Порядок ревизии денежных средств и ценностей: отчетность, сроки, проводки

Денежные средства и ценности были и остаются высоколиквидными и подвижными активами. Поэтому они наиболее привлекательные для осуществления различного рода проступков и краж. В статье расскажем, как проходит ревизия денежных средств и ценностей, опишем порядок и особенности проведения их учета.

Особенности ревизии: содержание и цели

Проверке подлежат такие операции организации:

  1. Кассовые.
  2. Банковские.
  3. Валютные.

Цель, преследуемая при проверке – изучить, насколько законно, достоверно, целесообразно совершаются операции в кассе и на счетах предприятия. В зависимости от объекта ревизии, в какой составной оборота денег она проводится, цели конкретизируются. Уточняются и документы – источники проверки.

Ревизия кассы: правила, этапы

Ревизия начинается с проверки кассы. Ее проводят либо планово, либо тогда, когда:

  • происходит смена материально ответственного лица – кассира;
  • в кассе обнаружены кражи денег или ценных бумаг;
  • организация реорганизована или подлежит ликвидации;
  • необходимо формировать годовую финансовую отчетность;
  • возникло чрезвычайное происшествие.

Ревизия состоит из двух этапов:

  1. Пересчет наличности, иных ценностей в кассе, сопоставление результатов с документальными данными.
  2. Контроль над тем, как соблюдается кассовая дисциплина. Читайте также статью: → «Кассовая дисциплина: порядок, нарушения, штрафы».

Главные задачи ревизии состоят в том, чтобы проверить:

  1. Насколько правильно хранится наличность и иные ценности.
  2. Соблюдаются ли правила составления документов по движению денег в кассе и из нее.
  3. Как хранятся чековые книжки и их корешки.
  4. Сроки оприходования наличности, полученной из банка и от физических лиц.
  5. Используются ли деньги по назначению.

Важно! Операции, связанные с движением денег, инспектируются, как правило, всплошную.

Результаты ревизии можно оформить по стандартной форме или произвольно. Например:

___ООО «Магнолия»______

(организация, учреждение)

АКТ РЕВИЗИИ

 наличности в кассе

«19» декабря 2016 г.

Согласно приказу от «16» декабря 2016 г. N 55 по состоянию на «19» декабря 2016 г. осуществлена ревизия наличных средств в кассе.

Ревизией установлено (руб.):

  1. Наличные деньги 150 000
  2. Трудовые книжки 23 900
  3. Акции 55 680
  4. Бланки документов строгой отчетности 15 200

Итого фактическое наличие:          двести сорок четыре тысячи семьсот восемьдесят руб.

По данным учета 242 780 руб.

За результатами ревизии установлена недостача в сумме 2000 руб.

Номера кассовых ордеров (последние):

приходный №. 32, расходный № 39

Председатель ревизионной комиссии                  и.о. главного бухгалтера Мирова Е.А.

Члены комиссии:

менеджер                                                                  Кур И.Р.

маркетолог                                                               Резак О.Л.

Кассир                                                                        Скорина Е. М.

19 .12. 2016

Далее кассиру следует объяснить причину наличия недостачи 2000 руб. Скорее всего, руководитель примет решение о возврате суммы через вычет ее из зарплаты кассира.

Ревизия операций по расчетному счету

Проверку необходимо проводить в такой последовательности:

  1. Изучаются банковские выписки. Визуально рассматривается, насколько правильно и полно они составлены. Не пропускается ни один документ, который к ним приложен.
  2. Проверяется подлинность проведенных через банк операций.
  3. Рассматривается порядок учета, насколько корректно ведутся счета, отражающие движение денег.

Прежде всего, ревизор сверяет остатки, обозначенные в банковских выписках, с теми суммами, которые отмечены в учетных документах. При обнаружении нестыковки сразу же устанавливаются причины расхождений. Не менее важно проверить наличие всех банковских выписок. Это можно установить по их номерам. Сверяются записи: дебет счета 51 и кредит по счетам 90, 62, 76.

Особо внимательно ревизор рассматривает такие моменты:

  1. Насколько своевременно и полно приходуются в кассу предприятия деньги, поступившие из счета в банке.
  2. Правильно ли перечисляются средства поставщикам и иным кредиторам. Проверяется наличие подтверждающих документов:
  • договоров;
  • актов сдачи-приема;
  • накладных на товары.

