Как заполнить справку о подтверждающих документах? Сроки предоставления, образец заполнения

Справка о подтверждающих документах (далее СПД) – инструмент, с помощью которого государство может проконтролировать выполнение валютного законодательства импортерами (экспортерами) товарно-материальных ценностей за рубеж.  Поскольку полномочиями контроля валютных сделок наделен ответственный банк, ЦБ разработал Инструкцию Банка России от 04.06.2012 N 138-И «О порядке представления …документов и информации…».

В каких ситуациях нужно сдать справку о подтверждающих документах?

СПД предоставляют в офис банка по факту выполнения (окончания/ диверсификации)обязанностей по международному соглашению, заключенному с зарубежным компаньоном, отличным от взаиморасчетов методом. Например:

  1. Уступка прав требования;
  2. Банковские комиссии;
  3. Экспорт или импорт ТМЦ;
  4. Оказание услуг и проч.

Важно! С 2015 г. обязанность предоставления СПД распространяется и на кредитные договоры.

Предоставлять СПД обязаны абсолютно все резиденты РФ, работающие на территории РФ, и осуществляющие услуги или экспортно-импортные операции:

  • ИП;
  • Компании;
  • Некоммерческие организации;
  • Самозанятое население (частные нотариусы, адвокаты и т.д.).

СПД не предоставляется при:

  • переуступке полномочий требования долга;
  • заполнении СПД банком, по заявлению клиента;
  • лизинге;
  • передаче собственности в аренду по соглашению сторон;
  • страховании;
  • оказании услуг связи.

То есть те соглашения, при которых не предусмотрена необходимость оформления паспорта сделки (далее ПС).При этом контрактом должны быть зафиксированы платежи через определенный временной промежуток.

Важно! В ситуациях, когда контрактом предусмотрены и фиксированные (не требующие предоставления справки о подтверждающих документах), и разовые платежи, СПД в отношении разовых операций необходимо предоставлять в обычном порядке.

Сроки предоставления справки о подтверждающих документах

Срок

Операция Документ
Не боле 15 банковских дней месяца, следующего за оформлением ТД Экспорт (импорт) ТМЦ Таможенная декларация (далее ТД)
Не позднее 15 банк. дней по окончании месяца оформления платежных документов (далее ПД) Ввоз (вывоз) ТМЦ без оформления ТД Любой документ, подтверждающий факт вывоза (ввоза) ТМЦ
Оказание услуг, выполнение работ Акт выполненных работ, счет-фактура, инвойс
Иное окончание (изменение обязательств)

Документы, подтверждающие факт исполнения обязательств

В день закрытия ПС или до 15 рабоч. дн. По факту исполнения нерезидентом своих обязанностей Уступка требования от резидента к нерезиденту

Договор, документ, подтверждающий факт исполнения обязанностей нерезидентом

15 рабоч. дн. По факту наступления изменений Корректировка СПД

Документы, которые подтверждают наличие изменений

В день принятия заявления о закрытии ПС

 

Уступка требований от резидента к резиденту

Договор

При отсутствии оснований или ошибочном оформлении ПС

Документ, подтверждающий отсутствие оснований оформления ПС

При закрытии ПС по иным основаниям

Документы, подтверждающие наличие таких оснований

Банк проверяет СПД в течение 3 рабочих дней после представления.

Какая ответственность за непредставление справки о подтверждающих документах?

Непредставление СПД считается неисполнением требований валютного законодательства, за которые ч.6 ст. 15.25 КоАП предусмотрены штрафные санкции.

Нарушение Должностное лицо (тыс. руб.) Юридическое лицо (тыс. руб.)
Некорректное заполнение или несоблюдение сроков хранения 4 – 5 40 – 50
 

Просрочка сдачи СПД в банк

До 10 дней 0,5 – 1 5 – 15
11 – 30 дней 2 – 3 20 – 30
31 день и более 4 – 5 40– 50

Алгоритм заполнения справки о подтверждающих документах

N п/п Поле Заполнение Примечание
1 Наименование банка Указывается полное название банковского доп. Офиса
2 Наименование резидента Полное или сокращенное название клиента
3 От Дата в стандартном формате: дата, месяц, год
4 По паспорту сделки N Указывается 18-значный номер ПС
5 Признак корректировки Символ * и цифровое обозначение уточненки. Например*2.

