Порядок обработки первичных бухгалтерских документов

Хозяйственная деятельность компаний неразрывно связана с обработкой первичной бухгалтерской документации (ПБД), в обиходе именуемой «первичкой». Она служит основой для ведения бухучета, расчета налоговых отчислений, написания отчетов и т.д. В статье расскажем, как проходит обработка первичных бухгалтерских документов, какие требования предъявляются к этому процессу.

Основные понятия документации

  • Первичная документация (ПД) — свидетельство, зафиксированное на бумаге, о том, что имели место определенные хозяйственные операции.
  • Первичный учет — начальный этап фиксирования операций, характеризующих происходящие в фирмах действия.
  • Хозяйственная операция — это событие, повлекшее за собой изменения в активах или капитале компании.

Обычно на предприятии действует следующая схема:

  1. Работники получают бухгалтерские данные;
  2. Проводится предварительная обработка поступившей информации и документации;
  3. Оформляется первичная документация;
  4. Она утверждается начальством или уполномоченными работниками;
  5. Начинается процесс обработки ПД и выполнение связанных с ней действий.

Учет ПД, как и бухучет в целом, является обязательным требованием ст.18 закона «О бухгалтерском учете».

Первичная документация бывает:

  • Разовая, нужна один раз для подтверждения операции.
  • Накопительная, оказывается нужной в течение какого-то периода, если операции проводятся не единожды. Информация из нее переносится в регистр.

Требования к ведению первичного бухгалтерского учета

  1. ПД оформляется, когда совершается операция; или сразу по ее завершении.
  2. Для заполнения ПД есть унифицированные формы. Законом дозволено пользоваться утвержденными Росстатом формами или бланками собственной разработки, допущенные начальством. Форма некоторых документов не может быть изменена.

Важно! В формах Госкомстата имеются зоны кодирования данных, они заполняются согласно общероссийским классификаторам (ОК). Коды же, которые не ссылаются на ОК, нужны, чтобы обобщать и систематизировать данные при их обработке вычислительной техникой. Такие коды нужно ставить по правилам, принятым в компании. Процесс обработки ПД:

Этап обработки ПД Описание процесса
Таксировка Оценка операции, описанной на бумаге, указание цен и сумм
Группировка Распределение документов по наличию определенного обобщающего признака
Контировка Обозначение кредита и дебета
Гашение Пометка «оплачено», чтобы предупредить повторную оплату счетов

Законно только изъятие ПД налоговыми службами в присутствии их руководителей. Делать копии ПД позволено бухгалтеру только под контролем представителей налоговой службы и при наличии уважительных на то причин.

Исправление ошибок в первичной документации

Статья 9 закона «О бухгалтерском учете» запрещает исправлять ошибки в ПД бухгалтерии, однако случается так, что ошибка все же была допущена, и теперь ничего не осталось, кроме как грамотно ее устранить. Ошибки по причинам возникновения делятся на три типа:

  • те, что возникли по неграмотности бухгалтера;
  • к появлению которых привело небрежное отношение работника бухгалтерии;
  • возникшие по причине неисправности вычислительной техники.

Последовательность действий при исправлении ошибки в ПД:

  1. Перечеркнуть тонкой линией неправильную запись так, чтобы ее было видно;
  2. Написать над исправлением то, что должно быть записано;
  3. Проставить пометку «Исправленному верить» на полях формы;
  4. Оставить подпись ответственного работника, фамилию и инициалы;
  5. Указать дату исправления. Читайте также статью: → «Типовые ошибки в бухгалтерском учете и их исправление».

Правила работы с входящей документацией

При работе следует выполнять следующие шаги:

Шаг Действие Описание действия
1 Определить, бухгалтерский ли это документ Бумага должна содержать данные о совершении хоз. события. К примеру, чек дает информацию о расходе денег; накладная сообщает о перемещении ТМЦ.
2 Посмотреть, к вашей ли компании был направлен документ Документация должна содержать ваши реквизиты или прийти на конкретного сотрудника компании. Проверить стоит обязательно, т.к. может произойти ошибка, или документы на покупку ТМЦ специально могут выписываться на фирму, чтобы увеличить налоговые вычеты, или поставщик выставляет счета, хотя с ним не заключен договор.
3 Проверить правильность реквизитов О реквизитах контрагента беспокоиться не стоит, он сам ответственен за их правильное указание, а вот реквизиты вашей компании стоит проверить. Может, документ отправили компании с аналогичным названием. Быть может, документация пришла от несуществующей фирмы.

Нужно также удостовериться, что подписи уполномоченных лиц являются подлинными, не разрешается наличие факсимильной подписи.

Печать должна соответствовать документу, на котором она проставлена. Часто предприятие имеет много печатей, и происходит ошибка.

4 Проверить целостность вложенных бумаг и их состояние Если бумаг не хватает или вы обнаружили повреждения, оформите акт и отправьте копию получателю.

Если стоит отметка «лично», вскрывать письмо запрещено.

Конверт можно уничтожить, кроме случаев, когда на штемпеле проставлено время отправки или получения, тогда он прилагается к документу.

