Прием сотрудника на работу в 1С ЗУП: инструкция

Зачастую бухгалтер в мелкой фирме помимо основных задач бухучета занимается также и кадровыми вопросами. Он принимает и увольняет людей, соответственно оформляя приказы кадрового учета. Отмечу же, что это касается только мелкого бизнеса с небольшим штатом подчиненных, так как более крупный бизнес просто не позволяет физически соединять два вида деятельности. В статье рассмотрим, как осуществляется прием сотрудника на работу в 1С ЗУП и как корректно отобразить это в учете.

Прием сотрудника на работу в 1С ЗУП: инструкция

Шаг 1 – Ознакомление с первоначальными действиями

Как известно, основной бумагой, подтверждающей факт оформления сотрудника официально в любой фирме, выступает приказ о приеме на работу. Хоть в программе, хоть в текстовом формате, все равно придется выпускать документ.

Мы рассматриваем случай работы в программном продукте, поэтому на нем подробно и остановимся. Приказ о приеме сотрудника в 1С ЗУП формируется на основании исходных данных, заданных машине. Поэтому Вам следует добавить всю нужную информацию при принятии человека в справочник. Машина предусматривает наличие двух справочников:

  • физлица;
  • сотрудники.

Предлагаю остановиться детальнее в рассмотрении данных позиций, оформив содержимое таблицей.

№ п/пСправочникХарактеристика
1ФизлицаТакой список людей предполагает внесение в него человека исключительно один раз, и если Вы впервые оформляете человека, перепроверьте его отсутствие в Вашей базе. Это весьма важный момент и когда двойная фамилия все-таки здесь присутствует, исключите подобное задвоение
2Сотрудники

 

В сотрудниках вносить людей можно не только единожды, но и повторять действие. Такой случай уместен при увольнении человека и дальнейшей отмене такого приказа, когда он решил остаться на рабочем месте. Работа по совместительству тоже предполагает забить в базу одного и того ж человека дважды, но под разными должностями

Шаг 2 – Добавление человека в штат

Давайте рассматривать с Вами идеальный вариант, когда кадровый и бухгалтерский учет ведут разные люди. С целью добавления нового человека этот функционал возлагается на пользователя начальника отдела кадров. Машина по умолчанию вносит определенные сведения в форму заполнения, но Вы не смотрите на них, а сразу переходите к Новому сотруднику. Когда в Вашей версии программы сопровождается учет не одной фирмы, то Вам следует прописать, на какую из них он устраивается. Инициалы вносите единой строчкой, машина за Вас поделит их на ячейки

Алгоритм прописан таким образом, что наличие пробела означает разделение по инициалам, поэтому с особой тщательностью прописывайте двойные фамилии одним словом, чтобы фамилия не попала в поле имени. В ситуации, когда ошибка в фамилии допущена, исправить ее следует посредством функции изменения. Существует особый функционал, отражающий всю историю корректив по ФИО подчиненного.

Внимательно читая предложенную форму для записи, Вы последовательно записываете в нее запрашиваемую информацию. Вы можете не указать тут код и СНИЛС по подчиненному и спокойно сохраниться, однако такая форма автоматически направится в список подчиненных с недостающими сведениями. Но процедура распечатки основных бумаг, таких как трудовой контракт и приказ по приемке человека, будет определенно доступна. Особо не рассчитывайте на такую поблажку, потому как корректное указание всех данных является гарантом полного и правдивого составления отчетности.

Последующим этапом на пути к завершению опции представляется внесение личной информации, то есть паспортные данные или другого документа, телефон и адрес проживания. Вам всего и остается, что записать информацию и сохраниться. Результат проведенных трудов состоит в формировании карточки по сотруднику, что влечет за собой автозаполнение карты физлица.

Читайте также статью ⇒ “Удержание материального ущерба с сотрудника в 1С: инструкция“.

Шаг 3 – Оформление на работу

Столкнувшись с «умной» программой хоть раз, Вы наверняка заметили наличие минимум двух способов сделать одно и то же действие. Внесение лица, отсутствующего в Вашей базе также позволено двумя вариантами, о них и поговорим:

  1. Внести подчиненного в физлица, заполняя сведения в сотрудниках, таким образом, машина самостоятельно подтянет данные о человеке в сотрудники.
  2. Вы вправе внести сведения о человеке в обход справочника по физлицам, что в свою очередь сработает автоматом. Для начала выясните основные параметры про человека и возьмите фото принимаемого лица. Кнопкой добавления внесите все параметры в Кадрах по физлицам.

Прием сотрудника на работу в 1С ЗУП

Следующим Вашим шагом станет создание нового лица в кадрах. В этом поможет одноименная клавиша в окне создания сотрудника.

Прием сотрудника на работу в 1С ЗУП

Тут появляется элемент автоматической проверки на лица-двойники. Когда таковые имеются, все ФИО появятся к просмотру. Вы выбираете нужного Вам человека и подтверждаете факт соответствия имеющегося физлица со сформированным сейчас сотрудником.

Прием сотрудника на работу в 1С ЗУП

Бухгалтеры большинства компаний останавливают свой взгляд именно на втором варианте из-за его простоты и отсутствии ошибочных сведений при внесении данных. При наличии в программе человека в физлицах, особо тщательно советую проверять ФИО во избежание появления двойника.

