Расчет с подотчетными лицами – нормативные документы

Расчеты с подотчетными лицами характерны для организации любой формы собственности. Подотчетные суммы могут быть выданы по различным основаниям: от командировочных расходов до покупки товаров. Полученные средства подотчетное лицо реализует и представляет по ним отчет с подтверждающими документами, который подтверждает расходы.

Рассмотрим, какие нормы закона регулируют расчеты с подотчетными лицами.

Нормативное регулирование расчетов с подотчетными лицами

Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-УУстанавливает порядок выдачи денег из кассы подотчетному лицу
Приказ Минфина РФ от 31.10.2000 N 94нопределяет действия по счету 71 в бухгалтерском учете (по плану счетов)
Локальные нормативные акты организации: Коллективный договор, Правила внутреннего распорядка, Положение о командировках и т.д.регулируют порядок действий по выдаче денег в подотчет, подотчетных лиц, отчетность
утв. Минфином РФ 30.08.1993 N 104При выдаче через кассу определяет правила эксплуатации ККТ
Постановление Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88Разработаны формы первичной документации по кассе, которые не могут быть самостоятельно разработаны
Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗопределяет обязательные реквизиты первичных документов

Читайте также статью ⇒ Расчеты с подотчетными лицами в бюджетных учреждениях.

Основание для выдачи денег

Деньги в подотчет в организации выдаются сотрудникам строго с учетом целевого использования в интересах организации.

Для получения этих средств работником предъявляется документ, предусмотренный внутренними нормативными актами: распоряжение (приказ) руководителя на выдачу денег

Заявление от работника на предоставление денег на сегодняшний день не требуется.

В приказе, являющимся локальным документом организации, указывается:

  • ФИО сотрудника, которому выдаются деньги
  • цель получения подотчетных сумм
  • сумма (цифрами и прописью)
  • срок, на который средства выдаются

Если средства выдаются из кассы организации, то необходимо руководствоваться порядком эксплуатации ККТ.

Сейчас в основном подотчетные суммы, как и другие начисления, удобно перечислять на банковскую карту.

ККТ применяется продавцами. Применение ККТ подотчетным лицом (как представителем организации) приведет к дублированию.

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ, аудитор, член РСА К. Завьялов

★ Книга-бестселлер "Бухучет с нуля" для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Документы, подтверждающие выдачу денег в подотчет из кассы

С 01.01.2013 г. стандартные формы первичных документов не обязательны к применению, но это не относится к документам по ведению кассовых операций (информация Минфина России N ПЗ-10/2012).

Подтверждает факт выдачи денег из кассы расходный кассовый ордер (КО-2), который составляется при выдаче денег. Он выписывается в 1 экземпляре кассиром, подписывается руководителем и главным бухгалтером или уполномоченным лицом и фиксируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (КО-4).

Нередки случаи, когда выданные деньги не реализованы в полном объеме, работник при этом возвращает нереализованную сумму в кассу. При возврате средств кассир оформляется приходный кассовый ордер (КО-1), состоящий из 2 частей:

  1. левая – в кассе
  2. правая – на руках у лица для подтверждения факта сдачи денег

Эта операция также вносится в КО-1КО-4.

Важно! На выдачу подотчетных сумм в качестве основания оформляется приказ (распоряжение), заявление от получателя средств не обязательно.

Синтетический и аналитический учет подотчетных сумм

Аналитический учет полученных подотчетных средств работниками должен вестись в организациях по каждому подотчетному лицу и по каждой выданной подотчетному лицу сумме и аналитика должна отражать:

  • ФИО лица
  • дата выдачи подотчетных сумм
  • выданная сумма
  • способ выдачи (наличным или безналичным расчетом)
  • использованная сумма (по отчету)
  • на какие счета списаны

К аналитическому учету не предъявляется особых требований, поэтому работодатель может самостоятельно определить какие моменты считаются важными, расширить или сократить пункты аналитического учета

Синтетический учет ведется на активно-пассивном счете 71 плана счетов:

  • по дебету отражаются полученные суммы
  • по кредиту – списанные по отчету суммы

Пример по синтетическому учета подотчетных сумм

№ п/пОперацияДебетКредит
1.Выдано под отчет из кассы Иванову М.Р.7150
2.Оприходованы приобретенные товары1071
3.Возврат нереализованных средств в кассу5071
4.При не сдаче отчета подотчетная сумма относится на недостачи9471
5.Недостача отнесена на работника, которую нужно возместить7394
6.Начислена заработная плата2070
7.Удержан НДФЛ7068
8.Удержан долг по невыплаченной подотчетной сумме7073
9.Перечислена заработная плата работнику за вычетом НДФЛ и долга по подотчету7051

Отчетность подотчетного лица по реализованным средствам

Подотчетное лицо не обязано для получения следующей подотчетной суммы отчитаться в 3-дневный срок по расходам. Обычно предприятие возмещает эти суммы с зарплаты на основании приказа руководителя, но удержание может составлять до 20% от заработной платы.

