Представительские расходы — учет и проводки

В данной статье мы рассмотрим что такое представительские расходы, как их учесть и как оформить в бухгалтерском учете предприятия.

Что такое представительские расходы

Представительские расходы (в дальнейшем в статье — ПР) -это расходы, которые понесла организация для того, чтобы провести прием представителей других организаций, которые в дальнейшем могут стать партнерами, и их обслуживание. То есть расходы для установления деловых контактов и возможное заключение договоров, направленных на получение прибыли. Также в ПР могут быть включены расходы на прием участников совета директоров.

Список расходов, которые могут быть признаны представительскими

В состав ПР включаются:

  • Обед, завтрак или ужин, если это официальным прием лиц, от которых зависит сотрудничество и получение прибыли предприятием;
  • Обеспечение доставки транспортом лиц, которые будут участвовать в официальном приеме;
  • Расходы на переводчиков;
  • Расходы на обслуживание фуршета.

Важно! К ПР не могут быть отнесены суммы, затраченные на отдых и развлечение, а также на лечение заболеваний и их профилактику.

Законодательное регулирование вопроса

Законодательное регулирование вопроса представлено следующими нормативными актами:

Особенности проведения мероприятий для деловых целей

В налоговом кодексе нет никаких указаний относительно места проведения деловых встреч и времени их проведения. То есть это может быть практически любое заведение, руководствоваться с выбором которого можно здравым смыслом. Время тоже может быть любое — утро, вечер, день — не важно. Главное, чтобы целью встречи, на которую были затрачены средства, было заключение контракта или договора, от которого предприятие получило бы прибыль. Если встреча увенчалась неудачей и договор не был заключен, это не значит, что расходы нельзя принять. Их можно принять в обычном порядке.

Читайте также статью ⇒  Представительские расходы: особенности бухгалтерского и налогового учета

Документы, которые могут подтвердить ПР

Официально утвержденного списка документов, призванных подтвердить ПР, нет, но Министерство финансов 10 апреля 2014 года выпустило письмо с номером 03-03-Р3\16288, в котором указано на то, что такими документами могут быть любые документы, подтверждающие производственный характер расходов и  их экономическую обоснованность. Также в письме сказано, что руководитель организации может утвердить отчет о ПР, который должен быть оформлен при осуществлении расходов. К такому отчету соответственно должны быть приложены подтверждающие первичные документы:

  • чеки;
  • договора;
  • акты;
  • товарные чеки;
  • накладные;
  • счета;
  • счета-фактуры и другие.

Форма отчета является произвольной, главное, чтобы в ней было указано с какой целью был произведен прием, кто на нем присутствовал, сколько затрат понесено, какими первичными документами подтверждаются затраты.

Важно! Для оплаты ПР сотруднику как правило выдаются денежные средства под отчет. После произведенного приема или мероприятия сотрудник оформляет авансовый отчет.

Или же предприятие напрямую оплачивает поставщику сумму расходов, например, перечисляет сумму на ресторанное обслуживание на счет ресторана.

Бухгалтерский учет ПР

Для целей бухгалтерского учета ПР принимаются к учету как затраты по обычным видам деятельности. Счет для учета ПР может быть выбран организацией на ее усмотрение, как правило это счета — Общехозяйственных расходов 26, Расходов на продажу 44, Обще производственных расходов 25 и некоторых других.

Есть два варианта оплаты ПР:

  1. Выдача наличных сотруднику. При выдаче средств сотруднику на оплату ПР этим сотрудником оформляется авансовый отчет. При этом проводки в бухгалтерском учете будут такими:

Дебет 71 Кредит 50 (51) — сотруднику выдали деньги из кассы (или перечислили на карточку с расчетного счета организации) для оплаты ПР;

Дебет 26 (44) Кредит 71 — отражены ПР по авансовому отчету.

  1. Оплата непосредственно компании, которая оказывала услуги по приему или ресторанное сопровождение:

Дебет 44 (26) Кредит 60 — получены услуги для целей ПР;

Дебет 19 Кредит 60 — выделен НДС по данным услугам.

Пример.

ООО «Лилия» проводила прием представителей из ООО «Пион» в ресторане ООО «Цинния». Деньги для оплаты ресторанного обслуживания были выданы менеджеру ООО «Лилия» Иполитову М.М. в размере 46000 рублей из кассы предприятия. ООО «Цинния» предоставила акт и накладную на оплату услуг на сумму 42000 рублей, Иполитов М.М. Оплатил наличными в ресторане данную сумму  получил чек от ресторана. По итогам встречи договор на сотрудничество не был заключен. Проводки будут следующими:

Дебет 71 Кредит 50 46000 рублей  — Иполитову выдали деньги из кассы для оплаты ПР;

Дебет 26 (44) Кредит 71 42000 рублей — отражены ПР по авансовому отчету Иполитова;

Дебет 50 Кредит 71 4000 рублей — Иполитов возвратил средства, которые не были потрачены.

Тот факт, что договор на сотрудничество не был заключен не имеет никакого значения. Главное в признании представительских расходов — это то, что деньги были потрачены на прием представителей компании, с которой ООО «Лилия» хотела сотрудничать с целью получения прибыли.

Читайте также статью ⇒ Представительские расходы при налоге на прибыль

Налоговый учет ПР

Для признания расходами с целью уменьшения налогооблагаемой базы у организации или предпринимателя, находящегося на упрощенном режиме налогообложения, представительские расходы не подходят.

Важно! Представительские расходы нельзя учитывать при упрощенной системе налогообложения в целях налогового учета.

При общей системе можно учесть в качестве расходов сумму равную не более 4% от суммы начисленных расходов на оплату труда сотрудников.

Выводы

Все расходы, которые были понесены с целью налаживания деловых контактов, могут быть признаны представительскими. Это возможно при документальном подтверждении расходов и их экономической обоснованности. В бухгалтерском учете представительские расходы принимаются полностью в отличие от налогового учета, представительские расходы в котором можно принять в сумме не превышающей норматив (4% от суммы ФОТ). Представительские расходы нельзя учесть при определении базы налогообложения организаций на УСН.