Шаг 4 – Проверка «двойников»

Нередко возникают моменты наличия в физлицах человека, но в базе при работе с ним выбивается ошибка. Ошибка хотя бы в одной букве приведет к тому, что под один ИНН создадутся две строки как абсолютно разные люди. Именно поэтому крайне важно сверять с паспортом каждую вносимую букву в машину, чтобы не допустить подобные казусы.

Прием сотрудника на работу в 1С ЗУП

Исправив ошибку позднее, физлица все же будут содержать сведения о таком человеке в виде наличия двух строчек. Проверяйте это, а то сможете выплатить аванс, например «Иванову», а зарплату получит «Ивенов»

Скорректировать вышеописанный факт возможно путем опции в кадрах объединения личных карточек. В этом Вам поможет опция нахождения задвоенных карточек. Выберите одну такую одноименной кнопкой и совершите их объединение.

Прием сотрудника на работу в 1С ЗУП

Машина обязательно Вас предупредит об исправлении всего внесенного Вами ранее по подчиненному, так как после подтверждения уже ничего нельзя вернуть назад. Затем останется только нажать ОК. Результат подобной манипуляции пометит к уничтожению «записи-двойника». Дальнейшее действие заключается в опции удаления помеченных объектов.

При совершении действий по корректировке ФИО через объединение личных карточек, машина сразу понимает, что никакие начисления и действия нельзя совершать по второму удаленному ФИО.

Шаг 5 – Как оформить приказ

Предыдущие пункты поведали Вам процесс занесения нового человека в списки, а теперь потребуется издать приказ на его прием. С этой целью потребуется воспользоваться одноименной функцией. Здесь машиной подразумевается ознакомить Вас с основными сведениями по подчиненному и вносить от Вас пока ничего не требуется. Поле принятия на работу поможет Вам заполнить запрашиваемые сведения для формирования приказа.

Как и другие учетные действия выпустить эту бумагу возможно посредством поля оформления документа сверху списка по штату. Опция оформления кадровых бумаг довольно многофункциональна и позволяет Вам зачислить в штат человека, уволить его либо перевести внутри компании на другую должность.

Читайте также статью ⇒ “Возмещение командировочных расходов в 1С: инструкция“.

Шаг 6 –  Обнаружение подчиненного после перенесения информации

В мире все развивается очень стремительно, особенно в сфере технологий, поэтому Вам периодически нужно обновлять систему и переходить на более усовершенствованные версии 1 С. Однако всегда надо быть на чеку и контролировать процесс переноса базы данных на предмет корректности и отсутствия сбоев. Цена ошибки при работе с персоналом может оказаться довольно высокой. Проследить этапы работы подчиненного возможно, используя историю переводов, которая содержит табличные данные по всем движениям человека. Имеется опция первоначальной штатной расстановки, что благодаря переводу по кадрам позволяет вносить коррективы при вариациях оклада или прочих сведений, отмечая нужное флагами либо внося новую информацию.

Основное поле нашей работы, то есть прием на работу состоит из таких пунктов:

  • трудового контракт;
  • оплаты труда;
  • главного.

Предложенная Вам клавиша печати поможет в выведении на экран и распечатке трудового контракта и приказа на прием человека. В соответствующем журнале Вы вправе просмотреть сформированный по подчиненному приказ о зачислении его в штат. Здесь тоже пользователю позволена печать форм Т-1 и Т-2. Кадровые отчеты помогут в этом вопросе при обращении к команде Сформировать.

Шаг 7- Проверка действий

Всегда при занесении любой информации машина обращается к исходным параметрам при дальнейших манипуляциях с персоналом. Крайне важно следить и периодически обновлять уже имеющиеся данные в карточках по людям для избежания накопления в будущем ошибок, которые имеют свойство накапливаться как снежный ком. Найти в итоге, где именно допустили промах весьма трудное занятие.

Прием человека на должность и корректное оформление его согласно всем нормативным бумагам, действующим в данной отрасли, являются неотъемлемой частью жизни любого бизнеса. Основа успеха дела заключается в людях, которые на благо процветания Вашего дела вкладывают немало своих сил, трудов и инициатив. Текучесть персонала – тревожный звоночек для руководителя, и ему стоит задуматься, почему же люди уходят из его бизнеса. Руководство должно всячески способствовать тому, чтобы люди хотели оставаться работать в компании. Тогда не придется постоянно увольнять подчиненных, и искать новые кадры на замену ушедшим на более выгодные условия.

Читайте также статью ⇒ “Увольнение сотрудника в 1С: инструкция“.

Если вы не нашли ответ на свой вопрос, то вы можете получить ответ на свой вопрос позвонив по номерам ⇓

Бесплатная юридическая консультация

Москва, Московская область звоните: +7 (499) 288-17-58

Звонок в один клик

Санкт-Петербург, Ленинградская область звоните: +7 (812) 317-60-16

Звонок в один клик

Из других регионов РФ звоните: 8 (800) 550-34-98

Звонок в один клик

-->




Adblock detector