Оплата питания сотрудников: оформление, НДФЛ, налог на прибыль

Оплата питания сотрудников, которая реализуется работодателем в натуральной форме либо в виде денежной компенсацией, предусматривает особые налоговые последствия как для работника, так и для организации. В статье разберем, как оформить оплату питания сотрудникам, нужно ли удерживать и выплачивать НДФЛ при компенсации стоимости обедов, можно ли учитывать расходы на питание при расчете налога на прибыль.

Как работодатель обеспечивает питание сотрудников

Оплата питания сотрудников
Оплата питания сотрудников

Форма, в которой компания обеспечивает сотрудников питанием, зависит от особенностей деятельного организации, количества сотрудников в штате, месторасположения предприятия и прочих обстоятельств.

В настоящее время широкое распространение получили следующие способы обеспечения сотрудников питанием:

  • питание в столовой предприятия;
  • доставка обедов в офис;
  • компенсация расходов на питание на основании чеков учреждений общепита.

Рассмотрим особенности реализации каждого из вышеперечисленных способов:

  1. Питание в собственной столовой. В данном случае работодатель обеспечивает питание сотрудников в столовой, которая является структурным подразделением предприятия. Сотрудники получают обеды на основании талонов, купонов, либо на основании документа, подтверждающих действующее трудоустройство на предприятии (например, пропуск или удостоверение). Обеды могут выдаваться как порционно, так и форме шведского стола.
  2. Доставка обедов в офис. Если речь идет о небольшой фирме, то содержание собственной столовой для обеспечения питания сотрудников для работодателя является нецелесообразным. Компании с небольшим штатом сотрудников, как правило, заказывают обеды в офис, тем самым получая услуги от сторонней организации.
  3. Возмещение расходов на питание. Нередки случаи, когда работодатель оплачивает питание не всем работникам, а только сотрудникам определенного подразделения или топ-менеджерам. В таком случае организация производит возмещение расходов, фактически понесенных сотрудником и подтвержденных соответствующими документами.

Читайте также статью ⇒ «Питание сотрудников: проводки в бухгалтерском учете«.

Оплата питания сотрудников: документальное оформление и учет расходов

Порядок оформления расходов на питание сотрудников зависит о формы, в которой работодатель обеспечивает такое питание.

В общем порядке, оплата питания сотрудников должна быть утверждена коллективным/трудовым договором. Дополнительно порядок обеспечения сотрудников питанием можно утвердить в локальном нормативном акте компании.

Если крупная производственная компания предоставляет работникам обеды в собственной столовой, то учет расходов на питание производится персонифицировано (например, по количеству талонов на каждого работника) либо в общей сумме, если речь идет об обедах, организованных по принципу шведского стола.

Основанием для обеспечением питанием путем доставки обедов в офис является договор, подписанный между работодателем и подрядной организацией (служба доставки, кафе, ресторан, физлицо, которое готовит и доставляет обеды самостоятельно). Учет расходов на питание производится на основании актов выполненных работ и счетов-фактур, составленных и подписанных в соответствие с условиями договора.

Возмещение расходов на обеды производится на основании авансового отчета, оформленного сотрудником в установленном порядке, и приложенных подтверждающих документов (чеков их учреждений общепита). При составлении авансового отчета сотрудник использует утвержденный бланк, который можно скачать здесь ⇒ Авансовый отчет — форма АО-1.

Читайте также статью ⇒ «Договор на обеспечение сотрудников питанием«.

★ Книга-бестселлер "Бухучет с нуля" для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Налогообложения при обеспечении сотрудников питанием

Порядок исчисления НДФЛ и учета расходов на питание при расчете налога на прибыль зависит от формы предоставления такого питания, а также от документального подтверждения понесенных расходов.

Обеспечивая сотрудников питанием в собственной столовой, предприятие может учесть расходы на обеды в расчете налога на прибыль при условии, что обеспечение питанием в столовой утверждено коллективным/трудовым договором и локальными нормативными актами компании. По мнению контролирующим органов и на основании вынесенных судебных решения, бесплатное питание в столовой относится к элементам оплаты труда. В связи с этим стоимость питания  подлежит налогообложению НДФЛ. Также фискальная служба считает необходимым начисление и выплату НДС от стоимости питания, аргументирую свою позицию тем, что бесплатные обеды являются безвозмездной передачей имущества работнику.

При компенсации расходов на обеды предусмотрен следующий порядок налогообложения:

  1. При выплате возмещения работодателю следует удержать НДФЛ и перечислить налог в бюджет, так как компенсация признается доходом сотрудника.
  2. НДС на сумму компенсации начислять не нужно, так как возмещение расходов исключает понятие реализации услуг.
  3. Возмещая сотруднику расходы на обеды, работодатель обязан начислить и выплатить страховые взносы в общем порядке.
  4. Расходы на компенсацию обедов учитываются при расчете налога на прибыль в полном объеме на основании авансового отчета и подтверждающих документов, при наличии соответствующих условий в коллективном/трудовом договоре.

Если работодатель обеспечивает сотрудников питанием на основании договора с точкой общепита или службой доставки, то порядок налогообложения расходов аналогичен порядку, предусмотренному при выплате денежной компенсации. На основании договора, актов выполненных работ, счетов-фактур, а также при наличии гарантий по обеспечению питанием в трудовом (коллективном) договоре и утверждении соответствующих условий в Положении о льготах и компенсациях, работодатель:

  • удерживает НДФЛ из дохода сотрудника и выплачивает налог в бюджет;
  • начисляет страховые взносы в общем порядке и перечисляет суммы в страховые фонды;
  • учитывает понесенные расходы при расчете налога на прибыль в полном объеме.
Относительно начисления НДС при обеспечении питания через стороннюю организацию, то тут ситуация спорная. С одной стороны представители фискальной службы утверждают о необходимости начисления НДС. В то же время судебные инстанции опровергают мнение контролеров и в соответствующих судебных решениях освобождают организации от начисления НДС, ссылаясь на то, что оплата стоимости обедов в пользу точки общепита или службы доставки не является реализацией услуг. В связи со сложившейся ситуацией наиболее безопасным решением для работодателя будет все-таки начисление НДС. В противном случае свою правоту придется отстаивать в суде.

Читайте также статью ⇒ «Бухгалтерский учет бесплатного питания сотрудников«.

Вы можете получить ответ на свой вопрос позвонив по номерам ⇓

Консультация бесплатная

Москва, Московская область звоните: +7 (499) 288-17-58

Звонок в один клик

Санкт-Петербург, Ленинградская область звоните: +7 (812) 317-60-16

Звонок в один клик