Заказ-отборочный лист (ТОРГ-8): образец, ошибки заполнения бланка

Заказ-отборочный лист, составленный по типовому бланку ТОРГ-8, выполняет роль заявки, на основании которой проводится выборка необходимых товаров для реализации клиенту согласно заключенному с ним соглашению о поставке (продаже). На основании заказа ТОРГ-8 проводится отбор не только товаров, но и необходимой тары. Документ применяется далее для заполнения накладной на товар ТОРГ-12 или товарно-транспортной накладной 1-Т. В статье расскажем, как заполняется ТОРГ-8 Заказ-отборочный лист, рассмотрим основные ошибки.

Где используется форма ТОРГ-8

Данный бланк применяют в своей деятельности оптовые склады или базы. Ответственный сотрудник склада на основании договора, подписанного с клиентом, и заявки заполняет заказ-отборочный лист, после чего передает документ на склад для исполнения – проведения отбора указанных в форме ТОРГ-8 товаров. То есть на основании данного бланка происходит выборка нужных ценностей и формирование заказа.

Бланк ТОРГ-8 позволяет провести расчеты по различным отдельным группам товарных ценностей, установить скидочную систему для каждой группы.

После исполнения документа (сбора заказа) заказ-отборочный лист передается в бухгалтерию, где хранится на протяжении установленного архивной документацией временного периода. Форма ТОРГ-8 используется для формирования товарной или товарно-транспортной накладной при составлении документов по реализации номенклатуры. Читайте также статью: → «Товарно-транспортная накладная (ТТН). Бланк и образец заполнения формы 1-Т».

Порядок использования заказ-отборочного листа следующий:

  • Работник оптовой базы, склада принимает заказ от клиента (покупателя);
  • На основании потребностей клиента заполняется форма ТОРГ-8 в единственном экземпляре;
  • Заполненный лист передается исполнителю – сборщику заказа на склад, где хранятся товары;
  • После сборки заявки форма ТОРГ-8 передается в бухгалтерию для составления отгрузочных документов и подшивания для хранения.

Кем заполняется заказ-отборочный лист

Оформление формы ТОРГ-8 возлагается на ответственного сотрудника оптового склада или отдела заявок, на которого возложены соответствующие функции его должностной инструкцией. В подписании листа участвуют три лица:

  • Сотрудник, который принял заказ от клиента,  например, менеджер или сотрудник отдела заявок;
  • Сотрудник, который произвел отбор необходимого товара по заявке, например, комплектовщик или иной складской работник;
  • Заведующий оптовым складом по факту проверки проведенной сборки.

Достаточно оформить один лист, который после проведения сборочных работ в отношении заказа, передается бухгалтеру для дальнейшей обработки и хранения.

Порядок заполнения формы ТОРГ-8

Оформление заказ-отборочного листа может быть организовано на бумажном носителе или с применением машинописного метода. Заполненный на компьютере бланк распечатывается, заверяется подписью и передается сотруднику склада для проведения выборки наименований товара в соответствии с указанной в листе номенклатурой. Передача заказа на склад может быть также осуществлена на электронном носителе. Читайте также статью: → «Учет поступления товаров на склад».

Заполнение заказа проводится в соответствии с заключенным с покупателем договором оптовой поставки и заявкой, поступившей от клиента. Унифицированный бланк ТОРГ-8 применяется с 1998 г. и утвержден Постановлением Госкомстата России  №132 от 25.12.1998.

Документ заполняется с двух сторон. На лицевой стороне расположена общая информация в «шапке» бланка и начало табличной части. На оборотной стороне расположено продолжение таблицы для заявок с большим числом заказанных позиций, а также место для постановки подписей ответственных лиц. По итогам каждой заполненной страницы с таблицей подводятся итоги по основным параметрам. После чего проводится суммирование итоговых показателей, и выводятся итоговые данные по заказу в целом.

Заполнение титульной части заказ-отборочного листа:

  • В верхних строках бланка заполняются реквизиты компании, в которую поступил заказ, указывается наименование структурного подразделения, где хранятся товары (склад, оптовый склад, база), если заявка от клиента поступила напрямую в это подразделение;
  • В строку «основание» вносится название документа, на основании которого проводится заполнение листа ТОРГ-8, это может быть, например, письменная заявка клиента, договор поставки или иной документ, также указывается номер бумаги и дата;
  • Номер и дата оформления заказ-отборочного листа;
  • Реквизиты организации поставщика, включающие название фирмы, юридический адрес, телефон;
  • Реквизиты грузоотправителя, если поставщик и грузоотправитель представлены одним лицом, то указывается формулировка «он же», если лица разные, то вносятся реквизиты – название и контакты;
  • Реквизиты грузополучателя – сведения о лице, которому будет осуществлена доставка собранного заказа (наименование, фактический адрес и телефон);
  • Реквизиты плательщика – сведения о лице, которое произведет оплату товара (наименование и контактные данные).

Заполнение табличной части проводится на основании заявки клиента, в которой прописан требуемый ассортимент товаров. Таблица представлена тринадцатью графами, в которых приводятся данные по каждому отдельному наименованию с указанием количественных, стоимостных показателей, торговой скидки и величины добавленного налога.

