Письмо арендодателю о проведении ремонта — образец

Аренда любой площади может занимать длительный срок, в течение которого арендатор вносит плату за использование площадей, а арендодатель исполнять обязательства. Проведение ремонта арендатором связано с внесением изменений в используемые помещения, поэтому важно согласовать с владельцем (арендодателем) планируемый ремонт.

Рассмотрим как сформировать информационное письмо о проведении ремонта с целью согласования работ, сумм и возмещения эти сумм в счет арендной платы.

Нормативное регулирование согласования ремонта

Не все предприниматели стремятся к приобретению недвижимости в собственность, поэтому для начала можно арендовать помещение и обустроить под свои нужны посредством ремонта. Регулирование проведения ремонта арендованного помещения осуществляется на основании сформированного между сторонами договора, где необходимо оговорить все моменты, касающиеся ремонта помещения. Договор в свою очередь регулируется ГК РФ Глава 34. Аренда. Как правило договор аренды заключается на длительный срок, и периодически возникает необходимость проведения ремонта, что должно быть оговорено в этом документе.

Ремонт арендованного имущества (как текущий, так и капитальный) не относится к работам по его улучшению. Улучшения – это новые дополнительные свойства имущества, без которых оно существовало и могло использоваться по назначению. Ремонт же нельзя признать улучшением, т.к. его цель – поддержание (восстановление) имущества в рабочем состоянии.

Государственный советник налоговой службы РФ III ранга О. Хороший

Читайте также статью ⇒ Договор аренды автомобиля с экипажем у сотрудника: как составить, образец.

Формирование договора аренды

Договор для наличия юридической силы заключается в письменной форме. Форма договора законодательно не закреплена и определяется сторонами договора в зависимости от специфики использования арендованного помещения. Правильно сформированный договор является основой отсутствия разногласий сторон. На практике определена информация, которая должна быть отражена. В договор включается:

преамбулавведение, информация о сторонах договора
предмет договораопределяет помещение по договору, адрес местонахождения
срокиобязательно отразить начало и окончание действия договора
Права, обязанности, ответственность сторонВ отношение ремонта здесь указывается субъект, производящий ремонт
цена и порядок оплатыСумма арендных платежей
условия расторженияПри досрочном расторжении
порядок разрешения споровпереговоры или через суд
прочие условияМогут быть прописаны пени, ответственность и т.д.
подписи и реквизиты сторонДля подтверждения факта согласия сторон
★ Книга-бестселлер "Бухучет с нуля" для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Юридическая сила договора аренды

Роль договора, заключаемого юридическими лицами базируется на том, что платежи по договору списываются на затраты, не подлежащие налогообложению.

Передача собственности в аренду может осуществляться на основании договора.

При этом заключенный договор упрощает разбирательство по различным спорам как в форме переговоров, так и через суд.

При том, что договор в письменной форме имеет юридическую силу, необходимо прописать условия проведения ремонта арендованного помещения: за счет арендодателя или арендополучателя, в счет предстоящих платежей или только их части, капитальный или текущий ремонт и т.д.

Согласование ремонта с арендодателем

В общих случаях на арендодателя возлагается обязанность проведения ремонта (при не отражении в договоре аренды вопроса ремонта по ст. 616 ГК РФ обязанность возлагается на арендодателя), поддержания в исправном состоянии в отношении собственного помещения при условии нормального содержания арендатором арендованного имущества.

Различают разные виды ремонтов:

  • капитальный ремонт – работы, связанные с восстановлением конструкций или элементов, несущих элементов и замену инженерных сетей
  • текущий ремонт – работы, направленные на поддержание имущества в надлежащем состоянии, устранение неполадок, препятствующих нормальной деятельности

Независимо от вида ремонта в договоре должно быть оговорено порядок и условия его проведения. При любом условии арендатор может провести ремонт своими силами, предварительно согласовав его проведение с арендодателем в письменной форме.

Формирование письма арендодателю о ремонте

В процессе деятельности в арендованном помещении его состояние может ухудшаться. В договоре отражается на ком лежит обязанность проведения ремонта. В связи с тем, что ремонт, осуществляемый арендатором приведет к снижению доходов арендодателя посредством списания расходов по ремонту на арендную плату, в договоре должны быть определены сроки проведения ремонта и порядок согласования.

В общем случае согласование должно осуществляться в письменной форме.

