Оформление отпуска: порядок оформления, пример расчета отпускных

Закон РФ регулирует соблюдение прав каждого работника на отдых с сохранением занимаемой им должности и начислением заработной платы. Перед оформлением отпуска работнику предприятия бухгалтер должен определить:

  1. Расчётный период.
  2. Размер дохода за этот период.
  3. Средний заработок.

На основании этих данных вычисляются отпускные. Однако, как показывает практика, при их определении и расчёте возникают некоторые нюансы.

Порядок оформления отпуска. В каких случаях предоставляется отпуск?

★ Книга-бестселлер "Бухучет с нуля" для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Работник предприятия может взять оплачиваемый отпуск в следующих случаях:

  • если он трудится в организации не менее полугода, то имеет право взять отпуск за первый год работы;
  • если сотрудник работает 1-й год, то по прошествии 6 месяцев работы он может взять отпуск только с разрешения руководства;
  • со второго года работы и далее работник имеет право уходить в отпуск согласно внутреннему графику.

Оформление отпуска. Шаг 1. Определение расчётного периода

Этот период не должен быть более одного года. Он зависит от срока, в течение которого сотрудника трудится у конкретного работодателя.

При определении расчётного периода следует учитывать следующие нюансы:

  • если начало отпуска приходится на один год, а его окончание — на другой, то в качестве расчётного периода берётся календарный год, предшествующий отпуску;
  • если срок работы сотрудника на предприятии составляет менее 1 года, то расчётным периодом будет то время, которое он отработал по факту. Отсчёт начинается с 1-го дня работы и до последнего числа месяца, предшествующего отпуску.
  • если работник берёт отпуск в том же месяце, в каком он трудоустраивался, то в расчёт берётся фактически отработанное время;
  • если сотрудник не получал зарплату в предшествующем отпуску календарном году, то расчётным периодом будут последние месяцы, в течение которых он её получал.

Трудовой Кодекс РФ допускает, чтобы предприятия устанавливали и другой расчётный период, упоминая о нём в коллективных договорах или иных внутренних документах. Положение сотрудников при этом не должно быть ухудшено.

Выплаты, по которым не начисляются отпускные

Законодательство предписывает не включать в расчётный период те дни, когда сотрудник:

  • был на больничном;
  • получал среднюю зарплату;
  • находился в неоплачиваемом отпуске;
  • уезжал в командировку;
  • принимал участие в забастовках;
  • был в оплачиваемом отпуске;
  • имел простои и так далее.

При расчёте отпускных не учитываются следующие выплаты:

  • командировочные;
  • пособие по нетрудоспособности;
  • социальные компенсации;
  • оплата больничного;
  • пособие по беременности и родам;
  • отпускные;
  • премии, которые не включены в оплату работы;
  • проценты от кредитов, вкладов и т.д.;
  • оплата выходных по уходу за ребенком-инвалидом;
★ Книга-бестселлер "Бухучет с нуля" для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Оформление отпуска. Шаг 2. Заработок за расчётный период

Чтобы его определить, нужно рассчитать заработок работника в его рамках. Для этого необходимо учесть все доходы, которые закон допускает применять для расчёта отпускных. Это могут быть:

  • премии и вознаграждения;
  • зарплата за фактически отработанное время;
  • компенсационные выплаты;
  • различны надбавки и доплаты.

Затем рассчитывается среднедневной заработок и сами отпускные. При этом следует учитывать, целиком ли был отработан расчётный период. От этого будет зависеть формула расчета средней зарплаты.

Если расчётный период был отработан полностью, то базовая формула для определения среднего дохода сотрудника выглядит так:

Средняя зарплата (СДЗ) = Зарплата за расчётный период (ЗП) / (12 месяцев * 29,3 дня)

В данной формуле 29,3 дня — это среднемесячное число дней.

При неполностью отработанном расчётном периоде средняя дневная зарплата (СДЗ) определяется следующим образом:

СДЗ = ЗП / (полное число отработанных месяцев (КПМ) * 29,3 дня + сумма неполностью отработанных календарных дней в месяцах (КНМ)).

Здесь КНМ = 29,3 дней / количество дней в месяце (КД) * отработанные дни (ОД).

После того, как будет рассчитана среднедневная зарплата, полученный результат нужно умножить на число отпускных дней. Полученная сумма и будет являться отпускными работника.

Комплект документов для отпуска

Рассмотрим необходимые документы для оформления отпуска работника. Если работник работает первый год, то основанием и первым документом для оформления отпуска будет его заявление с просьбой предоставить отпуск. Если работник работает не первый год, то его отпуск вносится в график отпусков. Ниже представлены необходимые документы для первого и второго случая.

Комплект документов для оформления отпуска работника: инфографика
Комплект документов для оформления отпуска работника: инфографика

Подробнее про документы для оформления отпуска читайте в следующих статьях:
График отпусков (форма Т-7)
Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма Т-60)
Личная карточка работника (форма Т-2)
Лицевой счет работника (форма Т-54)
Табель учета рабочего времени (форма Т-13)

Пример расчёта отпускных

При полностью отработанном расчётном периоде:

Сотруднику Петрову А.Н. предоставляется оплачиваемый отпуск 08.06–05.07.2015 г. – 28 дней.

Полностью отработанный Петровым период – 01.06-31.05.2015 г.

За этот срок размер начислений составил 300000 рублей.

СДЗ = 300000 / (12*29,3) = 853,24 руб.

Затем рассчитывается сумма отпускных: 853,24 * 28 = 23890,72 рубля.

При неполностью отработанном:

Сотруднику Петрову А.Н. предоставляется оплачиваемый отпуск 08.06–05.07.2015 г. – 28 дней.

Неполностью отработанный Петровым период – 01.06-31.05.2015 г., 20 дней из которого он болел.

Начисления за расчётный период составили 350000 руб., из которых 50000 – это компенсационные социальные выплаты.

Доход за расчётный период: 350000 – 50000 = 300000 руб.

ОД = 30 – 20 = 10 дней;

КНМ = 29,3 / 30 * 10 = 9,77 дней;

СДЗ = 350000 / (11*29,3+9,77) = 1053,99 руб.;

Сумма отпускных составляет: 1053,99 * 28 = 29512,85 руб.

Вы можете получить ответ на свой вопрос позвонив по номерам ⇓

Консультация бесплатная

Москва, Московская область звоните: +7 (499) 703-47-98

Звонок в один клик

Санкт-Петербург, Ленинградская область звоните: +7(812) 309-13-76

Звонок в один клик