Порядок разделения отпуска на части, расчет выплат

ТК обеспечивает работающим гражданам право на отдых в виде ежегодного оплачиваемого отпуска, предоставляемого работодателем. Работник может рассчитывать минимум на 28 календарных дней отпуска. Данный период отдыха может быть использован сотрудником как полностью, так и частями. Расскажем в статье про разделение отпуска на части: как оформить такой отпуск, рассчитать по нему выплату, отразить в графике отпусков.

Общие положения о продолжительности отпуска

Принимая на работу сотрудников, Вы обязаны предоставлять им ежегодный отпуск. Во время отдыха за работником сохраняются средний заработок и должность. Данные право работников гарантируются ст. 114 ТК. При предоставлении сотруднику отпуска руководствуйтесь следующими правилами:

  1. Работник имеет право на отдых сроком 28 календарных дней ежегодно. Данный показатель – минимальный, он может быть увеличен в особых случаях, предусмотренных законодательством (например, для работников вредного производства).
  2. Вы как работодатель также можете увеличить продолжительность отпуска для сотрудников. Дополнительный отпуск может быть установлен для всех работников фирмы или только для определенных категорий (например, для водителей, работающих по графику ненормированного дня). Условия получения дополнительного отпуска оформите внутренними нормативными актами.
  3. Если сотрудник ушел в отпуск на 12 дней, 2 из которых – государственные праздники, то эти дни не учитываются в общем периоде отдыха. При этом выходные дни в периоде отпуска учитываются.
  4. Сотрудник имеет право на отдых только по истечении полугода непрерывной работы. Если работник поступил на службу менее 6-ти месяцев назад, то Вы вправе отказать ему в предоставлении отпуска. При этом существуют исключения. Вы обязаны удовлетворить требование беременных женщин на отпуск даже в случае, если они работают на фирме меньше полугода. Аналогичное правило действует для несовершеннолетних сотрудников и работников, усыновивших детей возрастом до 3-х месяцев.
  5. Если работник трудится на фирме не первый год, то он вправе требовать отпуск в любой момент в течение года. То есть сотрудник может потребовать отпуск за 2017 год в период с 1 по 28 февраля, и Вы обязаны это требование удовлетворить.

В частных случаях, как у работника, так и у работодателя может возникнуть необходимость в разделении отпуска. Ниже мы подробно расскажем о том, как оформить отпуск при его разделении на части. Читайте также статью: → «Как оформить больничный во время отпуска? Как продлить и перенести отпуск».

Разделение отпуска — инициатива работника

Если работник изъявил желание использовать отпуск не полностью, а частями, то Вы обязаны удовлетворить его просьбу. При этом важно соблюдение следующего условия: одна из частей ежегодного отпуска не должна быть меньше 14 дней. В тоже время оставшийся период отдыха может делиться на любое количество частей.

Работник имеет право брать отпуск по одному дню в течение года в случае, если отпуск в 14 дней им уже использован или запланирован в графике отпусков на текущий год.

Пример №1. Нормативными документами АО «Хлебокомбинат №14» предусмотрено 3 дня дополнительного отпуска для водителей-экспедиторов. Общий период отдыха, причитающийся данной категории работников, составляет 31 день в год.

Водитель-экспедитор «Хлебокомбината №14» Свириденко С.Н. в 2016 году оформил отпуск:

  • на 14 календарных дней – с 1 по 14 февраля 2016;
  • на 7 дней – с 11 по 17 апреля;
  • на 10 дней – с 14 по 23 ноября.

Так как Свириденко использовал отпуск в 14 дней, остаток отдыха он может делить на любое количество частей.

Порядок оформления: пошаговая инструкция и документы

Разделение отпуска на части (две и более) являются обоюдным решением работника и работодателя. Если сотрудник фирмы принял решение взять отпуск не полностью, а частями, то он может это сделать только после согласования с работодателем. Рассмотрим процедуру поэтапно.

Этап 1. Сотрудник сообщает работодателю о своем желании разделить отпуск на части. Для этого он оформляет заявление. Работник может составить документ в свободной форме, указав в нем обязательные реквизиты: личные данные (ФИО, должность), период отпуска, количество дней. 

