Нужно ли хранить Z-отчеты онлайн-кассы

Z-отчет (на сегодняшний день называемый отчетом о закрытии смены) – это ежедневный отчет по работе кассового аппарата, осуществляемый в конце смены кассира (в онлайн-кассах не обнуляется). Использование онлайн-касс в работе направлено на уменьшение бумажной отчетности, обмена информацией предпринимателя и ФНС в электронном формате. На сегодняшний день предприниматели независимо от применяемого режима налогообложения обязаны перейти на онлайн-кассы, но ведение операций по кассе непосредственно на месте остается тем же. Рассмотрим, необходимость формирования Z-отчетов и их хранения.

Нормативное регулирование использования онлайн-касс

Федеральный закон от 22.05.2003 N 54-ФЗиспользование ККТ
Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-Упорядок ведения операций по кассе
утв. Минфином РФ 30.08.1993 N 104правила эксплуатации ККТ
Постановление Госкомстата РФ от 25.12.1998 N 132формы первичной документации по учету расчетов
Письмо Минфина РФ от 25.01.2017 N 03-01-15/3482не подлежит обязательному применению первичных форм

Читайте также статью ⇒  Кому не нужна онлайн-касса.

Z-отчеты онлайн-кассы

Применение ККТ подразумевает движение наличных средств организации или ИП. Z-отчет подразумевал закрытие и обнуление кассы в сутки один раз обязательно, выручка сдавалась администратору (старшему кассиру) для дальнейшей инкассации. На основании Z-отчета кассир формировал: Справку-отчет кассира и Журнал кассира-операциониста. Эти документы отражали движение денег по кассе за смену и передавались в бухгалтерию.

Документ выводился 1 раз в сутки (в конце каждой смены), то есть обязательно нужно по каждой смене составлять отчет. Формирование Z-отчета представляется несложной операцией в зависимости от конкретной ККТ.

При этом существовали такие ограничения:

  • в выходной день не было необходимости обнулять кассу
  • в будни при отсутствии операций по кассе Z-отчет снимался с нулевыми показателями, и на его основании также составлялись отчеты кассира.

Z-отчеты, которые должны были храниться в течение 5 лет, при использовании онлайн-кассы утратили свою сущность.

Важно! После перехода на онлайн-кассу организации и ИП получили право отказаться от используемого документооборота старых ККТ или сохранить его. И эти необязательные к использованию старые документы могут быть заполнены в произвольной форме.

★ Книга-бестселлер "Бухучет с нуля" для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Кассовые документы, используемые в онлайн-кассах

При использовании онлайн-кассы, аппараты должны быть оснащены фискальными накопителями, которые являются аналогом электронной контрольной ленты защищенной (ЭКЛЗ), но сущность онлайн-кассы состоит в том, что вся информация по проведенным операциям зашифровывается, и ее нельзя откорректировать. И одним из документов, хранящихся в финансовом накопителе является отчет о закрытии смены (современный аналог Z-отчета). На основании этого документа также можно сформировать отчеты кассира (при их сдаче). Но онлайн-касса сама отправляет все требуемые отчеты в ФНС.

Допускается оприходование выручки на следующий день после снятия фискального отчета, например, когда режимы работы общества (с 12.00 до 24.00) и администрации (с 10.00 до 19.00) не совпадают.

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ, профессиональный бухгалтер

И. Башкирова

Документы, заполняемые на основе отчета о закрытии смены

На основе Z-отчета заполнялись такие документы:

  1. КМ-4
  2. КМ-6

С началом использования онлайн-касс обязательность ведения этих документов отменена, поэтому организации и ИП принимают решение на собственное усмотрение о ведение этих документов.

Приказом Минфина РФ от 17.10.2011 N 132н утвержден административный регламент о проведении контроля со стороны ФНС, где отражены документы, которые могут быть затребованы для проверки и хотя в регламенте отражена, что требуемые документы зависят от проверяемого периода, могут быть в составе проверяемых документов затребованы:

  • журналы кассира-операциониста
  • справки-отчеты кассира-операциониста

Таким образом, необязательность ведения этих документов приводит к тому, что все-таки желательно их оформлять или же сослаться на Письмо Минфина от 16.09.2016 №03-01-15/54413.

