Покупка основного средства по авансовому отчету: проводки

Иногда складываются ситуации, где организации необходимо приобрести какие-либо основные средства на подотчетные средства через своего сотрудника. В данной статье расскажем в каких случаях это может быть полезно, поможем составить авансовый отчёт и собрать подтверждающие документы, А так же предложим вариант проведения приобретения ОС по авансовому отчету.

В каких случаях целесообразно осуществлять покупку основных средств на подотчетные средства?

Как правило, основные средства – вещь дорогостоящая, поэтому не многие организации доверяют сотрудникам осуществлять самостоятельно их покупку. Однако, в некоторых случаях это может быть весьма полезно.

С недавних пор в России действует ограничение наличных расчетов между организациями и индивидуальными предпринимателями по одному договору. Так, фирмы лишилась возможности покупать дорогостоящие товары (стоимостью более 100 тысяч рублей) за наличный расчёт. Однако, поскольку на организации не наложено запрета на приобретение товара на подотчетные средства, а так же предельная сумма подотчетных средств не установлена, то в случае, если ИП не может принять безналичный расчёт или же покупку нужно осуществить срочно и на месте, имеет смысл выдать некую сумму сотруднику компании, а он в свою очередь приобретёт нужный объект.

Читайте также статью ⇒ Питание сотрудников проводки в бухгалтерском учете.

Как правильно составить и сдать авансовый отчёт при покупке ОС?

Авансовый отчёт необходим для того, чтобы отчитаться о том, на что пошли перечисленные средства, а так же для того, чтобы принять к учету расходы на товар, а в конкретном случае на основные средства, коим может выступать оборудование, недвижимое и движимое имущество и т.д Таким образом, соблюдение правил при его заполнении очень важно.

В первую очередь следует упомянуть, что отчёт составляется по утверждённой Госкомстатом форме – N АО-1. Форма требует заполнения следующих данных:

  1. Лицевая сторона документа:
  • Данные сотрудника – фамилия, имя, отчество и его должность;
  • Назначение авансовых средств;
  • Дата оформления данного отчета;
  • Табличная часть, включающая сведения об авансовых средствах, выданных ранее и сейчас, расходе денежных средств на покупку основного средства и их остатке.
  1. Оборотная сторона авансового отчёта:
  • Табличная часть, включающая в себя виды расходов на приобретение основного средства и их денежное выражение в виде сумм;
  • Подпись подотчётного лица и ее расшифровка.

Так, как перечень подотчетных лиц на предприятии устанавливается приказом директора, то получать средства на покупку и составлять авансовые отчёты должны именно они, а не кто-то другой.

Важно! Как правило, на составление отчета отводится три дня после того, как полученные средства были потрачены на основные средства.

Принимает этот отчёт у подотчетного лица сотрудник бухгалтерской службы, наделённый полномочиями по ведению учета основных средств и операций по ним. Он делает пометку на отчете, а так же заполняет отрывную часть его бланка. Отрывная часть является распиской о приёмке авансового отчёта, возвращаемой подотчётному лицу.

Однако, вышеуказанных действий не достаточно, чтобы принять к учету авансовый отчёт, а следоватьюельно и основное средство. Так же следует передать его руководителю, который его проверит и утвердит.

★ Книга-бестселлер "Бухучет с нуля" для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Какие документы необходимы для подтверждения покупки ОС на подотчетные средства?

Составление авансового отчёта по приобретению основных средств, так же как и любой другой авансовый отчёт, должно иметь обоснование, то есть необходимо предоставление подтверждающих документов. В виде таких бумаг могут выступать:

  1. Товарные накладные и счета фактуры;
  2. Чеки и акты передачи;
  3. Бланки строгой отчетности;
  4. Квитанции платежных систем и банкоматов и т.д.

Какие проводки необходимо сделать при покупке ОС за подотчетные средства?

В рамках описываемой ситуации может быть два исхода событий:

  1. Основное средство, приобретённое подотчетным лицом стоило менее 100 тысяч рублей;
  2. ОС, принимаемое к учету на основании авансового отчёта, имеет стоимость более 100 тысяч рублей.

В первом варианте расходы на приобретение списываются при вводе в эксплуатацию, как текущие. Второй же вариант подразумевает отражение расходов через амортизацию. Однако и в том, и в другом случае в бухгалтерском учёте необходимо произвести проводки представленные в таблице.

Вид операцииДебетКредит
Выдача под отчётСчёт 71 «Расчёты с подотчетными лицами»Счёт 50 «Касса»  – для наличных денежных средств

Счёт 51 «Расчетные счета» – для безналичного перечисления

Приобретение основного средстваСчёт 08 «Вложения во внеоборотные активы»Счёт 71 «Расчёты с подотчетными лицами»
Перевод объекта в категорию «Основные средства»Счёт 01 «Основные средства»Счёт 08 «Вложения во внеоборотные активы»

Важно! При учёте основного средства следует помнить что принимается оно к учету по первоначальной стоимости суммированной с расходами на ее приобретение – стоимостью доставки, таможенных пошлин и сборов, сборки и монтажа и т.д. Эти расходы проводятся по такому же принципу, как и покупка товара, являющегося основным средством.

Можно ли вычесть НДС при покупке основного средства на подотчетные средства?

Многих волнует вопрос: «Не обвинит ли налоговая в неправомерности использования вычета из налоговой базы НДС средств, потраченных на покупку основного средства и отраженных в авансовых отчетах?». Как показала судебная практика, налоговики нередко обвиняют в неправомерности учета вычета, если покупать основное средство за наличку на подотчетное лицо. Однако, в ходе судебных разбирательств, судьи не видят здесь никаких нарушений и остаются на стороне коммерсантов. Таким образом, разрешено принимать к вычету налог на добавленную стоимость, уплаченный при приобретении основных средств.

Читайте также статью ⇒ Восстановления НДС с авансов: бухгалтерские проводки.

Ответы на часто задаваемые вопросы

Вопрос N1: Добрый день! Мой подчинённый приобрёл основное средство на подотчетные деньги за границей, следовательно все подтверждающие документы – на иностранном языке. Может ли наш бухгалтер принять их в качестве подтверждающих документов авансового отчёта?

Ответ: Все иностранные документы, включая товаросопроводительную документацию, квитанции и чеки, могут приниматься к учету в России. Однако, в Вашем, как и в большинстве других, случае необходимо произвести официальный перевод документа и заверить его. При этом перевод должен быть осуществлен построчно.

Вопрос N2: Здравствуте! Должен ли сотрудник организации при покупке основного средства для неё иметь при себе кроме денежных средств ещё какие-либо документы.

Ответ: Не всегда. В ряде случаев покупка основного средства за наличку по авансовому отчёту может потребовать от уполномоченного человека наличия некоторых документов. Так в ряде случаев может понадобиться  доверенность на вывоз товарно-материальных ценностей от поставщика и передачу ему денежных средств. При таком раскладе, подотчётному лицу может понадобиться документ, удостоверяющий его личность, например, паспорт гражданина Российской Федерации или его водительские права.

Вы можете получить ответ на свой вопрос позвонив по номерам ⇓

Консультация бесплатная

Москва, Московская область звоните: +7 (499) 288-17-58

Звонок в один клик

Санкт-Петербург, Ленинградская область звоните: +7 (812) 317-60-16

Звонок в один клик