Этап 2. Подготовив заявление, работник подает его работодателю на рассмотрение. В случае, если фирма согласна с разделением отпуска в варианте, предложенным работником, то руководитель организации визирует заявление (например, подписывает в графе «Согласовано»). Если руководитель не согласен с разделением отпуска в предложенной форме, то он предлагает работнику написать заявление с другим периодом. В конечном счете стороны приходят к обоюдному решению.

Этап 3. Подписанное руководителем фирмы и работником заявление является документом, подтверждающим, что обе стороны достигли согласия в решении вопроса относительно разделения отпуска. В связи с этим документ передается в отдел кадров для отражения информации в графике отпусков, после этого – в бухгалтерию для осуществления расчета отпускных. Читайте также статью: → «Как составить график отпусков в организации».

Отражение в графике отпусков

Отдельное внимание стоит уделить процедуре учета разделения периода отдыха в графике отпусков. Согласно законодательству, не позднее 2-х недель до окончания текущего года Вы обязаны утвердить отпусков на следующий год.

В зависимости от положений учетной политики, утвержденной в Вашей организации, Вы можете применять унифицированную форму графика (Т-7) или бланк, разработанный специально для использования в Вашей организации. Читайте также статью: → «Форма Т-7. Составляем график отпусков». В любом случае, документ должен отражать следующую основную информацию:

  • ФИО работника, табельный номер;
  • должность, место работы сотрудника (отдел, управление и т.п.);
  • количество дней отпуска;
  • период отдыха (запланированный и фактически использованный);
  • информация о переносе отпуска, если таковой имел место.

Для заполнения графика выясните пожелания работников. Если на фирме работает небольшое количество сотрудников, то каждый из них может составить заявление, каждое из которых руководитель рассмотрит индивидуально.

Если речь идет о большом предприятии, то целесообразно консолидировать информацию в разрезе структурных подразделений.

Иными словами, работники отдела передают заявления линейным руководителям, которые производят согласование отпуска, обобщают информацию о периоде отдыха сотрудников отдела и передают ее руководителю предприятия (в центральную бухгалтерию, отдел кадров и т.п.).

Что касается отражения разделенного отпуска в графике, то здесь возможны следующие варианты:

  1. Если сотрудник заранее планирует делить отпуск на части, то эта информация может быть отражена при составлении графика на следующий год. В текущем году сотрудник составляет заявление на отпуск частями, передает его руководителю, после согласования которого информация отражается в графике отпусков. Отметим, что в данном случае при использовании отпуска частями работник может написать как несколько заявлений (на каждую часть отпуска), то и одно, указав в нем несколько периодов планируемого отдыха.
  2. Если в течение года у работника возникла необходимость разделить отпуск, то он имеет право этим воспользоваться. В случае, когда период отдыха отражен в графике, но сотруднику необходимо уйти в отпуск в другое время, он должен подготовить заявление. После согласования документа руководителем новые данные об отпуске вносятся в график в графу «Перенесение отпуска».

Разделение отпуска работодателем

В силу производственной необходимости желание разделить отпуск работника на части может возникнуть и у работодателя. Как и при инициативе работника, при разделении периода отдыха учитывайте основное правило: решение о разделении должно быть обоюдным для работника и работодателя.

Как оформить: процедура и документы

Законодательство предлагает работодателю несколько вариантов оформления разделения отпуска:

Вариант №1. Если Вы приняли решение о разделении отпуска работника на части, то Вы должны предварительно уведомить его об этом (устно или письменным извещением). Если предварительное согласование работника получено, то Вы можете оформлять приказ. В документе обязательно должна присутствовать графа «Ознакомлен и согласен».

Если работник поставил подпись в этой графе, то факт разделения отпуска считается согласованным с обеих сторон.

Вариант №2. Предложите работнику согласовать разделение отпуска путем подписания соглашения. Подготовив проект соглашения, передайте его работнику для ознакомления. Если сотрудник согласен подписать документ в предложенной редакции, то разделение отпуска признается согласованным.

Вариант №3. В случае, если Вы планируете разделить отпуск, причитающийся работнику в следующем году, то Вы можете отразить эту информация в графике отпусков. Для этого предварительно дополните бланк документа графой «Ознакомлен и согласен». Подпись работника в этой графе подтверждает факт обоюдного согласования факта разделения отпуска.

Отметим, что Вы вправе предложить работнику разделить период отдыха только в случае производственной необходимости. По той же причине допускается отзыв работника из отпуска. В каждом из вышеуказанных случаев требуется согласие работника в установленной форме.

