Расчеты с подотчетными лицами в бюджетных учреждениях

С подотчетными лицами расчет в бюджетных компаниях, как и у любых других юридических лиц, принадлежат к строгому контролю. Какими нормами акта необходимо пользоваться и как же их применять на практике при осуществлении расчета с подотчетными лицами в бюджетных компаниях, рассмотрим в этой статье.

Оформление расчетов с подотчетными лицами в бюджетных компаниях

В соответствии инструкции по применению единичного плана счетов для бюджетных субъектов финансы под отчет выдаются работнику на основании заявления, котором обязана быть указана следующая информация:

  • Предназначение выплат;
  • Калькуляция нужных средств или объяснение суммы аванса;
  • Сроки, на которые выдаются финансы.

Стандартные требования считаются то, что на момент выдачи аванса у работника не обязано быть не закрытого старого аванса.

Для бюджетных компаний так же действует общие для всех указаний Банка Российской Федерации о ведения кассовых операций, в соответствии которому выдают финансы, происходит по расходному кассовому ордеру. Форма, которого с кодом «0310002»  утверждена для бюджетных компаний приказом Министерства Финансов России. В период не позднее трех рабочих дней по окончанию срока, на который выданы финансы, работник обязан отчитаться о производственных расходов, сдав отчет авансовый ( по форме «0504505»), утверждена тем же приказом. К отчетности необходимо приложить все оправдательные бланки.

Если работник не вернул не потраченные деньги в срок, руководитель имеет полное право вычесть сумму долга из заработной платы в силу по Трудовому кодексу России. Но только в течение месяца после истечения срока, отведенного на отчет по выданным под отчетности средств, и так же отсутствия разногласий с работником о поводу оснований и величины долга. Кроме этого, нельзя забывать что устанавливающей, что только 20%, от каждой выплаты заработной платы могут пойти на удержания, то есть удержание может растянуть на несколько месяцев.

Читайте также статью ⇒ Удержан НДФЛ – проводки.

 Расчет командировочных расходов

Правила направления работников в командировку установлены по положению, утвержденным постановлением Правителями России. В соответствии этого бланка финансовые средства выдаются работнику перед поездкой на уплату:

  1. Проезд;
  2. Проживание;
  3. Дополнительные расходы, связанные с нахождением не дома.

Отчет авансовый обязан быть предоставлен до истечения трех трудовых дней после возвращения из командировки. На все расходы (кроме суточных) обязаны быть приложены оправдательные бланки.

Для бюджетных компаний существуют некоторые ограничения по объему возмещений для внутренних российских командировок, установленные постановлением правительством России. Если же расходы превышают лимита, то они могут быть возмещены за счет сэкономленных финансовых средств или за счет от коммерческой работы бюджетных компаний. Рассмотрим в таблице предельные ограничения:

Виды затратОбъем компенсируемых затрат
Затраты подтвержденыЗатраты не подтверждены
Аренда  жильяНе больше пятьсот пятьдесят рублей в суткиДвенадцать рублей в сутки
Суточное пособиеСто  рублей в день
Проезд на поездеНе больше стоимости билета в купе вагоне скорого организационного поездаЦена за плацкарт
Проезд на водеНе больше стоимости билета:

  • для морского корабля — в каюту категории V постоянных транспортных направлений и направлений с комплексным сервисом пассажиров;
  • для речного корабля — в каюту группы II всех направлений сообщения;
  • для парома — в каюту группы I
Цена билета:

  • для морского корабля — в каюту категорию X постоянных транспортных направлений и направления с комплексным сервисом пассажиров;
  • для речного корабля — в каюту группы III речного судна всех направлены сообщения
Проезд в самолетеНе больше цены билета в эконом-классе
Проезд на автотранспортеНе больше цены билета на автотранспорте единого пользования (кроме такси)Цена билета на общественном транспорте (автобус, трамвай и т.п)

Для командировки за границу так же разрабатываются нормы компенсаций затрат на наем жилья – это приказ Министерства Финансов, а для суточных норм регламентируются постановления Правительства России. Предельные суммы расписаны в разрезе страны, куда отправляется работник.

★ Книга-бестселлер "Бухучет с нуля" для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Бухучет расчетов с подотчетными лицами бюджетной организации

Бухгалтерский учет в бюджетных компаниях, помимо общего плана счетов, регламентируется еще и частным планом счетов, утвержденным приказом Министерства Финансов России.