Не заполняется при формировании первичного бланка СПД

6 Гр. 1 N в порядке возрастания
7 Гр. 2 N подтверждающего документа (или «БН» при отсутствии номера)
8 Гр. 3 Дата подтверждающего документа
9 Гр. 4 Код вида документа См. П.5 прил. 5 Инструкции N138-И
10 Гр. 5 3-значный код валюты, в соответствии с классификатором клиринговых валют См. Подтверждающий документ
11 Гр. 6 Сумма согласно подтверждающему документу в валюте документа
12 Гр. 7 Код валюты Заполняется в случае, когда валюта контракта и валюта подтверждающего документа разные
13 Гр. 8 Сумма, пересчитанная в валюту контракта, а после в российский рубль
14 Гр. 9 Указывается кодовый признак, характеризующий операцию*
15 Гр. 10 Рассчитываемый срок выполнения обязательств Заполняется в случае если в Гр.9 указан код «2»
16 Гр. 11 Код страны местонахождения грузополучателя
17 Примечание Заполняется в случае наличия примечаний к подтверждающему документу
18 N строки N строчки, под которым числится подтверждающий документ
19 Содержание

 

Описывается примечание к дополняющему документу
20 Информация банка Дата принятия СПД В поле могут быть указаны дополнительные реквизиты на усмотрение банка

* В гр. 9. Указывается один из кодовых признаков операции:

1 – исполнение российским представителем условий контракта в счет полученной предоплаты;

2 –предоставление российским агентом отсрочки оплаты;

3 -исполнение нерезидентом условий международного соглашения в счет предоплаты;

4 –предоставление нерезидентом российскому представителю отсрочки оплаты.

Нюансы заполнения корректировки:

  • Поле «От» указывается дата заполнения первичного СПД, подлежащего уточнению;
  • В поле «Признак корректировки» указывается номер уточненки после символа *. Например, *5.
  • В гр.1 указывается номер строки, в которой прописаны реквизиты подтверждающего документа, подлежащего корректировке. При этом изменяются только ошибочные данные. Сведения, которые исправлять не нужно остаются в неизменном виде.
  • В поле «Примечание»необходимо указать данные документов, на основании которых вносятся изменения.

Корректирующую СПД необходимо сдать в банк на валютный контроль не позднее 15 дней после оформления изменяющих документов. Актуальный бланк и образец заполнения справки о подтверждающих документах можно скачать на нашем сайте.

Скачать справку о подтверждающих документах. Образец заполнения и бланк

Проверка справки подтверждающей документы банком

Банк
Проверяет Не проверяет
1.     Соответствуют ли сведения в СПД приложенным документам;

2.     Соблюдение требований Инструкции N 138-Ипо заполнению СПД.

Правильность заполнения гр.10 «Рассчитываемый срок». Однако в случае если срок будет указан позже завершения обязательств по контракту, специалист валютного контроля может выдвинуть требование о смене ПС.

В случае принятия СПД банк в течение 2 банковских дней направляет клиенту заверенные печатью бумажные справки. При электронном документообороте – дату принятия и ЭЦП ответственного сотрудника.

В случае отказа в принятии СПД банк возвращает все бумаги клиенту с указанием причины отказа и датой принятия решения. При электронном документообороте адресату направляется письмо с разъяснением причин.

Возможные ошибки из-за которых банк принимает решение не принимать СПД:

  1. СПД заполнена с нарушением норм Инструкции 138-И;
  2. Несоответствие сведений в СПД и приложенных документах;
  3. В случае предоставления клиентом неполного пакета документов.

Справка о подтверждающих документах: 3 примеры составления

Пример №1.

ООО «Витал» оказывает услуги иностранному клиенту.01. 04.2016 г. Был выставлен акт выполненных работ на сумму 3 463,8 евро. Согласно контракту нерезидент оплатит всю сумму не позднее 31.05.2016 г. Табличную часть СПД нужно заполнить так:

п/п

Подтверждающий документ Код вида

подтверждающего документа

Сумма поподтверждающему документу Признак поставки Ожидаемый срок Код

страны грузоотпра- вителя (грузопо- лучателя)

в единицах валюты документа в единицах валюты контракта

(кредитного договора)

дата кодвалюты сумма кодвалюты сумма
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
1  359  01.04.2016  04 — 3 978  3 463,8  2 31.05.2016

Пример №2

ООО «Альтернатива» заключило контракт о поставке товара в Германию на сумму 193 633 доллара. Немецкий покупатель осуществил предоплату в размере 40% — 77 453,2 долл. Остаток суммы – 116 179,8 долл. будет перечислен по факту поставки ТМЦ. Ожидаемая дата 19.07.2016г. ТД была оформлена таможней 04.05.2016г.