Рассчитываем выплату отпускных

При расчете отпускных работнику, который использует период отдыха частями, действуйте согласно общему порядку:

  1. На основании заявления (приказа) рассчитайте сумму отпускных исходя из показателя среднего заработка.
  2. При выплате отпускных учтите сумму НДФЛ, подлежащего удержанию. Также отразите сумму начисленных взносов во внебюджетные фонды.

Пример №2. Экономист АО «СтальПрокат» Григорьев Г.Л. передал в бухгалтерию заявления на отпуск, согласованное руководителем. Согласно заявлению, Григорьев берет часть ежегодного отпуска – с 12 по 16 декабря 2016 (5 дней).

Бухгалтер АО «СтальПрокат» рассчитал сумму отпускных Григорьева следующим образом:

  • сумма среднего заработка определена исходя из показателя годового дохода за период декабрь 2015 – ноябрь 2016 – 107.420 руб.:

107.420 руб. / 12 мес. / 29,3 дн. = 304,52 руб.;

  • общая сумма начисленных отпускных Григорьева составила 1.522 руб.:

304,48 руб. * 5 дней = 1.528 руб.;

  • из суммы начисленных Григорьеву отпускных следует удержать НДФЛ — 198 руб.:

1.522 руб. * 13% = 199 руб.;

  • АО «СтальПрокат» следует начислить взносы во внебюджетные фонды:

ПФ: 1.528 руб. * 22% =336 руб.;

ФСС: 1.528 руб. * 2,9% = 44 руб.;

ФОМС: 1.528 руб. * 5,1% = 78 руб.

В учете АО «СтальПрокат» сделаны такие записи:

Дт Кт Описание Сумма
96 Резерв отпусков 70 Учтена сумма начисленных Григорьеву отпускных 1.528 руб.
70 68 НДФЛ Начислен НДФЛ с отпускных Григорьева 199 руб.
96 Резерв отпусков 69 ПФ Учтена сумма начисленных взносов с отпускных Григорьева (ПФ) 336 руб.
96 Резерв отпусков 69 ФСС Учтена сумма начисленных взносов с отпускных Григорьева (ФСС) 44 руб.
96 Резерв отпусков 69 ФОМС Учтена сумма начисленных взносов с отпускных Григорьева (ФОМС) 78 руб.
70 51 На банковскую карту Григорьева перечислена сумма отпускных за часть ежегодного отпуска (1.528 руб. – 199 руб.) 1.329 руб.

Рубрика «Вопрос – ответ»

Вопрос №1. Скворцов Н.Г. работает на ООО «Монолит Строй». Условия труда Скворцова признаны вредными. В марте 2016 Скворцов ушел в отпуск на 30 календарных дней (полный отпуск). 14.03.16 руководство «Монолит Строй» издало приказ об отзыве Скворцова из отпуска в связи с производственной необходимостью. Правомерны ли действия руководства «Монолит Строй»?

Действия руководства «Монолит Строй» неправомерны по двум причинам. С одной стороны, при отзыве из отпуска нарушено главное правило, а именно — не получено согласие Скворцова. В тоже время, отзывая работника вредного производства, «Монолит Строй» нарушает положения ТК.

Вопрос №2. Согласно утвержденному графику, Федоров Г.Н. планирует использовать часть отпуска в период с 12.04.17 по 25.04.17. В преддверии отпуска, 11.04.17 Федоров уходит на больничный. Каким образом Федоров может использовать причитающийся ему отпуск?

В связи с временной нетрудоспособностью, Федоров вправе перенести запланированный графиком отпуск на любое другое время. Основанием для переноса послужит больничный лист и заявление на отпуск с указанием нового периода.

Вопрос №3. На АО «Стандарт» утвержден график отпусков, согласно которому Кириченко Г.Д. в 2017 году должен использовать отпуск частями (2 периода по 14 дней). Заявление Кириченко на отпуск отсутствует, но при этом издан соответствующий приказ с подписью руководителя АО «Стандарт». Считаются ли вышеуказанные документы (график и приказ) основанием для разделения отпуска Кириченко на части?

Основное условие для разделения отпуска – согласие работника и работодателя. График отпусков и приказ могут служить основанием для разделения только в том случае, если в документах предусмотрена графа «Ознакомлен и согласен». Если Криченко поставил свою подпись в этой графе, то разделение отпуска считается согласованным.