Трудовая книжка в электронном виде — когда можно будет оформить

Совсем скоро, с начала 2019 года, организации смогут вести трудовые книжки работников в электронном виде. Поскольку такое нововведение обещает значительно упростить кадровый документооборот, владельцы бизнеса часто интересуются, какие новые возможности предоставит трудовая книжка в электронном виде работодателям и сотрудникам, и на какой стадии находится разработка соответствующего законодательства.

Какими преимуществами обладает трудовая книжка в электронном виде

Предполагается, что электронное оформление и ведение трудовых книжек упростит и ускорит кадровый документооборот и позволит не потерять сведения, важные для исчисления пенсии в будущем. Рассмотрим основные преимущества электронной трудовой книжки от бумажной ее версии:

  1. Исключается возможность порчи, подделки, утраты трудовой книжки.
  2. Хранение сведений о трудовой деятельности обеспечивается специализированной базой данных, надежно защищенной от несанкционированных проникновений.
  3. Сведения о трудовом стаже и другой информации будут за доли секунды передавать в Пенсионный Фонд России для формирования БД в электронном виде без привязки к физическому носителю. Работника предприятий больше не придется передавать в ПФР много документов для подтверждения стажа.
  4. Контролирующим органам станет доступна информация о совместительстве, награждениях и взысканиях на работе сотрудника.
  5. Работодатели смогут экономить время и средства на ведении трудовых книжек отделом кадров.
  6. Работник будет иметь возможность получения сведений из трудовой книжки в реальном времени.
  7. Доступ к информации о трудовой деятельности сотрудников смогут получить как сами работники, так и наниматели и государственные органы.

Трудовая книжка в электронном виде — публичное обсуждение

Трудовая книжка — это кадровый документ, который в обязательном порядке оформляется каждому трудящемуся по первому месту официального трудоустройства, после чего передается в отдел кадров каждого из последующих работодателей. На сегодняшний день трудовые книжки оформляются на бумажных носителях. Правом на отказ от оформления работнику документа имеют работодатели, являющиеся физическими лицами, не зарегистрированными в налоговых органах в качестве индивидуальных предпринимателей (ст. 66 ТК РФ).

Трудовая книжка заводится для того, чтобы можно было правильно рассчитать пенсионное пособие по окончании трудовой деятельности, и чтобы дать возможность новым работодателям оценить трудовые достижения сотрудника на прошлых местах работы. В документе накапливаются сведения о трудовой деятельности, стаже, наградах, поощрениях работника.

Правительство РФ рассматривает возможность ведения учета информации о трудовой деятельности россиян в электронном виде с 2017 года. До конца октября 2018 года должна быть завершена разработка законопроекта о замене бумажной версии документа на электронную. Поскольку властям предстоит также провести информационно-разъяснительную работу по внедрению электронного кадрового документооборота среди нанимателей и работников, будет подготовлен дополнительный законопроект по данному вопросу. Правительству необходимо:

  • обеспечить техническую возможность ведения электронных трудовых книжек;
  • ввести электронный документооборот и разъяснить, как им пользоваться;
  • организовать электронный надзор работы отдела кадров предприятий.

Важно! Поскольку старшему поколению россиян сложно объяснить все преимущества электронного документооборота и устранить сомнения по данному вопросу, электронные трудовые книжки станут альтернативным вариантом — принуждать работников отказаться от бумажных книжек власти не станут.

★ Книга-бестселлер "Бухучет с нуля" для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Трудовая книжка в электронном виде уже тестируется

С 23 марта 2018 года, согласно Приказу Минтруда РФ от 26.03.2018 № 194, проводится эксперимент по переводу документов и сведений о трудовой деятельности работников в электронный формат. В ходе проведения тестирования:

  • разрабатываются предложения по внесению изменений в законодательство РФ в отношении электронного кадрового учета;
  • решаются задачи ведения трудовых книжек в электронном виде;
  • выявляются проблемы и риски при ведении электронного кадрового документооборота;
  • оцениваются расходы и эффективность данного способа ведения кадрового документооборота.

Основной проблемой на данный момент является решения вопроса относительно порядка действий с электронными документами в случае непредвиденных ситуаций — отсутствия связи с Интернетом, сбои программного обеспечения.

Читайте также статью ⇒ «Новые правила заполнения трудовых книжек — проверки, последствия нарушений«.

Трудовая книжка в электронном виде — этапы перехода

Правительство РФ планирует проведение поэтапного перехода на электронный кадровый документооборот:

  • Фазы и сроки по переводу на электронные трудовые книжки планируется определить к 1 октября 2018 года.
  • С 23 марта 2018 года будет проводиться эксперимент по переводу на электронную форму документов.
  • Работодатели получат возможность оформления и ведения одновременно бумажных и электронных трудовых книжек с начала 2019 года.
  • В течение 2019 года власти будут решать организационные и правовые вопросы, связанные с переходом на электронный документооборот, а также информировать сотрудников и работодателей.
  • Полный переход на электронный документооборот произойдет с 1 января 2020 года.
  • Действие законопроекта распространится на кадровый документооборот в целом после того, как работодатели внесут все сведения в единую систему электронного взаимодействия.

Читайте также статью ⇒ «Требования к трудовым книжкам с 1 июля 2018 года«.

Законодательные акты по теме

Приказ Минтруда РФ от 26.03.2018 № 194О проведении эксперимента по переводу на электронную форму трудовых книжек

Типичные ошибки

Ошибка: Работник полагает, что в скором времени будет обязан отказаться от ведения трудовой книжки в бумажном варианте и перейти на электронный документооборот.

Комментарий: Пользоваться электронными трудовыми книжками — это право работника, но не его обязанность. Полный переход на электронный документооборот планируется с 1 января 2020 года.

Ошибка: Трудящиеся сомневаются, смогут ли они проверять правильность ведения трудовых книжек, если будет осуществлен переход на электронные ТК.

Комментарий: Работники получат полный доступ к сведениям, содержащимся в электронной трудовой книжке, в реальном времени.

Ответы на распространенные вопросы о том, когда будет оформлять трудовая книжка в электронном виде

Вопрос №1: Может ли сотрудник, не доверяющий компьютеризации, отказаться от перехода на электронные трудовые книжки и оставить бумажную книжку?

Ответ: Да, на начальном этапе внедрения электронных трудовых книжек. Однако, к 1 января 2020 года Правительство РФ планирует полностью изъять бумажные трудовые книжки у трудящихся.

Вопрос №2: Почему проект по переходу на электронные трудовые книжки до сих пор не разработан?

Ответ: По причине того, что не был решен ряд важнейших вопросов. К примеру, Правительство РФ не определило порядок доступа к базе данных государственных служб и прочих заинтересованных в получении сведений лиц.

Вы можете получить ответ на свой вопрос позвонив по номерам ⇓

Консультация бесплатная

Москва, Московская область звоните: +7 (499) 288-17-58

Звонок в один клик

Санкт-Петербург, Ленинградская область звоните: +7 (812) 317-60-16

Звонок в один клик