Счет-фактура на авансовый платеж

При операциях, связанных с куплей – продажей товаров или услуг, происходит постоянное движение денежных средств. Условия при сделках, касающихся продаж, разные. Кто – то из предпринимателей прописывает в договоре, что оплата производится уже после поставки или оказания услуг, а кто – то требует обязательной предоплаты. В любом случае фигурирует такой документ, как счет – фактура. Его предоставляют как по факту отгрузки, так и по факту получения авансового платежа.

Счет – фактура – документ первичного учета

Все, кто работает на общей системе налогообложения, ежедневно сталкивается с большим объемом первички. Но, наверно, самым главным документом среди них является счет – фактура.

Это документ, утвержденный на законодательном уровне, имеет строго определенную форму.

Счет – фактура служит для подтверждения произведенной отгрузки или оказанных услуг, а также отражения их стоимости. В документе прописано не только количество товаров или услуг, их стоимость, но и величина НДС. Именно поэтому счет – фактура является самым главным документом, подтверждающим величину налога, и его так любят запрашивать налоговые органы при проведении проверок.

Счета – фактуры принимаются к учету как продавцом, так и покупателем товара (работ, услуг). Однако формирует документ только продавец.

Виды счетов — фактур и случаи их применения

Существует несколько разновидностей счетов – фактур, которые применяются в разных ситуациях любыми организациями и предпринимателями, применяющими ОСНО.

Авансовый счет – фактура является важным инструментом во взаимоотношениях между продавцом и покупателем. Формирование счета – фактуры со стороны продавца является обязанностью, а покупатель регистрирует такой документ только по своему желанию. Авансовый счет – фактура позволяет покупателю снизить сумму НДС в отчетном квартале.

У авансового документа всего 2 главных отличия от обычного документа:

1. В поле «Ставка налога» указывается расчетная ставка налога 20/120 или 10/110
2. Требования к оформлению не так строги, как к счету – фактуре на отгрузку. Это связано с тем, что продавец может не располагать полной информацией на момент выписки документа на аванс

Сроки оформления авансового документа

Для начала нужно сказать, что счета – фактуры оформляются в двух экземплярах: один экземпляр остается у продавца, второй передается покупателю.

Срок оформления документа на аванс не отличается от обычного. Законодательно установлено, что все счета – фактуры должны быть сформированы в течение 5 дней с момента отгрузки товара или оказания услуги. Авансовый документ оформляется в течение 5 дней с момента совершения предоплаты.

Когда счет – фактура на предоплату не оформляется

Все налогоплательщики, работающие с НДС, четко знают, что каждая продажа или предоплата оформляется соответствующими документами. За нарушение сроков предоставления покупателю документов контролирующие органы наказывают рублем.

Однако существует ряд случаев, когда документ на предоплату выписывать не нужно и это не будет являться нарушением установленного порядка.

Самым очевидным случаем является ситуация, когда налогоплательщик освобожден от перечисления НДС в бюджет. Получается, что если налогоплательщик не работает с НДС, то и выставлять авансовые счета – фактуры смысла нет. То же самое касается товаров или услуг, которые не облагаются налогом.

Второй случай, когда документ на предоплату не выставляется – это применение налогоплательщиком ставки налога 0%.

И последний момент. Авансовый счет – фактура не формируется, если у товара длительный срок производства и составляет больше полугода.

Заполнение верхней части счета – фактуры на аванс

Требования, которые предъявляются к документу, определены в статье 169 НК РФ.

Верхняя часть (или шапка) авансового документа содержит сведения о покупателе и продавце.

В форме документа должны быть указаны следующие сведения:

• Дата и номер документа. Обычно счет – фактура формируется той датой, когда была произведена предоплата. По поводу нумерации таких документов шли споры – должна ли быть нумерация по порядку, либо можно обозначать номера документов отдельным порядком. Как бы то ни было, но удобнее присваивать авансовым счетам – фактурам свои особенные номера. Стоит сказать, что даже в учетной программе такие документы нумеруются не по порядку, а имеют обособленные номера
• Далее следует указать сведения о продавце и покупателе. Заполняем их название, адреса, ИНН и КПП. В случае аванса строки грузоотправитель и грузополучатель не заполняются
• В следующей строке проставляем номер и дату платежного поручения, по которому был перечислен аванс
• Последнее, что нужно заполнить в шапке документа – это наименование валюты, в которой производится расчет, а также ее код. Как правило, расчеты проводятся в рублях

Далее переходим к заполнению табличной части формы.

Заполнение табличной части документа

В отличие от счета – фактуры на отгрузку, в авансовом документе в табличной части заполняется всего несколько граф. Смысл этого документа в том, чтобы показать, за что конкретно пришли деньги и какова величина налога НДС.

Поэтому необходимо заполнить графу с названием товара или услуги. Запись нужно внести в соответствии с наименованием, указанным в договоре.

Далее нужно указать какая ставка налога применяется. Поскольку в авансовом документе применяется расчетная ставка, то нужно проставить в соответствующей графе либо 20/120, либо 10/110.

Следующая строка содержит сумму НДС, которая вычислена по расчетной ставке. Сумма налога выражается в рублях и копейках, с двумя знаками после запятой. Округления в данном случае не производится.

И последнее, что нужно указать в табличной части документа – это, собственно, сама величина предоплаты. Она так же, как и сумма НДС, выражается в рублях и копейках.

После табличной части в обязательном порядке необходимо проставить должности и подписи тех, кто заверяет документ. В организации это делает главный бухгалтер и руководитель организации. Индивидуальный предприниматель ставит свою подпись чуть ниже, а также проставляет данные о государственной регистрации.

Отражение счета – фактуры на аванс в учете

Итак, что же происходит, когда поставщику поступил аванс.

Когда получена сумма предоплаты, поставщик формирует для покупателя счет – фактуру на аванс. Создание такого документа входит в обязанности поставщика, независимо от того, будет ли он учтен у покупателя.

С суммы, отраженной в таком счете – фактуре, продавец заплатит НДС, однако по факту совершения сделки величина такого НДС будет принята к вычету.

Покупатель, напротив, получает вычет на сумму авансового НДС сразу после получения документа.

Поскольку авансовый документ регулирует величину налога для перечисления в бюджет, он отражается в книгах покупок и продаж. Причем, когда аванс перечислен, он отражается у продавца в книге продаж, а у покупателя в книге покупок. После проведения сделки, по факту получения продукции или оказания услуги, у продавца такой документ перемещается в книгу покупок, а у покупателя – в книгу продаж. Таким образом, ни у продавца, ни у покупателя не происходит задвоения НДС при получении стандартных отгрузочных документов.

Таким образом, можно сказать, что при взаимоотношениях продавца с покупателем первичные документы играют важную роль. Самым нужным документом при осуществлении продаж является счет – фактура. Он является подтверждением факта совершения той или иной операции и позволяет покупателю уменьшить его налог. Счета – фактуры оформляются и при получении продавцом предоплаты, в этом случае покупатель также может претендовать на вычет по налогу. В счет – фактуру по предоплате заполняется меньшее количество информации, поскольку продавец на момент его составления может не владеть всем объемом данных, да они в таком документе и не нужны.  Кроме того, такой счет — фактура содержит не обычную, а расчетную ставку налога. Срок формирования такого документа ничем не отличается от обычного.