Суточные сверх нормы: документальное оформление, налогообложение, страховые взносы

В любой организации на территории Российской Федерации редко можно встретить сотрудника, который хотя бы один раз в жизни не ездил в командировку. Все расходы, которые сотрудник несет на проезд, проживание и суточные расходы в рамках установленных лимитов, предприятие должно возместить. В данной статье мы классифицируем командировочные расходы, укажем, какие документы необходимы для возмещения денежных средств сотруднику. Также рассмотрим подробнее суточные сверх нормы: каково их документальное оформление, налогообложение, страховые взносы.

Расходы на командировку

Это перечень трат сотрудника в рамках осуществления поездки, связанной с производственной необходимостью. Данные расходы предприятие обязано возместить сотруднику в рамках установленного лимита, если он, в свою очередь, предоставил перечень корректно оформленных документов, то есть своевременно и корректно отчитался за командировку.

Перечень командировочных расходов

Ниже предоставим список расходов, которые могут быть возмещены предприятием, в рамках командировки:

• расходы на проживание сотрудника. Лимит средств, в рамках которых, сотрудник может арендовать жилье. Устанавливается предприятием до отъезда сотрудника;
• проездные расходы;
• питание командируемого сотрудника;
• суточные расходы;
• иные расходы, которые были согласованы с руководством фирмы.

Читайте также статью ⇒ «Как подтвердить расходы в командировке: документы«.

Суточные расходы

В момент согласования командировки, на этапе ее заведения, для ознакомления сотруднику необходимо предоставить локальный документ, изданный предприятием. Такими документами являются, как положение о командировках, так и приложение к трудовому или коллективному договору. Данный документ издается на усмотрение самой организации. В нем указаны все аспекты, нюансы проведения поездки, а также указаны нормы или лимиты сумм, в рамках которых командируемый сотрудник имеет право производить траты, касающиеся проживания и проезда.

Определенных норм государство не устанавливает, согласно ст.168 ТК РФ, нормы суточных расходов устанавливаются на усмотрение самой организации. В Трудовом Кодексе Российской Федерации указаны только суммы, которые не облагаются налогом, а именно, НДФЛ не насчитывается на 700 рублей ежедневной оплаты сотруднику, если он находится на территории России и на 2 500 рублей, в случае, если командировка является заграничной.

Суточные сверх нормы

Суточными сверх установленной нормы являются сумма суточных превышающая сумму, указанную в ТК РФ, не зависимо от сумы суточных, установленных на предприятии и прописанных в официальных документах самого предприятия. Таким образом на такие суммы предприятие насчитывает командируемому сотруднику НДФЛ и страховые взносы. Такие суммы являются непосредственным доходом полученным сотрудником предприятия.

Читайте также статью ⇒ «Как оформить командировку для группы сотрудников в 1С ЗУП«,

Документальное оформление суточных

Окончательный расчет суточных производится бухгалтером или руководителем предприятия после возвращения сотрудника из командировки, при предоставлении авансового отчета и перечня документов, которые оформляются предприятием при отправлении сотрудника в командировку и после его прибытия. Такими документами являются:

• приказ о направлении сотрудника в командировку. В данном документе обязательно должна быть прописана цель командировки и срок, на который отправляется сотрудник. Информация о сроке нужна для расчёта суммы суточных, а информация о цели командировки, для подтверждения производственного характера поездки;
• служебная записка, при необходимости. Составляется командируемым сотрудником после возвращения из поездки. Она составляется в случае отсутствия документов на проживание или проезд, с целью подтвердить местонахождение сотрудника в момент командировки, также в случае задержки или перенесения время выезда сотрудника по техническим причинам, и т.д. Данный документ составляется по требованию руководства предприятия;
• документ регулирующий командировку вне штатного сотрудника. Информация о возмещении средств должна быть прописана в гражданско-правовом договоре в момент его заключения или внесена поправкой в него, после необходимости отправить сотрудника в командировку.

Документы, которые подтверждают расходы, связанные с суммой суточных, то есть чеки и квитанции предоставлять работодателю нет необходимости.

Читайте также статью ⇒ «Возмещение командировочных расходов в 1С ЗУП: инструкция«.

Налогообложение и страховые взносы на суточные сверх нормы

Как было указано выше, суммы суточных, которые не признаются доходом командируемого сотрудника. И на которые не насчитываются налоги, составляют 700рублей и 2 500рублей, выплачиваются в рамках командировки по России и за границей соответственно. На суммы превышающие данные нормы, установленные законодательством насчитываются налоги:

• НДФЛ, налог с дохода физических лиц. Равен 13%. Удерживается с суммы превышения нормы суточных. Удержание должно быть произведено в месяце утверждения авансового отчета сотрудника;
• налог на прибыль. Расходы сотрудника по командировки могут быть включены в состав базы для налогообложения в рамках сумм, указанных локальным документом предприятия. Данные расходы могут быть приняты к учету, в случае, если командируемый сотрудник предоставит все первичные документы, которые подтверждают эти расходы. Такими документами являются чеки и квитанции на проживание, чеки или проездные документы, чеки на сборы или консульские платежи, квитанции об оплате услуг по оформлению виз, паспортов, приглашений и т.д.;
• Страховые взносы. Начисляются на всю сумму сверх нормы суточных. Данные суммы начисляются в момент утверждения авансового отчета, предоставленного командируемым сотрудником. По социальному страхованию процент составляет 2,9%;
• Страховые взносы. По пенсионному страхованию составляют 22%;
• Страховые взносы. По обязательному медицинскому страхованию составляют 5,1%.

Страховые взносы по травматизму на сумму суточных не насчитываются.

Если предприятие не перечислит взносы в страховые фонды или не удержит НДФЛ с командируемого сотрудника, то получит штраф в размере 20% суммы не перечисленных средств плюс обязательное перечисление необходимых сумм в фонды и удержание средств из заработной платы сотрудника.

В случае, если сотрудник вернулся из командировки за границей, сумма суточных ему была выдана в валюте, с расчетом по курсу валюты, на день составления заявления на аванс. Для расчета суточных, НДФЛ и страховых взносов, суммы пересчитываются по курсу на день отчета сотрудника авансовым отчетом.

Бухгалтерский учет суточных сверх нормы: пример

Петров П.П. командируется в г. Екатеринбург на 4 дня. С 01.06. 2024г. По 04.06.2024г. На ООО «Техартком» установлены суточные в размере 1 500 рублей. Итого сумма суточных равна 6 000 рублей.

Рассчитаем сумму, на которую не будут начислены налоги: 4 дня * 700 рублей = 2 800 рублей.

Отразим данные суммы в Бухгалтерском учете.