Список обязательных кадровых документов на предприятии

Все юридические лица и предприниматели, нанявшие хотя бы одного сотрудника, обязаны вести кадровый учет. В данной статье мы рассмотрим понятие кадрового учета, составим список необходимых кадровых документов и узнаем как упростить кадровый учет на микро предприятиях.

Законодательное регулирование вопроса

Законодательное регулирование вопроса осуществляется Трудовым и налоговым кодексами, а также Положениями Правительства и Госкомстата. Подробнее о статьях кодекса и положениях, прописывающих обязательное наличие того или иного документа мы расскажем далее в статье.

По каждой операции — свой обязательный документ

Перечень кадровых документов, которые должны иметься на предприятии включает в себя документы, описывающие следующие хозяйственные операции:

  • Прием сотрудника на работу;
  • Уход в отпуск;
  • Кадровое перемещение;
  • Уход на больничный;
  • Увольнение;
  • Текущая деятельность предприятия.

Рассмотрим список документов, обязательных к оформлению, по каждой ситуации.

Читайте также статью ⇒ Типовой трудовой договор для микропредприятий.

★ Книга-бестселлер "Бухучет с нуля" для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Прием сотрудника — оформляем все документы

При приеме на работу нового человека оформляется самое большое количество документов для кадрового учета. Список документов и регламентирующий обязанность составления законодательный акт указаны в таблице.

Документ Нормативный акт
1. Трудовой договор — оформляется при каждом приеме, содержит основные понятия и принципы взаимодействия работодателя и сотрудника. Подписывается обеими сторонами. Трудовой кодекс РФ — статьи  шестьдесят седьмая, пятьдесят шестая, шестнадцатая (67, 56, 16)
2. Приказ о приеме на работу составляется работодателем, указывает на дату приема, номер трудового договора, подразделение, в которое принимается человек. Подписывается и работодателем, и сотрудником. Оформляется в течение трех дней с момента начала работы. Трудовой кодекс — статья шестьдесят восьмая (68)
3. Личная карточка — оформляется по документам сотрудника и исходя из его слов. Постановление номер один Госкомстата от5 января 2004 года
4. Согласие на обработку персональных данных сотрудника. Подписывается работником. Трудовой кодекс — статья восемьдесят шестая (86)
5. Трудовая книжка работника — заполняется имеющаяся у сотрудника или оформляется новая при отсутствии таковой у работника. Трудовой кодекс — статья шестьдесят шестая (66)

При приеме на работу сотрудник должен ознакомится с Правилами трудового распорядка на предприятии и поставить свою подпись в ознакомлении.

Отправляем сотрудника в отпуск

Если сотрудник уходит в отпуск, ему необходимо написать заявление на отпуск за 14 календарных дней до его начала. К обязательным документам, оформляемым при уходе работника в отпуск относятся следующие документы:

  1. Заявление работника — пишется сотрудником в произвольной форме;
  2. Приказ руководителя предприятия или индивидуального предпринимателя на отпуск — составляется по унифицированной форме Т-6, которую можно скачать здесь:
  1. Записка-расчет о размере отпуска по форме Т-60.

На основании данных документов бухгалтер рассчитывает и выплачивает отпускные для работника. Выплата должна быть произведена не позднее, чем за три дня до начала отпуска.

Кадровое перемещение

Если сотрудника нужно перевести в другое подразделение, поменять ему должность или изменить размер заработанной платы, то на любое из этих действий нужно оформить Приказ на кадровое перемещение и Дополнительное соглашение к трудовому договору. И приказ, и дополнительное соглашение должны быть подписаны обеими сторонами трудового договора. Приказ составляется в одном экземпляре, дополнительное соглашение — в двух (один — для работника, другой — для работодателя).

Больничный

При уходе сотрудника на больничный необходимо оформить справку-расчет больничного пособия в произвольной форме и заполнить листок нетрудоспособности, которые предоставил сотрудник. Выплатить больничное пособие нужно в ближайшую выплату заработанной платы ил аванса сотруднику.

Читайте также статью ⇒ Срочный трудовой договор: больничный, отпуск

Увольнение работника

При увольнении работника есть целый перечень документов, которые нужно выдать работнику на руки:

  1. Трудовая книга работника;
  2. Справка о сумме заработка за предыдущие два года и текущий год;
  3. Справку 2-НДФЛ за текущий год;
  4. Выписку из отчета СЗВ-Стаж.

Помимо обязательных документов для сотрудника на предприятии должны быть оформлены следующие документы:

  • Приказ об увольнении;
  • Заявление на увольнение от сотрудника.

Остальные кадровые документы

Помимо описанных выше документов на предприятии должны быть оформлены и другие, которые регламентируют текущую деятельность юр.лица или ИП. Это такие документы, как:

  • Правила внутреннего трудового распорядка — обязанность вводится статьей 68 ТК РФ. При приеме каждый работник под роспись должен ознакомиться с данным документом.
  • Табели учета рабочего времени — составляются на каждый месяц.
  • Штатное расписание — указывает на количество штатных единиц сотрудников по должностям.
  • График отпусков на всех сотрудников — устанавливается статьей 123 ТК РФ и регламентирует порядок ухода сотрудников в ежегодные оплачиваемые отпуска.
  • Положение о персональных данных — вводится статьей 86 Трудового кодекса и определяет правила работы с персональными данными сотрудников.
  • Положение об охране труда на предприятии и журнал прохождения первичного, вводного инструктажа.

Все эти документы должны быть на предприятии и их отсутствие может повлечь наложение штрафа на руководителя и на предприятие в целом.

Типовая форма договора заменяет некоторые кадровые документы

Если микропредприятие применяет типовую форму трудового договора, то согласно статье 309.2 ТК РФ они могут отказаться от оформления некоторых кадровых документов, в частности они могут не оформлять:

  • Правила внутреннего трудового распорядка;
  • Положение об оплате труда;
  • График сменности;
  • Положение о выдаче премий и другие документы.

Таким образом, применений в деятельности типовой формы существенно облегчает ведение кадрового учета на предприятии.

Выводы

На каждом предприятии должны хранится документы по кадровому учета в полном объеме. Индивидуальный предприниматель, нанявший сотрудников должен оформлять все кадровые документы в полном объеме.

Вы можете получить ответ на свой вопрос позвонив по номерам ⇓

Консультация бесплатная

Москва, Московская область звоните: +7(499) 703-47-98

Звонок в один клик

Санкт-Петербург, Ленинградская область звоните: +7(812) 309-13-76

Звонок в один клик