Учет расчетов с лицами подотчетными ведется на одноименном счете синтетическом, к которому открыто число аналитических счетов. Такая детальная политика нужна для контроля над исполнением бюджета. В частности, интерес может вызвать счет «Расчет с подотчетными лицами по зарплате», ведь же  для расчета с работниками по заработной плате предусмотрен другой уже счет. Такой счет нужен при выдаче финансов лицу, которое отвечает за выдачу заработной платы работникам подразделения бюджетных компаний, удаленного настолько, что ведомость платежная, по которой производятся выплаты, не может быть возвращен в кассу бюджетной компании в срок до трех дней.

Инструкция к такому плану счетов можно обнаружить типовые проводки по расчетам с подотчетными лицами с разъяснениями. Рассмотри пример:

Кассир- бухгалтер удаленного структурного отделения и получила в кассе бюджетной организации в размере 340,000 рублей на выплату работникам в течение 12 трудовых дней. Через 6 дней платежная ведомость с росписями получивших была возмещена в кассу компании. 43,000 рублей бухгалтер вернула в кассу в связи с тем, что 1 из работников вышел на больничный. В учете были сделаны следующие проводки:

ДебетКредитСумма, тыс. руб.Определение
«Увеличение задолженности дебиторской по зарплате» «Выбывание финансов из кассы компании»340,000 рублейКассиру-бухгалтеру выданы деньги на выплату заработной платы работникам
«Зачисление финансов в кассу компании» «Уменьшение задолженности дебиторской подотчетных лиц по зарплате»43,000 рублейКассир-бухгалтер вернул остатки подотчетных  финансовых средств в кассу
 «Уменьшение задолженности кредиторской по зарплате» «Уменьшение задолженности дебиторской подотчетных лиц по зарплате»297,000 рублей;В соответствии с платежной ведомости отображена выданная работникам сумма заработной платы

Завхозу этого же структурного отделения на основания заявления были отданы 17,000 рублей на закупку бытовой химии и канцтоваров на срок 6 дней. Ровно в срок завхоз представила в бухгалтерию отчет авансовый и чеки товарные на материалы, купленные на сумму 13,500. Сумму, которая осталась, была возвращена в кассу.

ДебетКредит Сумма, тыс. руб.Определение
«Увеличение задолженности дебиторской подотчетных лиц по приобретению материалов»«Выбывание средств из кассы организации»17,000 рублей;Завхозу выданы деньги под отчет на приобретение материалов для рабочих нужд
 «Поступления финансовых средств в кассу компании»« Уменьшение задолженности дебиторской подотчетных лиц по приобретению материалов»3,500 рублей;Завхоз вернула неиспользованную сумму финансов
«Увеличение цены других материальных резервы — другого движимого имущества компании» «Уменьшение задолженности дебиторской подотчетных лиц по приобретению материальных резервов»13,500 рублей;Оприходованы купленные материальные резервы на основании отчета авансового  завхоза

Читайте также статью ⇒Удерживать ли НДФЛ с арендной платы физ.лиц.

Подведем итог

Принципы выдачи подотчетных сумм сотрудникам бюджетных компаний в целом походи с подобными правилами, которые действуют для остальных финансовых субъектов, но подчиняются своим особым актам, имеющим ряд расхождений с нормами документа, которые применяются юридическими лицами не бюджетной сферы деятельности.

 Отличается, в бухгалтерском учете возникают в связи со спецификой чета у бюджетников. Кроме этого, лимит на расходы командировочные, которые смогут возмещаться за счет средств бюджета, установлены законом на достаточно низком уровне, но покрывать разницу возможно за счет средств от деятельности коммерческой или за счет экономии бюджетных ассигнований.

Ключевые процедуры и обороты при трудовой деятельности с подотчетными финансовыми средствами в коммерческих и бюджетных компаниях имеют много общего.

Вы можете получить ответ на свой вопрос позвонив по номерам ⇓

Консультация бесплатная

Москва, Московская область звоните: +7(499) 703-47-98

Звонок в один клик

Санкт-Петербург, Ленинградская область звоните: +7(812) 309-13-76

Звонок в один клик