Заполнение таблицы заказ-отборочного листа:

Номер графы Пояснения по заполнению
1 Порядковый номер заполняемой строки.
2 Название товара, согласно складской документации.
3 Код товара, если таковой присвоен наименованию.
4 Наименование единицы измерения в сокращенном виде, как это принято классификатором ОКЕИ.
5 Цифровой код, соответствующий указанной единице измерения, берется также из ОКЕИ.
6 Количественный показатель, заказанный покупателем (масса, количество).
7 Количественный показатель отпущенного товара (фактически собранного складским работником).
8 Цена за единицу товара без учета добавленного налога и торговой скидки.
9 Торговая скидка, действующая в отношении конкретной группы товаров и конкретного клиента, указывается в процентах. Поле заполняется, если данная скидка установлена клиенту в соответствии с заключенным с ним договором поставки или политикой организации поставщика.
10 Сумма без добавленного налога с учетом указанной торговой скидки, показатель вычисляется как цена, умноженная на количество, за минусом торговой скидки (скидка считается как указанный процент от результата произведения цены и количества).
11 Процентная ставка по добавленному налогу. Если компания освобождена от налогообложения НДС, или по товару действует освобождение, то поле прочеркивается.
12 Сумма налога, считается как сумма с учетом скидки из гр.10, умноженная на ставку из гр.11.
13 Сумма по позиции с учетом налога, вычисляется путем сложения суммового показателя из гр.10 и налога из гр.11.

По факту заполнения табличной части на  лицевой стороне в нижней строке «итого» считаются суммарные значения по графам 6, 7, 10, 12 и 13 (количество, сумма без и с учетом налога, НДС). Если лицевой стороны не достаточно для отражения всех наименований заказанных товаров, то проводится аналогичное заполнение граф на оборотной стороне. Далее считаются итоговые количественные и суммовые показатели по наименованиям, указанным в таблице на оборотной стороне.

Далее в строке «всего по заказу» считаются итоговые показатели по заказ-отборочному листу в целом, для чего суммируются значения из гр.6, 7, 10, 12 и 13 по строкам «итого». В нижней части бланка представлено место для постановки подписей ответственных лиц. Только после полного заполнения формы ТОРГ-8 и заверения ее соответствующими лицами, документ передается в бухгалтерию предприятия для дальнейшего составления товарной или товарно-транспортной накладной.

Если товар, отбираемый складским работником в соответствии с заказом, находится в закрытой таре, то в дополнение следует составить упаковочный ярлык ТОРГ-9.

Данный ярлык заполняется на каждый отдельный ящик, контейнер, коробку. Один экземпляр формы ТОРГ-9 вкладывается в тару с товаром, второй остается на оптовом складе, третий передается с товаросопроводительными документами клиенту.

Ошибки в заполнении заказ-отборочного листа ТОРГ-8

Заказ-отборочный лист представляет собой внешний первичный документ, на основании которого проводится подбор товаров оптовым складом в соответствии с заявкой клиента. Унифицированная форма не обязательна  к применению. Поэтому не будет считаться ошибкой применение собственного листа для подбора товаров. Однако типовой бланк очень удобен, содержит в себе необходимую исчерпывающую информацию, требуемую для заполнения ТОРГ-12, поэтому на практике оптовые компании применяют унифицированную форму заказа. Читайте также статью: → «Форма ТОРГ-12: скачать бланк и образец заполнения».

Особенность конструктивного строения бланка ТОРГ-8 в возможности проведения расчетов по каждому наименованию товаров, что позволяет прямо в заказ-отборочном листе устанавливать по каждому товару скидку и высчитать стоимость с ее учетом, что очень удобно для дальнейшего использования листа при формировании накладной.

Если компания применяет в своей деятельности унифицированный бланк ТОРГ-8, то ошибкой в заполнении будет считаться отсутствие сведений об участвующих лицах – поставщике, покупателе, грузоотправителе и получателе, а также плательщике. Необходимо в верхнюю часть бланка внести наименования и контактные данные указанных лиц. Причем обязательными являются адреса и телефоны, с помощью которых при необходимости можно осуществить связь.

  • В целом, при заполнении заказ-отборочного листа чаще всего совершаются ошибки арифметического плана. Необходимо правильно высчитывать суммовые показатели – с учетом скидки, с добавлением НДС.
  • Также возможны ошибки с правильным применением ставки по добавленному налогу. В НК РФ установлены основные ставки в 10 и 18%, первая применяется в отношении товаров широкого потребления и первой необходимости, перечень таких товаров четко ограничен в налоговом законодательстве. 18% применяется во всех прочих случаях, когда не действует ставка 10%, а также товар не освобожден от налогообложения. В некоторых случаях ставка может принимать значение 0%, это возможно в отношении экспортных операций.
  • Ошибкой будет отсутствие заверяющих подписей ответственных лиц на бланке ТОРГ-8, обязательно подписывает документ работник, принявший заказ, осуществивший сборку нужных наименований и проверивший правильность оформления заказ-отборочного листа.