Оформление представительских расходов при расчете налога на прибыль

Представительские расходы – это та часть расходов организации, при проверке который налоговые инспекторы действуют особенно тщательно, поэтому организации важно правильно оформить документы и подтвердить, что понесенные траты были именно представительскими. В статье расскажем про представительские расходы при налоге на прибыль, дадим примеры расчета.

Представительские расходы: что это такое

Для установления контракта с контрагентом иногда недостаточно телефонных переговоров. Так, обсуждение совместных идей, проектов и начинаний можно проводить не только в офисе, но и в более неформальной обстановке, например, за ужином в ресторане. Такие неформальные встречи положительно сказываются на деловых отношениях между сторонами и нередко приводят к заключению крупных контрактов и выгодных сделок.

Неформальную встречу можно провести в ресторане, устроив обед или ужин, либо посетить какое-нибудь развлекательное мероприятие (например, сходить в театр). Затраты, понесенные стороной, которая решила устроить такую встречу, и будут называться представительскими и помимо оплаты билетов или ужина они будут включать также практически любые дополнительные траты, например, на услуги переводчика. Читайте также статью: → «Представительские расходы: особенности бухгалтерского и налогового учета».

Итак, давайте обратимся к Налоговому кодексу РФ. Согласно ст. 264 представительские траты организации относятся к прочим расходам, связанным с реализацией и производством и относящиеся к организации официальных приемов и обслуживанием представителей других организаций для проведения переговоров. Также согласно все той же статьи к представительским расходам относятся:

  • затраты, понесенные на переговоры с представителями юридических лиц, а также с клиентами, которые являются физическими лицами (причем они могут работать в вашей организации);
  • затраты, понесенные на организацию каких-либо официальных встреч и переговоров внутри организации (например, на организацию собрания директоров или членов правления компании).

Давайте рассмотрим что относится к представительским расходам более подробно.

Относится Не относится
  • траты на организацию приема, либо заседания, включая оплату еды и напитков;
  • траты на то чтобы доставить участников мероприятия до места его проведения;
  • траты на переводчиков, если такое требуются.
  • траты на развлечения;
  • траты на организацию отдыха;
  • траты на профилактику и лечение заболеваний работников организации;
  • траты на билеты.

Нормирование представительских трат

Стоит помнить о таком параметре, как нормирование. Представительские расходы учитываются в прочих расходах и не могут превышать 4% от суммы, которая была потрачена на оплату труда персоналу за отчетный период, в котором было проведено мероприятие, на которое расходы были понесены. Это правило регламентируется той же ст. 264 Налогового кодекса РФ.

Норматив возрастает по мере того, как возрастают траты на оплату труда в течение года. Например, если в первом квартиле вы можете потратить только 4% от суммы, которая ушла на оплату труда работников за этот отчетный период, то в конце года вы уже можете потратить 4% от той суммы, которая была уплачена работникам за весь год (конечно, если до этого сумма не была растрачена на представительские траты в других отчетных периодах в течение года).

Что не относится к представительским расходам

Часто организации неправильно учитывают представительские траты, что ведет к неприятностям с налоговой службой, поэтому следует остановиться на пункте о том, что не относится к представительским расходам более подробно.

Наименование расходов Разъяснение
Расходы на развлечения и отдых Согласно разъяснениям Министерства финансов РФ, расходы на развлечения и отдых, как правило, организация несет уже после официальной обязательной части мероприятия, т. е. они имеют меньшее значения для успеха переговоров и поэтому не могут быть отнесены к представительским. Такими расходами считаются оплата гонорара приглашенных артистов, оплата фуршета и проч.
Расходы на покупку билетов Министерство финансов РФ относится покупку билетов на какое-то мероприятие, на котором будут присутствовать обе стороны, к расходам на развлечения и поэтому эти затраты также не могут быть отнесены к представительским.
Расходы на оплату проживания и проезда К сожалению, организация не может учесть в представительских расходах оплату проезда и жилья представителям организации-контрагента. Данное правило регламентируется Налоговым кодексом и не может быть нарушено.
Расходы на подарки и сувениры Согласно ст. 264 Налогового кодекса РФ траты на подарки и сувениры также не могут быть включены в состав представительских, т. к. относятся к развлечениям.

Как оформить траты документально

Для того чтобы подтвердить представительские траты необходимы первичные документы, связанные с этим видов затрат. Однако для подтверждения представительских расходов одних первичных документов будет мало: необходимо также составить отчет о мероприятии, который в обязательно порядке должен быть подписан руководителем организации.

В отчете о мероприятии должны быть указаны:

  • дата и место, где было проведено мероприятие;
  • примерная программа мероприятия;
  • участники (как с принимающей стороны, так и с приглашенной);
  • смета расходной части мероприятия.

Если мероприятие оказалось действенным в результате него были заключены какие-либо договоры, либо подписаны какие-либо соглашения, то это также необходимо отразить в отчете.

Кроме отчета следует подготовить приказ руководителя организации о проведении мероприятия, а также отдельную смену по именно представительским расходам компании. 

Бухгалтерский учет расходов

Если в налоговом учете представительские траты подлежат нормированию, то в бухгалтерском учете принимается их полная сумма. Такой вид затрат относится к общехозяйственным, либо к затратам, которая компания несет на продажи (все зависит от вида деятельности организации). Читайте также статью: → «Счет 26: Общехозяйственные расходы. Пример, проводки».

