Инструкция по исправлению ошибочно пробитого чека на онлайн-кассе

С 1 июля 2017 г.  все организации на общей системе налогообложения и упрощёнке, а также компании и ИП, торгующие подакцизными товарами обязаны использовать онлайн-кассы (ИП на ПСН и ЕНВД до 1 июля 2018 г. применяют онлайн-кассы только в добровольном порядке). В статье расскажем про ошибочно пробитый чек на онлайн кассе, дадим инструкцию, как исправить документ.

Онлайн-кассы отличаются от обычных касс тем, что оснащены фискальной памятью (фискальным накопителем), который ежедневно передаёт в налоговую службу информацию о выручке организации через специальных ОФД (операторов фискальных данных). Так как данное нововведение работает всего полгода (с 1 января многие организации начали использовать онлайн-кассы), а чиновники ещё не дали официальных разъяснений-инструкций о возможных ситуациях применения онлайн-касс, то открытым остаётся вопрос о возможных ошибках.

Например, как осуществляется возврат товара по онлайн-кассе и возможен ли он. Как это оформляется с точки зрения документации и т.д. На эти и многие другие вопросы, связанные с ошибками, совершёнными с применением новых касс, мы постараемся ответить. Для удобства восприятия темы все подразделы написаны в виде таблицы в вопросно-ответной форме. Читайте также статью: → «Порядок перехода индивидуальных предпринимателей на онлайн-кассы».

Ошибочно пробитые чеки и ошибки

Таблица «Когда оформляется чек возврат прихода»:

Вопрос Ответ
Как называются операции по возврату, оформляемы в тот же день, какой вариант чека используется? Такие операции называются возвратными и оформляются с помощью возвратного чека
Когда можно осуществить возврат денег покупателю? Осуществление возврата наличных покупателю осуществляется до момента закрытия смены кассира, то есть до пробития так называемого сводного Z-отчёта.
Что такое Z-отчёт? Z-отчёт – это специальный документ, который формирует совокупные показатели по выручке определённый организации или ИП за 24 часа (или за рабочий день) и передаёт данные в ИФНС через ОФД.
Как организовать возврат до закрытия смены? Чек возврат-прихода вместе с Z-отчётом отправляется в налоговую службу, при этом делается ссылка на первичный «ошибочный» документ, для того, чтобы вычесть сумму по нему из общего количества дневной выручки
Как вести себя в рамках кассовой дисциплины в ситуации, когда товар возвращается не в тот же день, а в течение 14 дней с момента покупки? Согласно закону о защите прав потребителя, покупатель действительно может вернуть товар в течение 14 дней. Кассир в этом случае должен выписать РКО (расходный кассовый ордер).

Важный момент: оформление чека возврата-прихода на ККТ нового образца возможно только в день покупки товара.

Таблица «Как происходит процесс оформления возврата на онлайн-кассе?»:

Вопрос Ответ
От чего зависит оформление возврата кассира? Прямая зависимость от моделей обновлённых ККТ.

То есть существует специальная кнопка, которая позволяет программно выполнить возврат либо на правах «кассира», либо на правах «администратора» (с помощью ввода определённого пароля).

Как ещё можно оформить возврат, без использования чеков? Возможно оформление акта по форме КМ-3 на возврат денежных средств.

Такие БСО (бланки строгой отчётности) при использовании прежних ККМ (до 1 января 2017 г.) являлись обязательным документом, теперь это не обязательная процедура при возврате.

Важный момент: однако лучше делать данный акт, это важно для полного обоснования причины возврата.

Какие ещё операции необходимы для полного и правильного возврата? — КМ-3,

— пояснительная записка,

— полный пакет документов к Z-отчёту.

Далее все документы отправляются в бухгалтерию данной организации или ИП

Каков порядок действий со стороны покупателя и со стороны кассира, если возврат происходит не в день покупки? Покупатель:

— составляется заявление,

— предъявляется паспорт.

Кассир:

— выдаёт деньги из главной кассы,

— составляется РКО

Таблица «Как осуществить возврат, если покупатель расплачивался банковской картой»:

Вопрос Ответ
Возможен ли возврат, если оплата за товар была осуществлена с помощью платёжной карты? Да, возможен, так как была произведена оплата, следовательно уплаченные за товар средства подлежат возврату
В какой форме покупатель получает свои средства? Покупатель получает возврат в той же форме, то есть безналичными – на карточку
Каков порядок действий со стороны покупателя и со стороны кассира, если возврат происходит не в день покупки? Покупатель:

— составляется заявление,

— предъявляется паспорт.

Кассир:

— средства возвращаются на карточку, в соответствии с Указаниями ЦБ №3073-У от 7 октября 2013 г.

— КМ-3,

— пояснительная записка,

— полный пакет документов к Z-отчёту.

Далее все документы отправляются в бухгалтерию данной организации или ИП.

Использование чека-коррекции

Правила применения касс с фискальным накопителем предполагают, среди всей информации, касающейся ошибок и оформления чеков-возвратов, оформление чеков коррекции. Читайте также статью: → «Применение операторов фискальных данных в работе онлайн-касс».

