Составление сметы доходов и расходов некоммерческой организации + образец заполнения

Смета выручки и затрат (называемая также финансовым планом) в организациях, не занимающихся коммерческой деятельностью, формируется с целью планирования бюджета на будущий период времени. Её составление является обязательным, если руководство заинтересовано в бесперебойном нормальном функционировании предприятия. В статье расскажем, как составляется смета доходов и расходов некоммерческой организации + образец заполнения, ответим на часто задаваемые вопросы.

Некоммерческая организация — что это такое?

Некоммерческой признаётся зарегистрированная в установленном порядке организация, которая создавалась не для того, чтобы зарабатывать деньги от реализации результатов своей основной деятельности, а затем распределять выручку между участниками. Предпринимательство позволяется лишь тогда, когда его осуществление служит скорейшему достижению прямых целей предприятия. В качестве примера некоммерческой деятельности можно привести работу в сфере культуры и религии. Это может быть также образовательная, оздоровительная, спортивная направленность. Читайте также статью: → «Особенности разных видов НКО, их различия и цели создания».

Финансы в некоммерческой фирме

Несмотря на то, что некоммерческое предприятие не имеет доходов, финансы ему всё же потребуются:

  • для поддержания работы,
  • на аренду помещений,
  • для оплаты труда управляющих,
  • на хозяйственные нужды,
  • для реализации проектов и т.д.

Источниками средств могут быть:

  • вступительные взносы участников,
  • подарки,
  • гранты,
  • проценты от денежных вкладов,
  • благотворительные взносы.

Что такое смета, зачем она нужна

Сметой называется план доходов и затрат на определённый отрезок времени. В смете должны быть отражены любые моменты, предполагающие движение денег. Формирование документа проводится на основании потребностей конкретного предприятия и содержит сведения обо всей фирме или только о конкретном проекте. В основе сметы лежат бухгалтерские данные, однако она считается приблизительным документом. Точность внесённых цифр зависит от того, насколько грамотно и полно учтены наработки, потребности компании, планы, опыт прошлых лет.

Необходимость формирования сметы объясняется тем, что затраты некоммерческих фирм требуется обосновывать — нужно доказать, что поступившие деньги были направлены именно на целевые нужды. Подтверждения необходимы, потому что подобные предприятия функционируют за счёт безвозмездных вложений населения и иногда коммерческих компаний. Читайте также статью: → «Особенности бухгалтерского и налогового учета в некоммерческой организации».

Кто занимается составлением сметы

Тот факт, что предприятие является некоммерческим, не влияет на порядок составления смет — их формированием занимается бухгалтер или должностное лицо, взявшее на себя его обязанности (директор, к примеру), как и в коммерческой компании. Кто бы не был назначен ответственным за работу над сметой, готовый документ непременно передаётся главному управляющему лицу фирмы — он должен одобрить бумагу и подписать её или сделать замечания и вернуть на доработку.

Личной подписи руководства обычно достаточно, однако если во внутренних нормативах предприятия прописано заверение документов печатью организации, на смете должен быть и оттиск печати.

Как составить смету в НКО

Смета делится на доходную и расходную части. Документ может быть подробным или кратким — разрешается рассматривать каждую статью затрат в отдельности или только по группам. Смета доходов и расходов отражает планы на конкретный срок (как правило, квартал, 6 или 12 месяцев) и содержит список статей денежных поступлений и затрат, стандартный для данной фирмы. Необходимо также предусмотреть отдельную строку для расходов, которые не планируются, но могут иметь место.

Для того, чтобы грамотно составить смету некоммерческого предприятия, нужно придерживаться обозначенных ниже рекомендаций, при этом обращая внимание на особенности конкретной фирмы:

  1. Унифицированной формы и строгих требований к сметам некоммерческих фирм не существует. Желательно во внутреннем акте компании закрепить её шаблон, это значительно ускорит процесс составления документа.
  2. Позволено вносить записи от руки или машинописным способом.
  3. Смета по структуре делится на 3 части: «шапку» (введение), основной раздел (зачастую делается в табличном виде), заключение (выводы).
  4. Для документа берутся листы любого удобного размера. Если потребовалось более одного листа, все страницы прошнуровываются (фиксация скрепками не приветствуется), на последней из них проставляется число скреплённых листов и ставится подпись оформителя и руководства.
  5. Документ, который был утверждён, по правилам не должен корректироваться, но когда учётная политика фирмы предполагает возможность внесения правок, исправления разрешаются (в рамках отчётного периода).

