Подписание бухгалтерских документов

От того, каким образом происходит подписание первичных документов будет зависеть успешная работа компании, а также ее безопасность. Подписывая бухгалтерские документы, придерживаться нужно закона №402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и общероссийского стандарта ФСБУ «Документы и документооборот в бухгалтерском учете». В статье рассмотрим правила, по которым происходит подписание бухгалтерских документов.

Электронная подпись на бухгалтерских документах

На сегодняшний день довольно распространенным стал такой способ подписания документов, как электронный. Она необходима для подписания только электронных документов.

Тип подписи, который компания использует для подписания своих документов компания определяет самостоятельно. При этом она должна следовать требованиям законодательства, а точнее законом №63-ФЗ от 06.04.2011. Предусмотрены следующие виды электронных подписей:

  • простая (неквалифицированная);
  • усиленная неквалифицированная;
  • усиленная квалифицированная.

Несмотря на то, что правила подписания электронных документов и вид используемой подписи определяются законодательством, многие фирмы осуществляют электронный документооборот по согласованию с контрагентами. При этом вид электронной подписи, которой подписываются документы определяется участниками документооборота и закрепляется в соглашении.

Какой из указанных видов подписей будет использовать организация зависит юридическая значимость документа. Если первичные документы заверяют простой подписью или усиленной неквалифицированной, то принять их для налогового и бухгалтерского учета не получится. Они в данном случае не будут признаваться равнозначными с документами, составленными на бумаге и заверенными личной подписью.

Важно! Только документы, которые заверяются усиленной квалифицированной подписью будут признаваться равноценными бумажным документам с личной подписью. Они могут приниматься и к бухгалтерскому и налоговому учету.

Подписание бухгалтерских документов

Первичные документы необходимо составлять в момент совершения операции, сделки или какого-либо события. Если это сделать невозможно, то документ оформляют уже после совершения сделки. При этом ответственность за оформление документа будут нести сотрудники, подписавшие документ. Такие правила установлены 9 статьей 402-ФЗ.

Важно! Сотрудники, которые имеют право подписи первичных документов утверждаются приказом руководителя компании. В приказе указывается перечень лиц и их должности.

Порядок, по которому происходит подписание документов, содержащих денежные операции, регламентируется иными нормативными актами, например, указанием Банка №3210-У, а также Положением Банка №383-П.

Подписание первичного документа должно происходить так, чтобы была возможность идентификации лица, подписавшего его. То есть тех лиц, которые ответственны за оформление конкретной операции. Это означает что каждая подпись в документе должна быть расшифрована (Читайте также статью ⇒ Порядок обработки первичных бухгалтерских документов).

★ Книга-бестселлер "Бухучет с нуля" для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Пример подписания бухгалтерских документов

Крупная компания заключает договор на оказание услуг по ведению бухучета со сторонне компанией. Кто в этом случае должен подписывать первичную документацию, если своего главного бухгалтера в компании нет?

В данном случае руководитель компании самостоятельно определяет лиц, имеющих право подписи первички. Ими могут быть сотрудники организации, например, кассир, менеджер или иной специалист, либо представители компании, ведущие бухгалтерию.

Подписывать банковские документы могут штатные сотрудники и лица, осуществляющие ведение бухучета. То есть банковский документ подписывают руководитель организации, а также сотрудник или руководитель компании, осуществляющей ведение учета.

Сам руководитель может и не ставить подпись за главбуха. Это связано с тем, что компания не относится к малому бизнесу, поэтому полномочия по ведению бухучета руководитель взять на себя не вправе.

Что касается ИП, то здесь ситуация противоположная. Предприниматель не должен передавать право подписи первички третьим лицам.

Правила подписания банковских документов

Правила, по которым подписывается банковский документ закреплены в Положении Банка №385-П. Согласно Положения, документы, предъявляемые в банк на бумаге, должны иметь:

  • подписи уполномоченных лиц;
  • печать.

Кроме того заполнение и подписание документов должно соответствовать образцам, представленным банком. На всех документах подписи должны быть сделаны только ручкой с чернилами синего, фиолетового и черного цвета. Другие цвета в банковских документах не допускаются. Это связано с тем, что в случае копирования первички и счетов-фактур, которые заполнены чернилами красного (зеленого) цвета, указанные данные могут просто не копироваться. В последствии это может приводить к неприятностям в случае предоставления копий, например, запрашиваемых налоговой.

Право подписи документов

Как уже отмечалось ранее, руководитель организации определяет перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов. Закрепляется этот перечень приказом.

Подписание денежных документов

Если документ содержит хозоперацию с деньгами, то подписывать его должны 3 лица:

  • руководитель;
  • главный бухгалтер.

К таким документам в том числе относятся документы, содержащие финансовые и кредитные обязательства. Это документы, которыми оформляют:

  • договора кредита или займа;
  • коммерческий, товарный кредит;
  • финансовые вложения компании.

В данном случае заменить главного бухгалтера могут:

  • специалист организации, но которого возложены обязанности по ведению бухгалтерского учета (например, в компании вовсе отсутствует главбух);
  • сотрудник, уполномоченный подписывать документы (при этом на него должна оформляться доверенность на подписание первичных бухгалтерских документов).

Важно! Если на денежных, расчетных документах, финансовых и кредитных обязательствах отсутствует подпись главного бухгалтера, то они являются недействительными и не могут приниматься к исполнению. Такое же требование действует, если на документе отсутствует подпись лица, ведущего бухучет вместо главбуха или уполномоченного подписывать документ.

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос: Если главный бухгалтер является учредителем компании, имеет ли он право подписывать договора?

Ответ: В данном случае подписывать документы он может только при наличии доверенности на право подписи. Такую доверенность выдает руководитель предприятия. В иных случаях подписывать договора от имени компании может только руководитель. Иные правила могут также предусматриваться Уставом компании.

Вопрос: Ручкой какого цвета можно подписывать первичные документ и счета-фактуры?

Ответ: По общим правилам требований к цвету чернил нет. Все записи в первичных документах можно делать чернилами, шариковой ручкой или химическим карандашом. Однако использовать все же лучше чернила синего, фиолетового или черного цвета.

Вопрос: Главного бухгалтера в нашей организации нет, как должно документально оформляться право подписи лица сторонней компании, осуществляющей наш бухгалтерский учет.

Ответ: Для этого нужно, чтобы в договоре на оказание услуг по бухучету было прописано следующее:

  1. Полномочия главного бухгалтера передаются сторонней организации.
  2. Лицо, являющееся представителем сторонней компании, имеющее право подписи документов за главного бухгалтера. Указать следует его ФИО, данные паспорта, должность, которую он занимает в сторонне организации.
  3. Право на подписание каких документов передается лицу сторонней компании по договору.

Если такой договор будет заключен и в нем прописаны все указанные моменты, то при подписании документов указывать нужно будет следующее: «Главный бухгалтер (согласно договора от ___ № ___)», где будет указан номер и дата договора, заключенного со сторонне компанией.

Если вы не нашли ответ на свой вопрос, то вы можете получить ответ на свой вопрос позвонив по номерам ⇓

Юридическая Консультация бесплатная

Москва, Московская область звоните: +7 (499) 288-17-58

Звонок в один клик

Санкт-Петербург, Ленинградская область звоните: +7 (812) 317-60-16

Звонок в один клик

Из других регионов РФ звоните: 8 (800) 550-34-98

Звонок в один клик

Загрузка...