Расчет компенсации при разъездном характере работы

Каждое предприятие должно разработать своей учетной политикой положение о разъездном характере работы  в соответствии с трудовым законодательством. В статье расскажем про положение о разъездном характере работы, приведем пример расчета компенсации.

Разъездной работой принято считать такой характер труда, который связан с постоянными поездками по городу либо за город в соответствии с должностными обязанностями.

  • Расходы на топливо.
  • Затраты, связанные с проживанием в случае дальней поездки.
  • Возможно и иные расходы, которые оговорены с работодателем.

Работник, чья деятельность связана с разъездами, имеет такой же нормированный рабочий день и время для отдыха, что и другие коллеги. Читайте также статью: → «Рабочее и время отдыха по ТК РФ».

Сотрудники, чья работа имеет разъездной  характер

Приказом руководителя устанавливается перечень лиц, которые будут работать с разъездным типом работ. Такая деятельность может быть установлена как при приеме так и по ходу работы:

  • при переводе сотрудника на такую должность (профессию);
  • при совмещении этой должности;
  • в других случаях.

Все условия, которые связаны с таким трудом обязательно должны оговариваться в трудовом договоре.

Если при заключении такого договора не были включены все условия, необходимо составить дополнительное соглашение, в котором прописать недостающие пункты в двух экземплярах для каждой стороны. В случае отсутствия пунктов о разъездном характере работ, это не освобождает работодателя от компенсации затрат и гарантий, связанных с выездом.

Если сотруднику по медицинским показаниям противопоказана работа за рулем, такие лица не могут быть приняты на данную должность.В обстоятельствах, при которых работник, чья работа имеет разъездной характер, противопоказаний для выполнения такой работы, сотрудник подлежит отстранению от работы, обусловленной трудовым договором, и переводу на другую работу, не противопоказанную ему по состоянию здоровья. Читайте также статью: → «Перевод во время больничного: особенности оформления».

При отказе сотрудника от перевода либо отсутствия у Работодателя соответствующей работы трудовой договор с сотрудником подлежит прекращению.

Порядок оформления и выплаты компенсации расходов, связанных с разъездным характером работы

  • Во-первых, компенсация положена исключительно сотрудникам, которые работают на авто, ездят по командировкам и их деятельность носит разъездной характер
  • Во-вторых, основанием для того, чтобы сотрудник мог использовать личный транспорт в служебных целях является приказ руководителя организации
  • В-третьих, работники, которые работают с доверенностью на транспортное средство имеют такое же право на компенсацию как и с личным авто.
  • В-четвертых, сотрудник подает заявление где поясняет, при каких обстоятельствах и с какой периодичностью использовался его личный транспорт в служебных целях.

Размер компенсации сотруднику

Компенсацию необходимо выплачивать любому работнику, который по соглашению с работодателем использует свой автомобиль для служебных нужд. На какие же суммы может рассчитывать работник? Между тем налоговые органы для контроля налогообложения и взносов рекомендуют учитывать при расчете компенсации за использование личного транспортного средства:

  • степень амортизации и срок полезного использования;
  • интенсивность.

Поэтому лучше все-таки привести в соглашении об использовании личного автомобиля работника хоть какую-нибудь методику расчета компенсации, например:

  • приравнять компенсацию к сумме амортизации автомобиля за месяц;
  • установить расценки за 1 км «служебного» пробега автомобиля. Их можно позаимствовать у такси.

Отражение в учете компенсаций

Согласно законодательства, суммы которые работодатель заплатит сотруднику за использование авто в служебных целях, не подлежат обложению налогом на доход с физических лиц и не будут отражены в отчете 2 НДФЛ. Так же эти выплаты не облагаются страховыми взносами. В случае, если например автомобиль не принадлежит сотруднику на правах собственности, а он использует его по доверенности, то возникает спорный вопрос, на который так и нет однозначного ответа.

Налоговая говорит о том, что на основании Трудового кодекса, автомобиль должен быть личным и принадлежать на правах собственности, тогда не нужно снимать НДФЛ и страховые взносы, соответственно случай с доверенностью не попадает, но судебная практика показывает обратное, оказывается все же четкого понятия в Законе как личное имущество не прописано, поэтому личным может считаться любое имущество на законном праве, в том числе и по доверенности.

Пример расчета выплат

С сотрудником организации «Амел» заключено соглашение об использование его личного авто RenoLogan 1.6 d в служебных целях. Для компенсации по ремонту и эксплуатации авто предусмотрена сумма в размере 6 000,00 руб. в месяц. Расход автомобиля по топливо восемь литров на 100 км.

1 августа работник сдал в бухгалтерию отчет об использовании личного транспорта за июль с приложенными чеками АЗС. Согласно отчету пробег автомобиля в служебных целях в июле составил 1 700 км. Сумма компенсации за использование и возмещение расходов за июль составит:

  • Сумма компенсации за июль 6 000 руб.т.к отработан полный месяц
  • Сумма возмещения расходов на бензин 1 700 * 8 / 100 * 42,50 (средняя цена за 1 л бензина АИ-95 согласно чекам АЗС) = 5780 руб.
  • Итоговая выплата сотруднику за использование личного автомобиля в июле составит 11780 руб.
  • В налоговом же учете принимаемая сумма компенсации за использование личного автомобиля составит всего лишь 1 200 руб. То есть сверхнормативная компенсация в размере 10580 не уменьшит ни налог на прибыль, ни налог при УСН.

Преимущества и недостатки расчета

Заплатить компенсацию сотруднику для компании выгоднее, поскольку если работодатель будет платить за использования транспорта сотрудника ежемесячную премию, тогда придется платить НДФЛ и страховые взносы, тем самым он экономит. Читайте также статью: → «Установление ненормированного рабочего дня для разных категорий работников — 3 примера».

Компенсировать использование личного транспорта сотрудникам целесообразно в том случае, когда суммы компенсации ненамного превышают нормы расходов, учитываемые при расчете налога на прибыль и при УСН, то есть 1 200 – 1 500 рублей в месяц. Если же выплаты более значительные, то работодателю стоит задуматься над альтернативными вариантами решения «транспортного вопроса», например, аренда автомобиля у сотрудника или у стороннего лица, либо использование собственного автомобиля.

Причины по которым могут отказать в получении

К причинам по которым работодатель может отказать в выплате компенсации за использования личного автомобиля сотрудника в служебных целях, можно отнести :

  • Сотрудник официально не трудоустроен
  • Работник отказывается предоставлять подтверждающие документы по расходам, связанным с рабочими моментами, возникшими во время эксплуатации автомобиля
  • Есть подтверждение тому, что машина использовалась не по служебным делам, а в интересах сотрудника, в таком случае директору нет причин что-либо возмещать
  • Какой-либо из документов утерян, соответственно приложить как подтверждение к расходам нечего

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос №1. Кому положена компенсация за использование автомобиля?

Компенсация положена сотрудникам, которые используют собственный автомобиль в рабочих целях, с которыми заключен трудовой договор или соглашение с указанием данного факта, а так же они могут предоставить подтверждающие документы на расходы, связанные с машиной на благо предприятия

Вопрос №2. Я официально работаю в частной фирме, езжу на машине по доверенности, могу ли я получать компенсационные выплаты на бензин и ремонт?

Да, конечно можете, поскольку вы имеете доверенность на управление транспортным средством, то это приравнивается к личному имуществу, однако, если у налоговой возникнут вопросы по этому поводу, можно обжаловать данный вопрос в судебном порядке