Проводки по учету командировочных расходов: пример расчета

Для бухгалтерского учета командировочных расходов и расчетов с командируемым работником используется счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». По дебету счета отражаются выданные работнику суммы, по кредиту — все расходы, понесенные им в командировке.

При направлении в командировку сотруднику под отчет выдается определенную сумма денежных средств, при возвращении сотрудник обязан в течении трех дней сдать оформленный авансовый отчет форма АО-1 и командировочное удостоверение форма Т-10, к этим документам должны прилагаться все документы, подтверждающие произведенные расходы (проездные, билеты, чеки, договор аренды транспорта, договор найма жилья и прочее).

Изменения 2015 г.: Правительство РФ своим Постановлением от 29.12.2014 отменило обязательное оформление командировочного удостоверения и служебного задания. Подробности в этой статье.

Если при возвращении у сотрудника остается часть выданного аванса, то он возвращает оставшиеся денежные средства предприятию в кассу с оформлением приходного кассового ордера.

Если выданного аванса сотруднику не хватило и были потрачены его собственные денежные средства, то организация возмещает понесенные расходы свыше выданного аванса, при этом оформляется расходный кассовый ордер.

Проводки по расходам свыше выданного аванса

Дебет

Кредит

Название операции

71

50

Выданы денежные средства под отчет

50

71

Возвращены не истраченные денежные средства предприятию в кассу

71

50

Выдана работнику сумма, потраченная им свыше выданного аванса

Командировочные расходы в зависимости от цели командировки относятся на соответствующие счета бухгалтерского учета. Затраты, связанные с культурными и развлекательными мероприятиями, учитываются в качестве внереализационных расходов.

Если по произведенным расходам выделяется НДС и есть подтверждающие документы с выделенным в отдельной строке НДС (счет-фактуры, бланки строгой отчетности), то этот НДС можно отнести на счет 19 и затем направить его к вычету (при условии, что эти расходы относятся к расходам, уменьшающим налоговую базу при расчете налога на прибыль).

Проводки по бухучету командировочных расходов

Дебет

Кредит

Название операции

20 (23, 25, 26, 29)

71

Списаны командировочные расходы, связанные с основным видом деятельности производственного предприятия.

44

71

Списаны командировочные расходы, связанные с основным видом деятельности торгового предприятия.

08

71

Списаны расходы по командировке, связанные с приобретением основного средства

10

71

Списаны расходы, связанные с приобретением материально-производственных запасов

28

71

Списаны затраты по командировке, связанной с транспортировкой бракованной продукции

91.2

71

Командировочные расходы, связанные с отдыхом и культурно-развлекательными мероприятиями

19

71

Выделен НДС по командировочным расходам

68.НДС

19

НДС направлен к вычету

Какие-то расходы, понесенные работником, работодатель может не принять, в этом случае эти затраты должен возместить работник из своей заработной платы (при этом нужно помнить, что из зарплаты работника можно удержать сумму не свыше 20% от величины среднего заработка), либо путем внесения денежных средств в кассу предприятия или на расчетный счет.

70

71

Удержаны командировочные затраты, не признанные работодателем, из заработной платы работника

50 (51)

71

Возмещении работником затрат, не признанных работодателем, в кассу или на расчетный счет.

Если какие-то затраты оплачивает сам работодатель с расчетного счета (например, оплата билетов или проживания в гостинице), то выполняется проводки:

Дебет

Кредит

Название операции

76

51

Оплачены затраты на командировку с расчетного счета работодателя

20, 23, 25, 26, 29 (44)

76

Списаны командировочные расходы после сдачи работником авансового отчета и утверждения его руководителем.

19

76

Выделен НДС по этим расходам (если выделяется)

68.НДС

19

НДС по командировочным расходам направлен к вычету

Если работодатель приобретает билет на проезд работника самостоятельно, то он учитывается на субсчете 3 счета 50 «Касса». При этом выполняются следующие проводки:

Дебет

Кредит

Название операции

50.3

76

Куплен билет командируемому работнику.

71

50.3

Билет выдан работнику

20, 23, 25, 26, 29 (44)

71

Списаны расходы на покупку билета

68.НДС

19

НДС по командировочным расходам направлен к вычету

Пример учета командировочных расходов

Сотрудник Иванов направляется в командировку на 5 дней, ему выдана под отчет сумма 20000 руб. Суточные у Иванова составляют 1000 руб. При возвращении он предоставляет авансовый отчет с приложенным документами:

  • билеты на поезд туда и обратно на общую сумму 8000 руб. (в том числе НДС 1220 руб., как посчитать НДС из суммы смотрим тут, по ссылке находится онлайн калькулятор для расчета), НДС выделен отдельной строкой.
  • счет от гостиницы на бланке строгой отчетности на сумму 5000 руб. (в том числе НДС 763 руб.) НДС также выделен отдельной строкой.

Проводки бухучета командировочных расходов:

Сумма

Дебет

Кредит

Название операции

20000

71

50

Выданы денежные средства под отчет из кассы

6780

20

71

Списаны расходы на билеты без учета НДС

1220

19

71

Выделен НДС по расходам на билеты

1220

68.НДС

19

НДС направлен к вычету

4237

20

71

Списаны расходы на гостиницу без учета НДС

763

19

71

Выделен НДС по расходам на гостиницу

763

68.НДС

19

НДС направлен к вычету

5000

20

71

Списаны суточные

2000

50

71

Работником возвращены оставшиеся денежные средства в кассу предприятия

1441897143_award_star_gold_2Спасибо, что читаете нас!

Подпишитесь на наши новости в facebook, чтобы быть в курсе событий!