Срок сдачи среднесписочной численности в 2018 году

Сведения о среднесписочной численности работников по предыдущему календарному году подается в налоговую до 20 января. Этот день в 2018 году выпадает на выходной, а значит крайний срок сдачи среднесписочной численности переносится на 22 января, понедельник.

Кто сдает среднесписочную численность

За 2017 год представить в налоговый орган сведения о среднесписочной численности должны абсолютно все организации. Это требование касается и вновь созданных компаний, реорганизованных компаний. Сдавать сведения должны компании независимо от того, какой режим налогообложения они применяют и сколько наемных сотрудников в компании трудятся (Читайте также статью ⇒ Средняя численность и среднесписочная численность (разница)).

Важно! Крайний срок для отправки сведений о среднесписочной численности за 2017 год для организаций и ИП 22 января 2018 года.

Предприниматели также обязаны сдавать сведения, но только те ИП, у которых нет работников, а точнее не было в 2017 году. Если работников у ИП в этот период не было, то и сдавать сведения не нужно, в том числе и нулевой расчет.

Представленные сведения будут влиять на право организаций и ИП в применении специального налогового режима, а также на обязанность представлять в налоговую отчеты в бумажном или электронном виде, обязанность по уплате или освобождение от НДС и др. Сделать это нужно в установленный законодательством срок.

Обособленные подразделения самостоятельно в налоговый орган сведения не представляют. Они подготавливают расчет и направляют его в головной офис, а уже головная организация сдает сведения по всей компании, включая все подразделения.

Срок сдачи для вновь зарегистрированных организаций

Те организации и предприниматели, которые зарегистрировались в 2017 году за этот же год должны будут отчитаться дважды. Первый раз в месяце, следующим за месяцем регистрации до 20 числа, а второй раз – по итогам года – до 22 января 2018 года. Если компания прошла реорганизацию, для них действует такое же правило (Читайте также статью ⇒ Как рассчитать среднесписочную численность персонала для ИП).

Рассмотрим на примере ⇓

Компания ООО «Континент» зарегистрировалась в качестве юридического лица в августе 2017 года. Первый раз сведения ООО «Континент» должно подать до 20 сентября 2017 года, по состоянию на 1 сентября 2017 года. А второй раз сведения нужно подать уже по итогам года, до 22 января 2018 года, по состоянию на 1 января 2018 года.

А как быть, если зарегистрировалась организация в начале года, то есть в январе. Все организации должны будут подготовить сведения в срок до 20 числа, а как быть только что зарегистрированной организации?

Для ответа на вопрос разберем еще один пример, когда организация ООО «Веста» зарегистрировалась только в январе 2018 года. Нужно ли сдавать сведения до 22 января 2018 года? ООО «Веста» за 2018 год нужно будет предоставить сведения также дважды. Первый раз – до 20 февраля 2018 года, по состоянию на 1 февраля. Второй раз сведения нужно будет подать уже в 2019 году, вместе с другими организациями в срок до 20 января 2019 года. Таким образом в январе 2018 года, а именно до 22 числа ООО «Веста» подавать сведения не нужно.

Важно! Организациям и ИП, которые зарегистрировались в январе 2018 года подавать сведения о среднесписочной численности не нужно. Они должны предоставить сведения только по состоянию на 1 февраля 2018 года, крайний срок подачи при этом – не позднее 20 февраля 2018 года.

Как сдавать сведения о среднесписочной численности

Форма, по которой подаются сведения по численности персонала организации – это форма №ММ-3 25/174@, утвержденная приказом ФНС РФ от 29.03.2007г. Представляются сведения в ту ИФНС, где организация или ИП стоит на учете. Если в организации есть обособленные подразделения, то отдельно отчитываться они не должны. Сведения в налоговую представляет головная организация по всем сотрудникам, включая обособленные подразделения.

Сдать сведения можно как в бумажном, так и в электронном виде. На бумаге сведения подаются лично в ИФНС, либо отправляются по почте. Сдавать таким образом сведения могут только те организации, численность персонала которых не превышает 200 человек. Для тех организаций, численность которых более 200 человек обязаны представлять сведения только в электронном виде.

Ответственность за несвоевременное представление среднесписочной численности

Штрафные санкции за непредставление или несвоевременное представления сведений предусмотрены НК РФ КоАП РФ:

  • 200 рублей – на организацию
  • 300 – 500 рублей – на руководителя.

