Разменный фонд в кассе предприятия общественного питания

Представим ситуацию. Предприятие общественного питания (кафе) установило онлайн-кассу. Разрешено ли фирме иметь разменный фонд в кассе? И если можно, то какие необходимо оформить документы?

Мнение экспертов к вопросу о том, можно ли иметь разменный фонд в кассе

Действующее законодательство России не полностью регулирует вопрос обеспечения разменными купюрами и монетами кассира на контрольно-кассовой технике. Разменный фонд, безусловно, оказывается полезным при проведении расчетов. Существует 3 варианта решения проблемы обеспечения разменным фондом операционной кассы:

  1. Выдача разменной монеты и купюр в подотчет на длительный срок кассирам-операционистам. Сложность подобного подхода заключается в том, что кассиры не имеют права размещать в кассе личные деньги, как и денежные средства, не учтенные через ККМ (кроме наличности, выданной им перед началом рабочей смены). Деньги, которые выдаются в подотчет, рассматриваются как личные средства кассира, поскольку считаются задолженностью физлица.
  2. Выдача размена на длительный срок. С этой целью руководитель издает приказ с распоряжением о выдаче кассиру разменного фонда с указанием срока, суммы и причины необходимости осуществления операции. Оформление выдачи производится в обычном порядке — путем составления РКО (расходно-кассового ордера). Такой метод не нарушает кассовую дисциплину, если обратить внимание на Постановления судов по данному вопросу.
  3. Ежедневная выдача разменного фонда перед началом смены из центральной кассы предприятия. Оформляется РКО, остаток размена возвращается по окончании рабочего дня с составлением ПКО. Закон никак не препятствует такому способу выдачи разменной монеты и купюр. Однако, подобный подход иногда осложняется тем, что время работы центральной кассы и кафе (а значит, и кассы) не совпадает.

Разменный фонд в кассе иметь можно — обоснование вывода

Документооборот центральной кассы фирмы регулируется Указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У. Подразумевается, что в главной кассе находится вся наличность юридического лица или индивидуального предпринимателя.

Письмом Минфина РФ от 30.08.1993 № 104 утверждены Типовые правила эксплуатации ККМ при проведении расчетов с клиентами. Они регламентируют оформление операций, осуществляемых при помощи контрольно-кассовой техники и оформление данных операций. П. 3.8 правил указывает на то, что перед началом работы на ККМ кассир получает все необходимое для работы под роспись (разменную купюру и монеты в том количестве, которое обычно необходимо для удобства расчетов с клиентами, ключи от кассовой кабины, принадлежности для обслуживания ККМ, ключи от привода ККМ и от денежного ящика) у директора, его заместителя или старшего кассира.

Важно! Деньги, выданные в начале рабочего дня кассиру-операционисту, по-прежнему являются наличностью, которая числится на счете 50 «Касса». Что меняется, так это место хранения денег. Когда наличные средства передаются кассиру в начале смены, бухгалтер отражает данную операцию следующей проводкой:

ОперацияДЕБЕТКРЕДИТ
Осуществлена передача денежных средств в качестве разменного фонда50 субсчет «Операционная касса»50 субсчет «Центральная касса»
Осуществлен возврат разменного фонда в центральную кассу50 субсчет «Центральная касса»50 субсчет «Операционная касса»

Кассир должен осуществлять записи в кассовой книге по каждому ПКО и РКО, которые были составлены при получении и выдаче денежных средств. Соответственно, выдача и возврат разменных купюр и монет также оформляется с применением унифицированных форм первичной учетной документации. Если не отразить указанные операции, будет нарушена кассовая дисциплина. Возможно привлечение руководства организации к административной отвественности на основании ст. 15.1 КоАП при отказе от оформления ПКО и РКО каждый раз, как выдавалась/изымалась разменная монета.

Важно! Сведения о принятых в начале смены разменных монетах/купюрах не следует отражать в журнале (№ КМ-4) кассира-операциониста — в журнал заносятся данные учета операций по расходу и приходу наличности по каждой кассе (здесь должны быть отражены исключительно данные о выручке). Если указать общую сумму, которая сдается по окончании смены (вместе с деньгами разменного фонда), юридическое лицо обвинят в неоприходовании выручки.

Вопрос об обеспечении кассира-операциониста разменной монетой и купюрами в случае, когда главная касса работает в другие часы, не регулируется законодательством. П. 6.1 Типовых правил указывает на необходимость снятия показаний секционных и контрольных счетчиков (регистров), получения Z-отчета или выемки из ККМ не использованной за смену контрольной ленты представителем администрации в присутствии кассира при закрытии кафе на ночь. В обязанности представителя руководства входит заверение распечатки путем проставления подписи, указание на контрольной ленте типа и номера кассы, показания контрольных и секционных регистров, объема дневной выручки, даты и времени конца смены. По окончании дня отчетные ведомости вписываются в «Книгу кассира-операциониста».