Проводится проверка:

  1. Встречная, помогающая выявить возможные злоупотребления, связанные с присвоением купленных товаров вместо того, чтобы их оприходовать.
  2. Сплошная – проверяются операции по уплате штрафов, неустоек, пени.

Ревизия финансовых средств в пути

Средствами в пути именуют денежные средства, теоретически принадлежащие предприятию, но еще не поступившие на его расчетный счет. Ревизору следует уточнить, есть ли основания для тех записей, которые сделаны бухгалтером. Учет указанных средств осуществляется на счете 57 под названием «Переводы в пути». Читайте также статью: → «Счет 57: переводы в пути. Пример, проводки».

Цели ревизии денег, которые находятся в пути, таковы:

  1. Проверка того, существуют ли они в действительности.
  2. Выявление сумм, по которым сроки зачисления на счет ревизуемого объекта уже прошли, или не истекли, но никаких мер по их получению не производится.
  3. Фиксация недостач, которые могут прятаться на счете 57.

Ревизия проводится сплошным способом. Последовательность ревизии:

  1. Изучается каждый первичный документ, ставший основой записей по счету 57. Проверяется, насколько все обоснованно и в пределах закона.
  2. Сверка кредита сч. 57 с дебетом счетов, отражающих движение оборотных средств. Выявление возможных махинаций.
  3. Устанавливается, насколько долго находится перевод в пути. Особенное внимание уделяется тем из них, у которых истекли сроки зачисления на счет, неизвестно их местонахождение.
  4. Фиксируются нарушения: неправильное списание просроченной задолженности, сокрытие выручки, которая поступила в виде наличных, но отнесена фиктивно на расчетный счет.
  5. Установление суммы ущерба, причиненного предприятию выявленными нарушениями, и насколько они исказили данные баланса и финансовой отчетности.

Необходимо не только зафиксировать нарушения, но и выявить, кто виновник, и цели, которые тот преследовал.

Фиксация ошибок, ответственность за нарушения

Некорректность данных состоит в том, что их величина в отчетности либо завышена, либо занижена по сравнению с реальной цифрой. Завышение может произойти из-за:

  • ошибок в учете;
  • присвоения, мошенничества, кражи.

Занижение суммы возможно по причине:

  • ошибок;
  • наличия неучтенной денежной массы.

Проводя ревизию кассы, можно обнаружить как недостачу, так и излишек ценностей. Подобные ситуации документируются:

  1. Ревизионная комиссия составляет акт, в котором указывается сумма нарушений и при каких обстоятельствах они возникли.
  2. Кассир предоставляет объяснение.

Акт распечатывается минимум в 2-х экземплярах. Один отправляется в бухгалтерию, а второй – передается кассиру.

В случае наличия излишков выявленные в кассе нарушения оформляются такими учетными записями:

Счета Комментарий
Дт Кт Установленные излишки приходуются в прочие доходы
50 91 (1)

Недостачи оформляются так:

Счета Комментарий
Дт Кт
94 50 Недостачи и потери от порчи ценностей
73 (2) 94 Когда определен виновник недостачи или кражи, ее сумма списывается на него

Недостачи отражаются с применением счетов 73, 73 (2), 94. Читайте также статью: → «Счет 94: Недостачи и потери от порчи ценностей. Пример, проводки». Используется также сч. 70 для фиксации удержаний из зарплаты виновников:

Дт 70              Кт 73 (2)                    удержана из зарплаты недостача.

Важно! Размер удержаний не должен превышать 20% от «чистой зарплаты» (после удержаний налогов).

Кража наличных из кассы отражается такими проводками:

Счета Комментарий
Дт Кт
94 50 Отражение в учете недостачи вследствие кражи
76 94 Сформирована задолженность виновника кражи (к примеру, на основании решения суда)
50 76 Виновник внес похищенную сумму в кассу предприятия

Сроки проведения ревизии

В основном ревизия проводится по заранее составленному плану. Но бывает и внеплановая проверка. Особенности и отличия ревизий описаны в таблице:

Виды ревизии Когда проводится Особенности Причины
Плановая Касса – ежемесячно или раз в три месяца или полугодие.

Остальные объекты:

  • производственная сфера – раз в год;
  • внепроизводственная – не реже, чем дважды в год
Сроки установлены заранее и не являются секретом Обязательный финансовый контроль
Внеплановая При возникновении необходимости Ревизия кассы – без предупреждения Настороженность руководителя.

Подозрение в злоупотреблении сотрудников.