Ремонт может быть произведен за счет:

  • средств и сил арендодателя
  • средств и сил арендатора
  • средств арендодателя и сил арендатора
  • средств арендатора и сил арендодателя

В любом случае арендодатель должен поддерживать помещение в надлежащем виде. Расходы по ремонту пойдут в счет будущей арендной платы.

Письмо составляется в свободной форме с указанием:

  • наименование арендодателя
  • реквизитов арендатора
  • обращение
  • текст письма
  • дата составления
  • подпись с расшифровкой и должностью

Информация, отражаемая в тексте письма

Текст письма должен быть ясно изложен, в произвольной форме, где отражается:

  • основание – номер договора аренды со ссылкой на пункт о проведении ремонта
  • изложение просьбы о проведении ремонта
  • подтверждение необходимости ремонта
  • просьба о даче согласия в определенный период

Если по договору ремонт проводится силами арендатора, то нужно приложить смету затрат на ремонтные работы, в которой отражаются все элементы проведения ремонта.

Пример проведения ремонта силами арендатора для определенной деятельности

Арендатор может заранее договориться с арендодателем о проведении ремонта своими силами исходя из специфики своей деятельности, что при заключении договора должно быть отражено. В обязанности арендодателя водит поддержание нормального состояния помещения, а не изменение под специфику деятельности, поэтому в такой ситуации арендодатель не обязан возмещать все убытки по проведенному ремонту, а только те, что касаются непосредственного ремонта конструкций.

Необходимость получения согласия собственника

Важным элементом в проведении ремонта помещения является получение согласия собственника.

Согласовать проведение ремонта нужно в любом случае, даже если ремонт производится для единства стиля компании (который не был обязательным для арендодателя). Для проведения текущего и капитального ремонта существуют определенные сроки, которые обязан соблюдать владелец имущества.

Пример реакции собственника на необходимость проведения ремонта

При проведении ремонта необходимо независимо от условий договора согласовать проводимые работы

Проведение ремонта без согласия собственникаПрямых нарушений со стороны арендатора нет, но существует вероятность, что собственник не возместит затраты, также может расторгнуть договор и ремонт, являющийся неделимой частью останется у арендодателя
Согласие на ремонт получено, но средства не выделяются и средства арендатора могут быть не возмещеныАрендатор может возместить затраты посредством начисления амортизации проведенных работ, а также через возмещение НДС
Согласие на ремонт получено и средства арендатора будут возмещеныЗаконный вариант при котором даже при прекращении договора арендодатель возмещает затраты (часть затрат) арендатора

Важно! При проведении ремонта арендатором, арендодатель возмещает расходы только на неотделимые улучшения по окончании срока договора, компенсация составит в сумме на момент возврата объекта аренды, т.к. рыночная стоимость улучшений, может снизиться к моменту их получения арендодателем, что может оценить независимый оценщик.

Ошибка при формировании письма арендодателю

При написании письма нужно отразить такие важные моменты, когда необходимость проведения ремонта подтверждается документально или законодательными актами, т.е. договором аренды или ссылкой на ст. 616 ГК РФ. Также в письме необходимо отразить возможность компенсации работ (если работы за счет арендатора) в счет арендной платы или единой суммой.

Читайте также статью ⇒ Обеспечительный (гарантийный платеж) по договору аренды.

Ошибка при проведении ремонта

В некоторых случаях ремонт начинают производить до заключения договора, поэтому нужно быть уверенным в порядочности арендодателя, который может не заключить договор.

Также арендодатель может обязать арендатора провести ремонт, что нужно отразить в договоре или нужно составить дополнительно соглашение к действующему договору.

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос №1: Может ли арендодатель требовать от арендатора проведения ремонта?

Ответ: Это условие нужно отразить в договоре, от этого зависит возможность расторжения договора.

Вопрос №2: Как поступить арендатору, если арендодатель не исполняет требования договора и не производит соответствующие ремонты?

Ответ: Необходимо направить письмо с требованием о проведении ремонта арендодателем, а в случае отказа постараться произвести работы собственными силами на в счет будущих арендных платежей и заключением дополнительного соглашения.

Вы можете получить ответ на свой вопрос позвонив по номерам ⇓

Консультация бесплатная

Москва, Московская область звоните: +7 (499) 288-17-58

Звонок в один клик

Санкт-Петербург, Ленинградская область звоните: +7 (812) 317-60-16

Звонок в один клик