Порядок и образец заполнения путевых листов для легкового такси

Автотранспортные предприятия при выпуске автомобиля на маршрут должны оформлять путевые листы. Перевозка граждан и багажа в рамках оказания услуг легкового такси без оформления путевого листа запрещена. Документ составляется в единственном экземпляре и подлежит возврату водителем после окончания смены. В статье расскажем про путевые листы для легкового такси, дадим образец заполнения.

Выявление нарушения требования о наличии путевого листа (ПЛ) влечет наложение штрафа работниками Госавтоинспекции. Кроме подтверждения правомочности эксплуатации автомобиля для оказания услуг ПЛ используется хозяйствующим субъектом для обоснования расходов.

Назначение путевого листа, оформляемого для оказания услуг такси

Путевой лист является первичным документом учета. На основании информации формы бухгалтерия предприятия получает данные:

  • Километража, пройденного транспортным средством.
  • Количества топлива, заправленного в течение смены.
  • Остатка топлива в баке на начало и конец отчетного периода.
  • Продолжительности трудовой смены.

На основании полученных данных определяются пробег автомобиля, расход топлива, ГСМ, сдельная оплата труда водителя. В учете основное назначение ПЛ – подтверждение обоснованных расходов, произведенных предприятием при эксплуатации транспортного средства. При проверке ИФНС путевые листы подвергаются тщательному контролю в случае включения в расходы, участвующих при налогообложении, затрат на эксплуатацию транспортного средства.

Лица, обеспечивающие выдачу путевого листа

Автотранспортные предприятия, имеющие значительный парк техники, имеют диспетчерскую службу. В обязанности диспетчеров входит выписка, выдача ПЛ и контроль за возвратом документа. Небольшие транспортные компании вменяют выдачу ПЛ уполномоченному работнику – заведующему гаража, бухгалтеру. Читайте также статью: → «Какое наказание за отсутствие путевых листов?».

При выдаче документа записи производят:

  • Диспетчер или лицо, назначенное на выписку сопровождающих документов.
  • Начальник колонны, часто являющийся механиком, производящим ремонт и обслуживание автомобиля. В крупных предприятиях начальником колонны и механиком назначаются разные работники.
  • Контролер, выпускающий транспорт на линию. Обязанности контролера может исполнять механик или начальник колонны.
  • Медицинский работник, производящий осмотр водителя до начала исполнения обязанностей.
  • Водитель, подтверждающий подписью исправность транспорта и его получение перед началом смены.

По окончании смены транспортное средство передается начальнику колонны, о чем вносятся подписи ответственного лица и водителя. При сдаче денежных средств в ПЛ подписывается кассир.

Регистрация выдачи путевого листа

Выдача нового листа производится после сдачи водителем предыдущего документа. В организациях в обязательном порядке ведется журнал регистрации движения путевых листов. При оформлении ПЛ ответственным лицом производится регистрация документа в журнале учета с указанием данных:

  • Номера документа.
  • Даты регистрации ПЛ.
  • Табельного номера и ФИО водителя, получившего документ.
  • Государственного номера автомобиля.
  • Подписей водителя и ответственного лица, выдавшего документ.
  • Подписи бухгалтера, получившего документ для дальнейшей обработки сведений.

Предприятие самостоятельно разрабатывает форму журнала или использует типовой бланк, утвержденный постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78. Наличие журнала и ведение записей о движении путевых листов позволяет контролировать документооборот и списание топлива или ГСМ.

Срок действия путевого листа

Для оказания услуг легкового такси путевой лист оформляется ежедневно, в единственном экземпляре. При направлении водителя транспортного средства в длительную командировку документ выписывается на одну поездку с указанием дат выезда и возврата. Читайте также статью: → «Путевой лист легкового автомобиля (форма 3). Образец заполнения, бланк».

При эксплуатации транспорта иного назначения допускается выписка документа сроком до месяца. Путевой лист в такси должен заполняться водителем по каждому маршруту с показаниями таксометра, времени, суммы заказа, в связи с чем срок действия должен быть ограничен рабочей сменой. Маршрут передвижения транспортного средства не относится к обязательным реквизитам заполнения путевого листа, указать данные о перемещениях водитель может в приложении к листу, выписанному на смену.

Срок хранения путевого листа

Хранение ПЛ производится в течение периода, установленного для первичных форм бухгалтерского учета. Сохранность документов предприятиями должно обеспечиваться в течение 5 лет, истекших с года выдачи документов. Предприятие обеспечивает хранение для обеспечения:

  • Документального подтверждения расходов на эксплуатацию транспорта.
  • Контроля оплаты труда водителей.
  • Предъявления при проверках ИФНС.
  • Внутренних нужд – определения местонахождения транспорта в требуемую дату.
  • Подтверждения пробега для планирования профилактических и текущих ремонтов.

Особых требований к хранению путевых листов не предъявляется. Документы сшиваются по месяцам и транспортным средствам.

Исключением является архивация документов, необходимых для подтверждения особых условий труда водителя. Если путевые листы подтверждают вредные условия труда, позволяющие получить лицу дополнительные льготы при оформлении пенсии, период хранения составляет 75 лет. При стандартном периоде хранения по истечении 5 лет документы подлежат утилизации по акту с указанием перечня уничтоженных путевых листов.