К документу можно приложить расчёты, исходя из которых были прописаны суммы средств, но это не обязательное требование.

Как утвердить смету, кто утверждает смету

Смета должна быть одобрена и утверждена высшим органом управления или коллегиальным выборным органов, который действует на постоянной основе. Второму данное право даётся на основании положений Устава предприятия. Порядок утверждения документа зависит от формы создания компании.

Форма создания НКО Кто утверждает смету
Унитарные
Фонд Правление
Автономная некоммерческая организация Наблюдательный совет
Религиозная организация Уполномоченный на утверждение орган прописывается в положении Устава
Корпоративные
Потребительский кооператив Общее собрание участников
Общественная организация
Общественное объединение
Ассоциация
Союз
Товарищество собственников недвижимости
Казачье общество
Община коренных малочисленных народов РФ
Адвокатская палата
Коллегия адвокатов, адвокатское бюро или юридическая консультация

На какое время составляется смета

По данному вопросу указаний в законодательстве также нет. Смета может составляться на календарный год и разбиваться на кварталы или месяцы. Разбивать не обязательно, можно внести данные на 12 месяцев, не конкретизируя, к какому периоду относятся расчёты. Документ можно сформировать и на несколько лет, а затем выделить статьи по годам. Смета составляется не «для галочки» — директор и финансовые руководители фирмы обязаны организовывать деятельность, максимально приближая показатели к тем, что указаны в смете.

По завершении отчётного периода ответственное лицо анализирует, насколько задуманное и запланированное осуществилось, и соответствуют ли цифры расчётам в смете. Результаты анализа фиксируются в акте, также в нём прописываются фактически понесённые расходы и объёмы денежных поступлений. Анализ необходим, и игнорировать его проведение нельзя — сравнение планов и реальных показателей помогает оценивать отклонения и недочёты в планировании бюджета фирмы, а также исключить недостатки при формировании сметы в будущем.

Образец заполнения сметы

Рассмотрим, как правильно заполнить бланк сметы. «Шапка» листа содержит в себе:

  • полное наименование некоммерческого предприятия,
  • день формирования документа,
  • срок, на который она составлена.

Основная (табличная) часть включает:

  • сумму оставшихся с предшествующего отчётного периода денежных средств;
  • в порядке очереди указываются статьи денежных поступлений с учётом особенностей деятельности данной фирмы (напротив статей проставляются приблизительные суммы);
  • по той же схеме записываются затраты компании;
  • рассчитывается итог.

Законодательные акты по теме

Рекомендуется изучить следующий документ:

Статья Название
п. 3 ст. 29 Федерального закона от 12.01.1996 № 7-ФЗ О праве постоянно действующего коллегиального выборного органа некоммерческой организации (на основании устава) и высшего органа управления утверждать смету доходов и расходов

Типичные ошибки при составлении

Ошибка №1. Некоммерческая фирма не составляет смету финансовых поступлений и затрат, поскольку расчёты никогда не сходятся с фактическими показателями.

Смета должна составляться в любом случае, и каждый раз при несовпадении планируемых и фактических показателей нужно проводить анализ причин такого явления — таким образом можно со временем максимально приближать ожидаемые результаты к действительным.

Ошибка №2. В смету доходов и расходов НКО были внесены поправки по завершении отчётного периода, в котором она составлялась.

Вносить корректировки в смету доходов и затрат НКО возможно только в границах отчётного периода, и если возможность исправлений данных зафиксирована во внутренних нормативных актах. Читайте также статью: → «Особенности ведения бухгалтерского учета в церкви».

Ответы на распространённые вопросы

Вопрос №1. Что делать, если руководство некоммерческой фирмы видит большую разницу между запланированными в смете данными и реальными показателями деятельности предприятия?

В таком случае следует изменить смету. Делать это можно столько раз, сколько прикажет руководство, поскольку в случае с большим несовпадением планируемых и фактических показателей фирму могут обвинить в нецелевом использовании денег.

Вопрос №2. Кто должен утвердить новую смету, которую откорректировали сразу, как стала видна значительная разница между расчётами в документе и реальными затратами некоммерческой организации?

Смета доходов и затрат в случае её изменения заверяется тем же управленческим органом, что подписывал первый вариант документа.