Штраф ИФНС обычно накладывают только на организацию. Оштрафовать руководителя можно только по решению суда, то есть для того, чтобы ИФНС могла взыскать штраф с руководителя, ей придется обратиться в суд.

Оплата штрафа не освобождает организации от сдачи сведений. Организация обязана представить сведения вне зависимости от оплаты штрафа.

Помимо штрафов за несвоевременную сдачу отчетов налоговая вправе заблокировать счет компании или ИП. Но требование распространяется только на налоговые декларации, либо требования по уплате налога, пени или штрафа. Что же касается сведений о среднесписочной численности, то за их несвоевременное представление заблокировать расчетный счет ИФНС не вправе.

Кого включают в среднесписочную численность

Следующих работников в обязательном порядке учитывают при расчете среднесписочной:

  • которые находятся в командировке;
  • которые находятся на больничном;
  • кто трудится удаленно;
  • кто находится в отпуске (ежегодном или дополнительном);
  • сотрудники, у которых в день расчета выходной;
  • работники в отгуле;
  • работники, у которых есть прогулы.

Следующий перечень содержит тех лиц, которые при расчете среднесписочной учитываться не должны:

  • внешние совместители;
  • работающие по гражданско-правовому договору;
  • работницы, которые находятся в отпуске по беременности и родам (либо в связи с усыновлением);
  • работницы, которые находятся в отпуске по уходу за ребенком.

Формула расчета среднесписочной численности

Расчет численности зависит от того, какова списочная численность сотрудников в каждом месяце отчетного года, а также какова численность в этих же месяцах сотрудников с неполным рабочим днем и полным (Читайте также статью ⇒ Среднесписочная численность в ФСС-4).

Ниже представлена формула для расчета среднесписочной численности:

СЧ = СЧм / М,

где:

СЧ – среднесписочная численность за период,

СЧм – среднесписочная численность по каждому месяцу периода,

М – количество месяцев в периоде.

По каждому месяцу среднесписочная численность определяется следующим образом:

СЧм = СПп + СПн,

где

СПп – среднесписочная численность с полным рабочим днем;

СПн – среднесписочная численность с неполным рабочим днем.

Рассмотрим на примере как рассчитать среднесписочную численность за месяц по сотрудникам, которые трудились полный рабочий день.

Численность (списочная) сотрудников в ООО «Континент» в ноябре 2017 года составила с 1 по 20 число – 62 человека, с 21 по 30 число – 38 человек. Два сотрудника в этом месяце находились в декретном отпуске, соответственно, из расчета их следует исключить. Произведем расчет:

(62 — 2) х 20 дней + (38 — 2) х 10 дней = 1 200 + 360 = 1 560 человек

Среднесписочная численность сотрудников в октябре составит:

1 560 / 30 = 52 человека

Рассмотрим на примере как рассчитать среднесписочную численность за месяц по сотрудникам, которые трудились неполный рабочий день.

В ООО «Континент» установлена 5-дневная рабочая неделя с продолжительностью рабочего дня в 8 часов. Три сотрудника трудятся неполный рабочий день, равный 5 часам.

В ноябре 2 из этих сотрудников отработали 21 рабочий день, а один – только 15 рабочих дней.

Определим общее количество человеко-дней:

5 / 8 х 21 х 2 + 5 / 8 х 15 х 1 = 26,25 + 9,375 = 36 чел/дней

Среднесписочная численность по этим сотрудникам за ноябрь составила:

36 / 21 = 1,71 чел.

Законодательная база

Законодательный акт Содержание
Письмо Минфина России №03-02-07/1/4390 от 04.02.2014 «О постановке на учет в налоговом органе, а также о представлении единой (упрощенной) декларации и сведений о среднесписочной численности работников вновь созданной организацией, не имеющей объектов налогообложения и наемных работников»
Статья 126 НК РФ «Непредставление налоговому органу сведений, необходимых для осуществления налогового контроля»
Статья 80 НК РФ «Налоговая декларация, расчеты»
Статья 15.6 КоАП РФ «Непредставление (несообщение) сведений, необходимых для осуществления налогового контроля»
Письмо Минфина России №03-02-07/1-38 от 14.02.2012 «По вопросу отчета головным офисом за свои филиалы»