Поступление информации извне, которую следует проверить

Ревизор, прибывший на предприятие извне, удостоверяет свои полномочия документально.

Порядок проведения ревизии

Этапы проверки:

Этапы Содержание
1.      Подготовка Сбор информации:

  • ознакомление с результатами последней проверки;
  • обозначение перечня необходимых первичных документов;
  • набросок плана ревизии
2.      Непосредственное проведение Визуальный осмотр документов и их сплошная проверка
3.      Оформление результатов Формирование акта
4.      Внедрение результатов Небольшие нарушения устраняются по ходу ревизии или сразу после ее окончания.

На предприятии формируются предложения, помогающие ликвидировать недостатки. Руководитель делает соответствующие распоряжения.

Определяется уровень ответственности виновных

5.      Контроль со стороны руководителя над выполнением решений, которые были приняты за результатами проверки Проводится в рабочем порядке

Руководитель вправе провести внезапную проверку, помогающую определить, насколько эффективно работают его подчиненные над ликвидацией выявленных недостатков.

Оформление акта ревизии

Итоговый документ состоит из несколько составных:

Составные акта Содержание
1.      Вступительная
  • полная информация об организации (наименование, реквизиты);
  • фамилии участников – должностных лиц (кассира, бухгалтера);
  • вид ревизии и мотивы;
  • сроки, сведения о ревизорах
2.      Описательная Данные о фактах и действиях, содержащих нарушение ведения учета и формирования отчетности.

Каждое нарушение детально описывается. Дается ссылка на статьи и пункты попранных законодательных актов и нормативных документов

3.      Результативная Выводы, содержащие обобщение результатов.

Предложения, помогающие ликвидировать нарушения

Записи в акте излагаются только на основе полностью проверенных фактов.

Приказ на проведение внутренней ревизии можно составить так:

ООО «Магнолия»

ПРИКАЗ

16 декабря 2016 г                                                                                                   № 55

Екатеринбург

О проведении ревизии денежных средств

Согласно плану проведения ревизий приказываю:

  1. Ревизионной комиссии провести ревизию денежных средств с19 декабря по 29 декабря 2016 г..
  2. Главному бухгалтеру Холодковой Д.Г. подготовить документацию и обеспечить доступ к ним членам ревизионной комиссии.
  3. Контроль над исполнением приказа возлагаю на себя.

Директор                                                                              Колобков П. Л.

Топ 5 задаваемых вопросов и типовые ошибки

Вопрос №1. Акт ревизии составляется в одном экземпляре?

Нет. Оригинальных экземпляров два.

Вопрос №2. Руководитель отказался подписывать акт ревизии. Что делать ревизору?

Необходимо составить отдельный акт, в котором указать данный факт.

Вопрос №3. Должен ли ревизор заранее предупреждать руководителя о своем прибытии?

Да. Исключение – внезапная проверка. Тогда предупреждать не следует.

Вопрос №4. В процессе ревизии кассы можно выборочно проверять документы?

Проверка приходных и расходных документов проводится сплошным методом. Нельзя упускать ни одного.

Вопрос №5. В кассе проводится ревизия. Можно кассиру в это время выдавать зарплату?

Нет. Пока проходит ревизия, все кассовые операции останавливаются.

Ошибка 1. Ревизор бегло посмотрел документы, на основании которых производится перечисление денег со счета предприятия.

В них могут содержаться ошибки: неправильно рассчитана общая стоимость, скидка и НДС. Перед тем, как перечислять деньги, бухгалтеру, а затем и ревизору, необходимо перепроверить все реквизиты и числовое содержание документа, на основании которого производится денежная операция: таксировку объемов и цен, правильность расчета надбавок и скидок.

Ошибка 2. Невнимательно проверены сторнировочные проводки по банковским счетам.

Так можно упустить наличие хищения. Бывает, что нечистый на руку бухгалтер сначала правильно составляет проводки, а затем при помощи сторнирования делает новые записи, и таким образом пытается скрыть свои махинации.

Ошибка 3. Ревизор не проверил, насколько обоснованно произведено списание средств в пути.

Нередко нарушаются сроки, и подобная операция проводится раньше, чем следует.

Традиционно любая ревизия начинается с проверки денежных средств. Практика показывает, что именно они выступают наиболее рискованным объектом потенциальных искажений фактических данных. Когда в процессе проведения ревизии невозможно устранить все выявленные нарушения, ревизор вправе разработать проект приказа об их ликвидации и предоставить его на рассмотрение своему руководству.