Если говорить о счетах, то такой вид затрат отражается в бухгалтерском учете следующим образом:

Дебет Кредит
26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»
26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» 10 «Материалы»

При отражении на счете 10 стоит сделать пометку о том, то списаны те материалы, которые были использованы исключительно для проведения мероприятия (например, были списаны продукты или напитки). Читайте также статью: → «Бухучет по счету 10: проводки, примеры. Поступление и списание материалов».

Пример учета расходов

Давайте остановимся на учете более подробно. Например, в первом квартале 2017 года организация понесла представительских расходов на 40 тыс. руб., во втором квартале такого вида расходов не было. Затраты, связанные с заработной платой работникам составили 600 тыс. рублей в первом квартале и 700 тыс. рублей во втором.

В первом квартале согласно нормативу можно учесть только 4% от 600 тыс. рублей, т. е. 24 тыс. рублей. Остальную сумму, а именно 16 тыс. рублей придется учесть для цели налогообложения дохода в первом полугодии.

Налоговый учет представительских расходов

Как вы уже поняли, все, что связано с налоговым учетом представительских расходов, можно узнать и ст. 364 Налогового кодекса РФ. Если вы показываете представительские траты, то будьте готовы к тому, что у налоговых органов могут возникнуть сомнения о том, нужны ли они были и поэтому обязательно подготовьте все документы, которые были перечислены выше.  При устных переговорах с налоговыми органами обязательно упомяните о том, что переговоры принесли результаты и организации, которые участвовали в мероприятии, обязательно будут взаимовыгодно сотрудничать.

В качестве устного обоснования необходимости проведения мероприятия и расходов можно упомянуть следующие цели, которые ваша организация возможно преследовала:

  • переговоры были совершены для того чтобы обсудить вопросы, касающиеся сотрудничества и дальнейшей работы контрагентов;
  • переговоры затронули продление контрактов и согласование условий, на которые они будут продлены;
  • во время переговоров успешно прошло согласование предстоящих договоров и сделок.

Официально Налоговый кодекс РФ не налагает запрета на какие-либо цели, которые были преследуемы при проведении переговоров, однако, если вы упустите тот факт, что мероприятие привело к достижению каких-либо положительных результатов по сотрудничеству, налоговая инспекция в праве оспорить целесообразность таких затрат. В таком случае организации придется пытаться поспорить с налоговой уже в суде.

Статистика показывает, что более половины исков налоговой службы к организациям, чьи представительские траты ей показались необоснованными, закачиваются выигрышем компании, а не налоговой инспекции.

Согласно ст. 264 Налогового кодекса РФ мероприятие, на которое компания понесла траты, может быть приурочено к какому-либо событию, либо празднику, причем обоснованность такого мероприятия, а также расходов на его, никак не падает.

Представительские расходы и судебное оформление

Суд и представительские траты – это достаточно частый случай в юриспруденции. Известны прецеденты, когда к рассматриваемым нами затратам были отнесены даже траты, которые были совершены на основании контракта об услугах консультирования.

Каждый случай индивидуален. Так, на практике не редки случаи того, что суд признает представительскими расходам и затраты на организацию перевозки журналистов (если мероприятие крупное и значимое для региона), тогда как налоговая служба категорически отрицала возможность того, что ни траты могут быть отнесены к представительским.

Позиция налоговой службы также известна по отношению к тем расходам, которые несет организация на оплату проживания приглашенных гостей. Налоговая инспекция руководствует в первую очередь Налоговым кодексом, который категорически не относит такую расходную часть к представительским затратам, однако, суд может принять другое решение. Например, значение слова «обслуживание», употребленного для описания рассматриваемых затрат можно истолковать по-разному, чем и пользуются компании, отвечая на судебный иск.

Итак, представительские расходы – это затраты, прежде всего, на обслуживание мероприятия, основная цель которого – это установление партнерских отношений с контрагентами, а именно обсуждение вопросов о текущей работе, обсуждение моментов, касающихся долгосрочных и краткосрочных планов обеих компаний.

Такой вид расходов должен быть тщательно задокументирован и помимо первичных документов необходимо предоставить в налоговую службу отчет о мероприятии, приказ о его проведении, а также смету как общих расходов, так и расходов, которые компания готова назвать представительскими.

Рейтинг 5 часто задаваемых вопросов

Вопрос №1. Как отчитываться за представительские расходы? В наличии только чеки – будет ли их достаточно?

В Налоговом кодексе отсутствует перечень документов, которые необходимы для отчетности, однако, на практике налоговая инспекция чаще всего требует приказ о проведении мероприятия, отчет, а также смету.

Вопрос №2. Входят ли такие представительские траты в себестоимость продукта?

Нет, не входят.

Вопрос №3. Учреждения могут принять собственный акт о том, что именно относится к представительским затратам.

Да, могут. Такой акт, как правило, принимается один раз в год и может быть оспорен налоговой инспекцией.

Вопрос №4. Ансамбль от нашей организации ездил на конкурс, естественно расходов оказалось немало. Можно ли хоть какую-нибудь часть списать на представительские траты?

Так, нельзя, т. к. вы не организатор, а участник.

Вопрос №5. Принимали делегацию из другой страны, оплачивали проезд и проживание. Вышла кругленькая сумма. Можно ли списать это на представительские расходы?

Согласно налоговому законодательству нет, однако, вы можете это сделать и если налоговая подаст на вашу организацию иск, оспорить решение в суде. На практике известны случаи когда суд относил расходы на проживание делегаций к представительским, если по итогу мероприятия были достигнуты значимые договорённости.