Таблица «Использование чека-коррекции»:

Вопрос Ответ
В каких случаях используется чек-коррекция? Чек-коррекция используется в ситуациях, когда:

— кассир допустил ошибку и нарушение (и хочет её исправить),

— при технических неисправностях новых онлайн-касс, из-за которых оборудование дало сбой.

То есть речь идёт о ситуациях, когда происходит корректировка расчётов, произведённых ранее, согласно пункту 4 статьи 4.3 закона о ККТ.

Например, ситуация, когда кассир забыл пробить чек и продажа осталась неучтённой, или когда был выбит чек на неправильную сумму.

Когда может проводиться корректировка с помощью чека-коррекции? Корректировка ошибки может быть произведена в любой момент, когда эта ошибка найдена.
Какова цель корректировки? Цель корректировки  — приведение в соответствие фактической информации по продажам с фискальными (подлежащими учёту в налоговой).
Можно ли проводить корректировку в меньшую сторону? Корректировка проводится как на уменьшение, так и на увеличение фактического и фискального объёма продаж, однако любые действия должны быть документально обоснованы (для случаев, если поступит запрос со стороны налоговой).
Какие существуют типы ошибок со стороны кассира? 1.      Кассир указал в чеке сумму «больше» необходимой (верной);

2.      Кассир указал в чеке сумму «меньше» необходимой

В следующем разделе рассмотрим каждую и ошибок по-отдельности.

Таблица «Использование чека-коррекции в ситуации, когда «уменьшили» сумму по чеку»:

Вопрос Ответ
Ситуация: кассир пробил чек на сумму меньшую, чем была получена им на самом деле, и это произошло после ухода покупателя. Как быть? Данная ситуация иллюстрирует факт появления неучтённой выручки от продаж, то есть у налоговой может возникнуть вопрос о сокрытии части налогооблагаемого дохода. Неучтённая выручка также может свидетельствовать о неиспользовании ККТ, что влечёт за собой соответствующие штрафные санкции. Тоже самое происходит, когда кассир неумышленно не пробивает чек.

Важный момент: для того, чтобы избежать штрафа необходимо пробить чек коррекции, данная мера действует тогда и только тогда, когда обнаружение и исправление ошибки произошло до проверки налоговой инспекцией.

Каков порядок действий, если ошибка найдена «самостоятельно»? 1.      Создаётся специальный документ – служебная записка, в которой обозначен момент (дата и время) ошибки, которая привела к появлению неучтённой выручки, этот документ регистрируется (появляется номер и дата);

2.      В чеке коррекции указывается регистрационный номер и дата служебной записки – это служит основанием для операции коррекции;

3.      В чеке коррекции должен быть определён тип расчёта «приход» и «самостоятельная операция» как признак коррекции;

4.      Данный чек пробивается и отправляется ОФД, далее кассир сам должен (для перестраховки) связаться с налоговой инспекций и сообщить о факте обнаружения и устранения ошибки.

Каков порядок действий, если ошибка найдена «по предписанию»? Ошибка, найденная «по предписанию», то есть налоговая узнала о неучтённых продажах. Такое может произойти в том числе после жалобы покупателя о невыданном чеке.

Порядок действия кассира таков:

1.      Пробивается чек коррекции;

2.      Основанием коррекции служит дата и номер предписания (которое ИФНС направляет в бухгалтерию компании);

3.      В чеке коррекции должен быть определён тип расчёта «приход» и «операция по предписанию» как признак коррекции.

Важный момент: в случае, когда налоговая направила предписание до момента корректировки ошибки кассиром, организация обязуется выплатить штраф, согласно ст. 14.5 КоАП РФ.

Таблица «Использование чека-коррекции в ситуации, когда «увеличили» сумму по чеку»:

Вопрос Ответ
Ситуация: кассир пробил чек на сумму большую, чем была получена им на самом деле, и это произошло после ухода покупателя. Как быть? Данная ситуация иллюстрирует факт преувеличения выручки от продаж, так как эти данные меньше фискальных данных, то есть реально получено меньше денег, а следовательно – появляется недостача в денежном ящике.

Та же ситуация возникает, когда продавец-кассир пробивает несколько раз один и тот же чек.

Есть ли необходимость в создании чека коррекции? Преобладающее число экспертов в области кассовой дисциплины утверждает, что этого делать не нужно, так как данная ситуация не провоцирует штраф   из-за неприменения кассовой техники.
Каково рациональное поведение кассира в этой ситуации? 1.      Кассир пробивает чек, который квалифицируется как «возврат прихода», который создаётся на сумму недостачи;

2.      Создаётся пояснительная записка с раскрытием причины недостачи по кассе.

Таблица «Исправление ошибки в чеке в присутствии покупателя»:

Вопрос Ответ
Ситуация: кассир пробил чек на сумму большую /меньшую, чем была получена им на самом деле, и это произошло в присутствии покупателя. Как быть? Данная ситуация иллюстрирует идеальное стечение обстоятельств, когда можно обойтись без чеков коррекции при помощи возврата прихода.
Каково рациональное поведение кассира в этой ситуации? 1.      Кассир пробивает чек на возврат прихода (на неверную сумму);

2.      Кассир формирует «правильный чек», который квалифицируется как приход;

3.      Кассир отдаёт покупателю правильный чек, и забирает ошибочный.