Отчетность по подотчетным суммам отражает авансовый отчет:

  • для бюджетных и казенных учреждениях обязательна к использованию унифицированная форма 0504505 (утв. Приказом Минфина России от 30.03.2015 N 52н)
  • коммерческие организации вправе с 01.01.2013 разработать форму отчета сами или применять унифицированную форму N АО-1 (утв. Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55).

Все авансовые отчеты работника должны иметь подтверждение в виде приложенных документов о расходах, пронумерованных в соответствии с последовательностью записей в отчете.

При заполнении авансового отчета по форме 0504505 он составляется в 1 экземпляре, допускается заполнение от руки и в распечатанном виде. Отчет должен отражать:

  1. на стр.1: сведения о получателе аванса
  2. на стр.2: графы 1-6 с указанием приложенных подтверждающих документов (пронумерованных)

Бухгалтер проверяет на целевое использование денег и после проверки и утверждения руководителем вносит принятые к учету расходы.

Заполнение авансового отчета по форме А0504505О-1 (или принятого и утвержденного в коммерческой организации отчета) осуществляется аналогично форме 0504505.

Документы, подтверждающие расходы

Авансовый отчет проверяется на достоверность бухгалтером, утверждается руководителем и принимается к учету.

Достоверность расходов в отчете может быть подтверждена:

Виды расходовПрилагаемые документы
ХозяйственныеКассовые и товарные чеки, накладные, БСО и т.д.
Командировочные1.      Проездные документы (билеты, посадочные талоны)

2.      Квитанции о предоставлении постельных принадлежностей

3.      Чеки из гостиницы или договор найма жилья

4.      Командировочное удостоверение

5.      Чеки о прочих расходах с ведома организации, закреплены в положении о командировках

Командировочное удостоверение обязательно для использования бюджетными и казенными учреждениями, коммерческие организации вправе его не использовать. Факт времени пребывания в командировке подтвердят: проездные документы, чеки из гостиницы.

Ошибка при аудите расчетов

Некоторые работодатели относят внутренний аудит расчетов с подотчетными лицами не важным для деятельности. Но это важно для списания расходов для налогообложения. Поэтому аудит важен в области соответствия требованиям учетной политики и других локальных документов по ведению учета во всех аспектах При проведении проверки осуществляется оценка:

  • организации и ведения учета
  • корректности документального оформления
  • обоснованности выдачи средств под отчет и своевременности возврата подотчетных сумм
  • корректности отражения расчетов в бухгалтерской отчетности

Ошибка при сдаче отчета

При сдаче отчета иногда подотчетным лицом бывают потеряны подтверждающие документы. В таком случае возможно восстановить документы, запросив копии билетов, чеков, квитанций и т.д. При отсутствии возможности предоставить копии документов, можно приложить объяснительную к отчету с указанием причин утери документов.

Читайте также статью ⇒ Налоговая проверка расчетов с подотчетными лицами: ошибки заполнения, проводки.

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос №1: Кто может быть подотчетным лицом в организации?

Ответ: Подотчетным лицом может быть любой работник, в том числе тот, который трудится по договору ГПХ, работающий на тех же условиях, что и основной работник (письмо ЦБ РФ от 2 октября 2014 г. № 29-Р-Р-6/7859). Количество подотчетников в организации законом не определено. Руководитель принимает такое решение самостоятельно.

Вопрос №2: Как влияют подотчетные суммы на налогообложение?

Ответ: Подотчетные суммы не относятся к оплате труда или доходу работника, поэтому на эти суммы не начисляются страховые взносы и не удерживается НДФЛ. Также суммы не включаются в расходы по налогу на прибыль. Если покупки подтверждены документально и обоснованы, организация может списать их стоимость на затраты.

Однако, если работник получает по коллективному договору сумму суточных, превышающих нормативную, законодательно установленную, то с суммы превышения с работника удерживается НДФЛ, а на расходы организации можно списать только нормативную сумму суточных.

Если вы не нашли ответ на свой вопрос, то вы можете получить ответ на свой вопрос позвонив по номерам ⇓

Бесплатная юридическая консультация

Москва, Московская область звоните: +7 (499) 288-17-58

Звонок в один клик

Санкт-Петербург, Ленинградская область звоните: +7 (812) 317-60-16

Звонок в один клик

Из других регионов РФ звоните: 8 (800) 550-34-98

Звонок в один клик

Adblock detector