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
1 433  04.05.2016  01 — 3 840 193 633 / 77 453,2  2 19.07.2016

Пример №3.

Рекламное агентство Великобритании оказало услуги ООО «Альфа» по размещению рекламного продукта в сумме 15 355 фунтов стерлингов. Табличная часть СПД заполняется следующим образом:

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
1 133-Sw  04.07.2016 04 -4 826 15 355  4

Ответы на актуальные вопросы 

Вопрос №1. В каком виде СПД предоставляется в банк?

Ответ. СПД предоставляется на бумажном носителе в 1 экземпляре именно в то отделение банка, которое осуществляет валютный контроль и где оформлен ПС.Все бланки должны быть заверены печатью и подписью уполномоченного представителя клиента.

Основная масса банков сегодня подключена к онлайн банкингу и данную справку принимают в электронном виде, заверенную электронно-цифровой подписью. При этом нет необходимости заверять документы перед сканированием.

Вопрос #2.

Может ли банк заполнить СПД самостоятельно?

Ответ Да. Банк имеет право заполнения бланка СПД по заявлению клиента.Данная услуга должна быть предусмотрена договором банковского счета.

Вопрос #3. Как рассчитать ожидаемую дату, при оказании услуг иностранному контрагенту с датой выполнения 01.07.2016?

Ответ. К дате 01.07.2016 необходимо прибавить примерное количество дней, необходимых на оформление всей документации согласно деловому документообороту. При этом такая дата не должна превышать даты исполнения обязательств, указанных в контракте.

Вопрос #4.  Нужно ли оформлять СПД на суммы комиссий банков, если их оплата ложится на плечи резидента согласно контракту?

Ответ. Да. В случае поступления на расчетный счет клиента денежных средств за минусом комиссий банков– корреспондентов при условии указания данных расходов в международном соглашении, то такой способ считается отличным от платежа. На данные суммы необходимо составить СПД. При этом подтверждающим документом может выступать СВИФТ (межбанковское сообщение), в котором указаны суммы комиссий. При заполнении СПДв поле «Примечание» необходимо прописать, что в соответствии с п. таким-то контракта, сумма комиссий оплачивается за счет российской стороны.

Однако, если комиссия взимается с резидента, а контрактом она не предусмотрена, это будет считаться нарушением валютного законодательства.

Вопрос #5. Если международные операции совершает филиал, как заполнить поле «Наименование резидента»?

Ответ. В поле «Наименование резидента» указывается название филиала. Например, «Филиал «Олимпийский» ООО «ИнертГарант».При этом допускается использование международных сокращений.

Вопрос #6. ООО «Меркурий» осуществило в Белоруссию поставку ТМЦ. В качестве подтверждающего документа к СПД была приложена накладная по форме ТОРГ-12, за подписью продавца. Однако банк отказал в принятии пакета бумаг. Правомерны ли его действия?

Ответ. Да. Согласно п. 9.1 Инструкции 138-И резидент имеет право предоставить коммерческие документы в качестве подтверждения факта поставки, в том числе и первичку, к которой относится и ТОРГ-12.

Согласно п.6 ч.2 ст.9 закона N 402-ФЗ обязательным к заполнению реквизитом является поле «Подписи сторон». Поэтому отсутствие подписей уполномоченных лиц одной из сторон договора, документ считается недействительным.

Вопрос #7. Может ли в качестве подтверждающего документа выступать инвойс иностранного продавца?

Ответ. Нет.Согласно ст. 506 ГК РФ продавец обязан передать вместе с товаром сопроводительную документацию. Инвойс – это счет на предоплату, который не является доказательством и не отражает факт поставки товара. Такого же мнения придерживаются и суды (Постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 28.09.2010 г. По делу N А-53-9818/2009).