Чтобы определить сумму выручки, находится разница между показаниями секционных счетчиков на начало и конец смены. Величина выручки должна соответствовать показаниям контрольной ленте и показаниям денежных суммирующих счетчиков. Найденная сумма должна совпадать с суммой наличности, уложенной в инкассаторскую сумку с итоговым кассовым чеком (сданной кассиром старшему кассиру). Запись о сданной сумме необходимо произвести в «Книге кассира-операциониста». Необходимо, чтобы была подпись кассира и представителя администрации. Получается, что из кассы за рабочий день по факту должна изыматься сумма наличности (в конце смены или частями в течение дня), совпадающая по размеру с выручкой за этот день.

В то же время п. 4.7 Типовых правил указывает на то, что личные деньги кассира храниться в кассе не могут, если они не учтены через ККМ (кроме наличности, выданной на начало смены). А значит, оставлять в кассе остаток денег нельзя. На конец смены остаток равен нулю — так положено.

А в п. 3.8.1 говорится о том, что кассира необходимо обеспечить разменом, достаточным для проведения расчетов с покупателями, значит, перед началом смены необходимо выдать разменные монеты и купюры. А вот что делать, если центральная касса не работает в тот момент, когда начинается рабочий день кассира, законы не уточняют. Рассмотрим варианты решения такой проблемы:

Выдать разменные монеты и купюры на длительный срок (к примеру, на смену, неделю или месяц)Чтобы осуществить такой подход, руководитель издает приказ с указанием суммы выданных денег, срока, причины выдачи.

Изучив Письмо УФНС РФ по г. Москве от 18.06.2008 № 22-12/057947, можно понять, что ведомство не запрещает поступать подобным образом, но и не видит возможности осуществления такого подхода.

Как показывает судебная практика, если оформить передачу денег приказом, РКО и вкладным листом кассовой книги, суд становится на сторону налогоплательщика.

Выдать разменную наличность в подотчет на длительный срокНеобходимо, чтобы работник написал заявление в произвольной форме с указанием суммы денег, срока выдачи. Заявление подписывается руководителем, проставляется дата. По окончании указанного в документе срока (максимум в течение 3 дней после его истечения или с момента выхода на работу), предъявляется авансовый отчет и подтверждающие документы (в бухгалтерию). Подотчетных средств в кассе быть не может, но если они выданы для передачи их в кассу, это допустимо. Необходимо оформить ПКО и РКО.

Когда срок, на который выданы деньги, закончится, нужно вернуть наличность в главную кассу и заполнить авансовый отчет. В графе «Назначение аванса» записать «Разменный фонд». Суммы, выданные кассиру, бухгалтер отражает с использованием счета, предназначенного для обобщения сведений о расчетах с сотрудниками по подотчетным суммам на административно-хозяйственные и операционные затраты.

Возможны споры с ФНС, поскольку выданные таким образом деньги являются задолженностью кассира перед предприятием, а такие средства храниться в кассе не могут, т.к. они не учтены ККМ.

★ Книга-бестселлер "Бухучет с нуля" для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Законодательные акты по теме

Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-УО порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций ИП и субъектами малого предпринимательства
Постановление ФАС Северо-Западного округа от 26.06.2007 № А56-7698/2007, Постановление Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 24.08.2011 № 13АП-11809/11, от 05.07.2011 № 13АП-8422/11, от 16.07.2009 № 13АП-7408/2009Решения, подтверждающие нарушение кассовой дисциплины в случае отказа от оформления выдачи и возврата разменного фонда при помощи унифицированных форм учетной документации

Типичные ошибки

Ошибка: На начало рабочего дня кассира не обеспечили достаточным количеством разменной монеты и купюр для проведения расчетов с покупателями.

Комментарий: Несмотря на то, что разъяснений по поводу выдачи разменного фонда закон не предусматривает, руководство предприятия обязано обеспечивать кассиров-операционистов разменной монетой и купюрами.

Ответы на распространенные вопросы про разменный фонд в кассе

Вопрос №1: Стоит ли составлять разные приходные кассовые ордера на возврат разменного фонда и возврат выручки?

Ответ: Да, стоит. Это будет являться подтверждением того факта, что лишняя сумма денег в кассе не является выручкой, а является разменом. Такую позицию подтверждает Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 10.01.2008 № Ф04-61/2008(443-А70-43).

Вопрос №2: Является ли наличие в ККТ денег в виде размена сверх суммы выручки административным нарушением, предусмотренным ст. 15.1 КоАП РФ?

Ответ: Нет, это не является административным нарушением.

Вы можете получить ответ на свой вопрос позвонив по номерам ⇓

Консультация бесплатная

Москва, Московская область звоните: +7 (499) 288-17-58

Звонок в один клик

Санкт-Петербург, Ленинградская область звоните: +7 (812) 317-60-16

Звонок в один клик