, как правило, связаны с особенностями их обращения между ФСС и медицинским учреждением, а также при использовании в документообороте в самой лечебной организации. К типичным ошибкам при учете бсо данного типа можно отнести:

  • несвоевременное составление и представление отчетов-заявок на получение больничных листов от ФСС;
  • неправильное оформление книги поступления и распределения листков без заполнения необходимых граф;
  • не использование забалансового счета 03 для учета больничных листов в бухгалтерском учете;
  • отсутствие описи по испорченным бланкам, а также не внесение записей в книгу учета испорченных бланков;
  • несвоевременное уничтожение испорченных бланков или корешков от больничных листов;
  • доступ к бланкам со стороны третьих лиц, не несущих ответственности за использование бланков.

Конкретный пример учета листков нетрудоспособности

Лечебное учреждение АО «Строитель» на основании имеющейся лицензии имеет право выдавать листки нетрудоспособности. В 2015 году оно получило от ФСС РФ бланки листков в количестве 500 шт. В течение года оно выдало 312 листков нетрудоспособности пролечившимся людям.

Врачи сдали 3 испорченных листка нетрудоспособности дополнительно к имеющимся 5 листкам. Всего за год было уничтожено 2 листка в связи с истечением срока их хранения. Кроме того, от врачей поступило 412 корешков листков нетрудоспособности. Изначально хранилось 214, а было уничтожено в течение года 13. В организации на начало года было в наличии 15 листков.

Проводки сформируем в разрезе аналитики, и итоги будут выглядеть следующим образом:

Дебет Кредит
Кол-во, шт. Описание Кол-во, шт. Описание
Счет 03/1
500 Поступило в организацию 312 Выдано врачам
Осталось — 15 + 500 — 312 = 203
Счет 03/2
412 Поступило корешков от врачей 13 Уничтожено корешков
Осталось — 214 + 412 — 13 = 613
Счет 03/3
3 2
Осталось — 5 +3 — 2 = 6

5 ответов на вопросы по учету листков нетрудоспособности

Вопрос №1. Какие государственные органы имеют право контролировать обращение листков нетрудоспособности в медицинском учреждении.

Естественно, в первую очередь — это ФСС РФ, поскольку именно этот государственный орган является ответственным за выдачу листков в медицинские организации. На основе полученной информации фонд принимает решение  о том, целесообразно ли расходуются государственные средства и не имеется ли факта мошеннических действий с листками нетрудоспособности.

Во-вторых, это государственное учреждение здравоохранения, поскольку листки нетрудоспособности относятся и к его сфере деятельности. Хотя в большей степени они проверяют правильность оформления бланков, достоверность указанных в них сведений и правомерность оформления листка нетрудоспособности на конкретного человека. Читайте также статью: → «Оформление больничного листа».

Вопрос №2. Какие документы могут быть запрошены у организации при проверке правильности использования листков нетрудоспособности?

При проверке могут запрашиваться стандартные документы: книги учета поступления и распределения бланков, книга уничтожения испорченных бланков или корешков, отчеты-заявки и отчеты по испорченным бланкам. Кроме того, проверяющие органы могут запросить доверенность и приказ на сотрудника, который является ответственным за учет и хранение бланков.

Вопрос №3. Нужно ли вести учет листков, которые выдаются заболевшим людям?

Да, такой журнал также необходимо вести в медицинском учреждении. При этом в журнале проставляются записи о том, какой именно врач выписал больничный лист, указываются ФИО обратившихся за медицинской помощью людей, даты выдачи, номера и серии больничных листов, периоды, на которые они выдаются, а также информация о том, что выданы листки продолжения или же больной человек переведен в другое медицинское учреждение.

Вопрос №4. Достаточно ли вести учет на бумажном носителе?

Современное развитие автоматизации учета предполагает учет листков нетрудоспособности, как на бумажном носителе, так и в электронном виде. При этом ФСС требует установки специально разработанной программы, которая имеет зашифрованные каналы передачи информации. Кроме того, и на бумажных носителях информацию необходимо фиксировать, поскольку она утверждается и подписывается руководителем медицинской организации и ее главным бухгалтером.

Вопрос №5. Кто должен осуществлять уничтожение испорченных бланков больничных листов или корешков?

Для этих целей создается специальная комиссия, в обязанности которой входит не только полное уничтожение указанных документов, но также и формирование записи в книге уничтожения о проведенном мероприятии. При этом комиссия должна уничтожать листки только в присутствии сотрудника, ответственного за получение, выдачу и хранение больничных листков.