5 Удостовериться, что отраженное в документе событие имело место Специалисты вашей компании должны подтвердить правильность документа. Документацию о приеме товара заверит заведующий складом, условия договора — маркетолог. Случается, поставщик выставляет счет (случайно или осознанно) на товары, которые не доставлял, или их количество не совпадает с фактически доставленным.
6 Определить принадлежность документа к конкретному периоду Если документ старый, и вы его принимаете, придется скорректировать отчеты за период, когда он должен был обрабатываться. Главное, не учесть документ дважды.
7 Определить раздел учета Разделы учета регламентированы. Что касается бумаг по приходу ТМЦ, нужно определиться, чем послужит компании привезенное ТМЦ: материалом, товаром, основным средством, нематериальным активом или услугой. Материал применяется в производстве, расходуется и меняет форму. Товар покупается для реализации. Основное средство — орудие труда для рабочего процесса, не меняющее форму и не расходующееся, но претерпевающее износ.
8 Определиться, в какой регистр подшивать бумагу Нужно подшивать документы как можно быстрее, чтобы не потерять их. Если существуют документы, требующие доработки, надо завести для них специальную папку. Читайте также статью: → «Как сшивать документы нитками для налоговой и в архив: пошаговая инструкция».
9 Посмотреть, не последуют ли за приемом документа какие-либо события Уведомления от налоговой могут повлечь за собой аресты счетов. За актом сверки с упоминанием задолженности по кредиту может последовать иск о возврате долга. Некоторая документация потребует новых бумаг (к примеру, поставщик пришлет счет за определенный период времени), тогда документы придется собирать до определенного срока.
10 Зарегистрировать документ Если не найдено никаких нарушений, документ подлежит регистрации. Если были обнаружены ошибки, документы отсылаются отправителю. Если были неверно указаны реквизиты, или документ оказался поддельным, ищут виновного.
11 Отдать документы на проверку начальству
12 Отправить на исполнение
13 Проконтролировать исполнение
14 Подшивка документов, когда все поручения, связанные с ними, были исполнены Бумаги из архива выдаче на руки не подлежат. Требованием ФЗ No129 от 21.11.1996 «О бухгалтерском учете» ПД хранятся не меньше пяти лет. Отправка документа на хранение подкрепляется справкой.

Правила работы с исходящей документацией

Помимо входящей документации, стоит обсудить и исходящую, ведь для компаний, которые получат от вас документы, она станет обрабатываться по всем правилам, описанным выше.
Итак, обработка исходящих документов происходит в следующем порядке:

  1. Ответственным сотрудником составляется черновой вариант документации;
  2. Затем подготавливается проект;
  3. Документы отправляются руководителю на согласование;
  4. Документ получает заверение, оформляется по всем правилам и
  5. Отправляется адресату.

Планирование документооборота компании

Для порядка и скорости ведения бухучета утверждают срок и порядок передачи бухгалтерам прошедших проверку и обработку ПД. Чтобы рационально организовать учет, обеспечить правдивость информации, быстро найти отвечающих за выполнение задачи и место, где затерялся документ, вводится график документооборота, в нем указываются:

  • срок и место подачи документа,
  • работники, оформившие и сдавшие ПД;
  • учетные записи, проводившиеся на основании переданных бумаг;
  • место и время хранения «первички».

Так, бухгалтер получит документы, проверенные:

  • по форме;
  • арифметически;
  • по содержанию.

Информация об учетных регистрах

Данные с ПД обязательно заносятся в учетный регистр. На «первичке» ставится пометка, чтобы не использовать его повторно. Учетный регистр —  форма для регистрации и группировки данных бухучета. «Первичка» может храниться на электронных носителях, однако компания за свой счет должна делать бумажные версии для своих контрагентов и по запросу налоговой, суда или прокуратуры. Читайте также статью: → «Особенности учета нормативных документов на предприятии».

Важно! Записи в регистрах бухучета и внутренних бухгалтерских отчетах являются коммерческой тайной.

Как восстанавливаются первичные документы

Четкого регламента на счет восстановления «первички» нет. Однако существуют рекомендации, отраженные в Письме УМНС России по г. Москве от 13.09.2002 No26-12/43411.

  1. Следует назначить комиссию, чтобы расследовать причины пропажи или гибели «первички». Если потребуется, можно привлечь следственные органы, охрану и пожарный надзор.
  2. Также нужно попытаться восстановить хоть какие-то документы, запросив выписки из банка, обратившись к контрагентам за копиями накладных и т.п. 3. Исправить декларацию по налогу на прибыль, т.к. не доказанные документально растраты не будут признаны расходами при учете налогов.
  3. Позволить представителю налоговой самостоятельно оценить размер выплат в бюджет. Руководствоваться он будет имеющимися у вас документами и данными о схожих налогоплательщиках (пп.7 п.1 ст.31 НК РФ).
  4. Уплатить штраф, если его назначит налоговая служба (ст.120 НК РФ).

Типовые ошибки при ведении первичной документации

  • Работник бухгалтерии заполняет формы, не утвержденные Росстатом или приказом начальника предприятия.
  • Отсутствие реквизитов организации в ПД или неверное их указание.
  • Отсутствует роспись уполномоченного сотрудника, или же проставлена подпись работника, не обладающего правом заверения ПД.
  • В кассовых документах имеются поправки.
  • Записи в ПД велись карандашом.
  • Не проставлены прочерки в пустых графах заполненных форм.
  • Отсутствует печать.

Часто задаваемые вопросы

Вопрос №1. Причисляются ли к бухгалтерским документам черновики, записки, вырезки из корреспонденции, просьбы работников выдать аванс?

Нет, данные сведения не подлежат бухучету.

Вопрос №2. Нужно ли начальству согласовывать с главным бухгалтером список служащих, имеющих право подписания первичной документации?

Да, бухгалтер должен знать обо всех работниках, имеющих право подписи ПД.

Вопрос №3. При утрате или гибели ПД, нужно ли сообщать об этом в налоговую?

Нет, это делать необязательно. Все равно наступит административная ответственность или наложение штрафа. Кроме того, все затраты, подтвердить которые документально не удастся, учтены при оплате налогов не будут.