Форма путевого листа при оказании услуг легкового такси

Предприятия для выписки путевых листов ранее использовали форму № 4, утвержденную постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78. Начиная с 2013 года предприятия имеют право самостоятельно разработать и применять форму, утвердив ее в приложении к учетной политике. В документ должны быть внесены обязательные реквизиты.

Состав сведений документа Пояснения
Наименование документа Путевой лист
Нумерация Документ имеет уникальную нумерацию, присвоенную при печати
Срок действия Время работы – трудовая смена с указанием времени начала и окончания либо дни командировки
Информация о предприятии, собственнике транспортного средства Указываются реквизиты предприятия – название регистрационные данные, адрес, телефон
Сведения о транспортном средстве Вносятся данные о марке, государственном номере
Текущие показатели эксплуатации Отражаются показатели одометра при выезде и возврате транспорта
Сведения о водителе Указываются данные фамилии, инициалов, должности
Сведения о медосмотре Заносятся данные о медицинском работнике, проводящем осмотр и разрешающим выпуск на линию

Документ состоит из 2 частей – лицевой части, заполняемой ответственными лицами и оборотной стороны, информация которой заносится водителем по каждому заказу. Читайте также статью: → «Путевой лист грузового автомобиля. Образец заполнения, бланк».

Нововведения по оформлению путевых листов 2017 года

В 2017 году в состав требований к сведениям путевых листов внесены изменения, обязывающие предприятия учесть их при выписке документов. Нововведения утверждены Приказом Минтранса РФ от 18.01.2017 № 17 (вступили в силу с 26.02.2017). К основным изменениям относятся условия об отсутствии необходимости проставлять на документах печать организации и требование о внесении данных о проведении предрейсового контроля транспортного средства. Проставление печати не является нарушением заполнения, но требование с указанной даты отсутствует.

Условие проведения предрейсового контроля Порядок требований
Категории предприятий ООО и ИП
Лица, проводящие предрейсовую проверку Контролеры назначаются из числа лиц, имеющих профессиональные навыки. Право проведения осмотра должно быть подтверждено приказом и обязанностями
Узлы и системы, подвергаемые контролю Узлы, обеспечивающие безопасность передвижения транспорта – рулевая, тормозная и прочие системы
Регистрация данных В путевом листе и журнале предрейсовых осмотров

Сведения подтверждаются подписью лица, ответственного за контроль состояния автотранспортного средства. Подпись работника расшифровывается указанием фамилии и инициалов.

Путевые листы для предпринимателей

Индивидуальные предприниматели, использующие личные транспортные средства при оказании услуг такси, также должны подтверждать правомочность эксплуатации автомобиля. При оказании услуг наличие путевого листа обязательно. В практике возникают случаи, когда один предприниматель предоставляет другому транспортное средство для оказания услуг такси. При этом:

  • Разрешение на перевозки такси должны быть оформлены у обоих предпринимателей.
  • ПЛ на оказание услуг выписывает арендодатель транспортного средства.
  • Исправность транспортного средства обеспечивает арендодатель.
  • Ответственность за нарушения, произошедшие в процессе оказания услуг несет индивидуальный предприниматель, получивший транспортное средство в аренду.
  • Аналогично порядка ведения учета листов в организациях, ИП регистрируют путевые листы в журнале учета движения.

Ответственность за отсутствие путевого листа

Предприятия и ответственные лица, нарушившие порядок выдачи путевых листов, подвергаются санкциями по КоАП.

Основание Получатель штрафа Размер штрафа
Отсутствие путевого листа Водитель, управляющий транспортным средством 500 рублей
Организация (юридическое лицо) 100 тысяч рублей
ИП 20 000 рублей
Неточность данных (отсутствие части реквизитов, сведений об осмотре) Организация 30 000 рублей
Должностное лицо 5 000 рублей

Рубрика «Вопросы и ответы»

Вопрос №1. Являются ли путевые листы бланками строгой отчетности с обеспечением порядка учета, выдачи и хранения?

Бланки строгой отчетности используются для подтверждения операций с наличными денежными средствами при оказании услуг и должны содержать определенные реквизиты. Путевые листы не относятся к БСО.

Вопрос №2. Как присваивается номер путевому листу?

Нумерация присваивается при выдаче документа в момент внесения записи в журнал регистрации движения путевых листов.

Вопрос №3. Выдается ли путевой лист работнику, не состоящего в штате предприятия?

Путевой лист является подтверждением целевого использования транспортного средства и основанием списания расходов. Несмотря на отсутствие прямого указания в законодательстве, отсутствие путевого листа при оказании услуг приводит к штрафам.

Вопрос №4. Вносится ли в путевой лист данные о заправке топлива, произведенной вне рабочей смены?

В путевом листе отражаются только фактические данные. Расходы, произведенные по заправке в нерабочее время, отражаются только в форме остатка на начало смены. Для списания затрат требуется дополнительно издать приказ об обосновании заправки в нерабочее время как производственной необходимости.