Таким образом и ОФД, и налоговая инспекция получат верные данные, что позволит обойтись без создания чека коррекции.

Таблица «Создание чека коррекции за прошлую смену»:

Вопрос Ответ
Ситуация: кассир пробил чек на сумму большую /меньшую, чем была получена им на самом деле, и это произошло в предшествующей смене. Как быть? Этот вопрос касается корректировок после закрытия смены.

Согласно положениям пункта 4 статьи 4.3 Закона о ККТ, чек коррекции долен быть пробит после отчёт об открытии смены, но до момента формирования отчёта о закрытии смены. Таким образом, корректировка выручки, согласно дословному прочтению закона, не может быть осуществлена после закрытия кассовой смены.

Сторонники данной трактовки закона говорят о том, что чек коррекции может быть создан только за текущую смену.

Что говорят чиновники федеральной налоговой службы относительно создания чеков коррекции после закрытия смены? Специалисты ФНС в неофициальных источниках говорят, что не запрещено создавать чеки коррекции после закрытия смены.

Важный момент: Согласно мнению (из неофициальных источников) специалистов ФНС, не запрещено создание чеков коррекции после закрытия смены, однако важно в таких чеках указывать момент, когда была допущена ошибка (дата и время).

Каково рациональное поведение кассира в этой ситуации? 1.      Кассир пробивает чек коррекции;

2.      Кассир указывает в нём дату и время ошибки прихода (в опции «описание коррекции»). Например, может быть такое описание коррекции: «20.07.2017 в 15:25 был сформирован кассовый чек с ошибочной суммой». (А чек коррекции может быть составлен гораздо позже, например 10.08.2017).

 Какова ответственность (размер штрафов) за нарушение применения онлайн-касс

Изменение закона о кассовой технике, привело к тому, что ранее существовавшие штрафы за неприменение касс при продаже товаров и услуг дополнились новым списком. Читайте также статью: → «Всё о переходе на онлайн кассы в 2017 году».

Таблица «Размер административной ответственность за неприменение онлайн-касс»:

Вид нарушения Размер штрафа  или вид наказания в соответствии 54-ФЗ
Чиновник (или должностное лицо) Организация или ИП
1) Бескассовые операции после 01.07.2017 Штраф должен составить от 25% до 50% от бескассовой продажи (но не менее 10 тыс. рублей)

10 000,

где Х — размер бескассовой операции

Штраф должен составить от 75% до 100% от бескассовой продажи (но не менее 30 тыс. рублей)

30 000,

где Х — размер бескассовой операции

2) Повторное неприменение кассы  в течение одного года, в том числе, если сумма бескассовых расчётов составила 1 млн. руб.

(после 01.07.2017)

Дисквалификация от года до двух лет Приостановка деятельности на срок до трёх месяцев (90 суток)
3) ККТ не соответствует новым требованиям, нарушены правила регистрации  после 01.07.2017 Штраф на сумму от 1,5 до 3 тыс. руб. Штраф:

— для ИП — 1,5 — 3 тыс. руб.

— для юр.лица — 5 — 10  тыс. руб.

4) Нарушение срока представления документов и данных по запросу налоговой (ФНС) Аналогично п.3
5) Невыдача чека или прочего БСО (бланка строгой отчётности) в печатном виде/неотправка данных в электронном виде по просьбе покупателя Предупреждение и штраф в 2 тыс. руб. Предупреждение и штраф:

— для ИП — 2 тыс. руб.;

— для юр.лица — 10  тыс. руб.

Важно! Теперь к ответственности могут привлечь в течение года (ранее период привлечения к ответственности был равен двум месяцам).

Важные вопросы, не рассмотренные в теме статьи

Вопрос №1. Какие данные содержит чек коррекции?

Ответ:

  • наименование чека «Кассовый чек коррекции»;
  • тип операции;
  • сумму чека коррекции;
  • информацию о типе оплаты;
  • совокупные сведения, которые передаются оператору (ОФД) с соответствующими реквизитами кассового чека.

Далее, в зависимости от ошибки, продавец-кассир формирует чек коррекции:*

  • на приход или расход денег;
  • на возврат прихода или расхода.

Вопрос №2. Как выглядит объяснительная кассира (служебная записка) о неправильно пробитом чеке?

Пример такой записке приведён ниже.

Генеральному директору

ООО «Рэдфром-ИНТЕРНАЦИОНАЛЬ»

Майорову Д.В.

От кассира-операциониста

Федькиной Ю.Ю.

Объяснительная
25 июля 2017 года в 15:25, работая на контрольно-кассовой технике «Мордор»-549Z, заводской номер которой №526975-00236, ошибочно пробила чек №000356 на сумму 526 руб. 60 коп. (пятьсот двадцать шесть рублей 60 копеек) по причине невнимательности.

Приложение: чек

Подпись Федькиной Ю.Ю
27 июля 2017 года.