Информация, отражаемая в отчете о закрытии смены

Приказом ФНС России от 21.03.2017 N ММВ-7-20/229@ определены основные реквизиты, которые должны быть указаны во всех документах, получаемых с онлайн-кассы. Отчеты могут настраиваться компанией, осуществляющей поддержку программного обеспечения, с которой заключен договор в качестве оператора фискальных данных. Этот отчет может быть использован для организации внутреннего документооборота организации, если это отражается в локальных актах организации.

Письмом Минфина от 16.09.2016 №03-01-15/54413 отменены кассовые документы, кроме кассовой книги, если организация не намерена их использовать во соответствии с законодательством, это нужно указать в локальных актах.

Пример Положения в части документов по кассе

Порядок формирования и хранения документов

  1. Документы, предусмотренные Указанием Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У, оформляются на бумажном носителе с применением компьютера и подписываются собственноручно кассиром.
  2. Кассовые документы должны оформляться кассиром или лицом, в соответствии с отдельным приказом руководителя.
  3. Документы формируются в тот день, когда проведена кассовая операция и подшиты в хронологическом порядке.
  4. Документы по кассе подлежат хранению в бухгалтерии в течение 5 (пяти) лет с с 01 января того года, в котором они оформлены. За их сохранность несет ответственность главный бухгалтер.

Заполнение кассовой книги

Кассовая книга (форма N КО-4) утверждена Постановление Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88.

КО-4 отражает поступления и выдачу наличных денег в кассе. Порядок ведения информации, указываемой в кассовой книге от руки:

  1. Кассовую книгу необходимо пронумеровать, прошнуровать и опечатать печатью на последней странице, а также заверить подписями главного бухгалтера и руководителя.
  2. Каждая страница кассовой книги представлена двумя таблицами, несущих одинаковую информацию и нумеруются одним номером (первые экземпляры – подшиты в кассовой книге, а вторые экземпляры –отрываются в конце дня).
  3. Записи начинаются с указания остатка на начало дня. Лист по линии отреза должен быть согнут, а для ведения идентичных записей они делаются через копировальную бумагу.

Кассовая дисциплина при использовании онлайн-кассы

Для организации и ИП формируются Правила работы с ККТ в отношении движения денежных средств, их хранения и работы с ККТ в целом.

Приказом устанавливается лимит остатка для организаций, остальное сдается в банк (если нет приказа, то лимит = 0), ИП может хранить наличные в том количестве, сколько это необходимо. Превышение лимита допускается в дни зарплаты, выходные и праздничные дни.

По расчетам наличными организациям и ИП установлен лимит 100000 руб., с физлицами ограничений нет.

При введении онлайн-касс применение форм №КМ-4 и №КМ-6 не обязательно.

Ответственность при нарушении правил работы с ККТ

Наказание регламентирует КоАП исходя из тяжести нарушения.

Вид нарушенияДля должностных лицДля юридических лиц и ИП
Расчеты и накопление сверх установленных лимитов4000 — 5000 руб.40000 — 50000 руб.
Не использование ККТ в работеот 1/4 до 1/2 суммы расчета, от 10000 руб.от 3/4 до 1 размера суммы расчета, от 30000 руб.
За нарушение систематического характерадисквалификация от 1 до 2 летостановка деятельности до 90 суток
За использование ККТ, не соответствующей требованиям или непредставление информации и документов по запросам ФНСпредупреждение или штраф от 1500 до 3000 руб.предупреждение или штраф от 5000 до 10 000 руб.
За не предоставление по требованию клиента бумажного или электронного чекапредупреждение или штраф 2000 руб.предупреждение или административный штраф 10000 руб.

Проверку кассовой дисциплины ФНС может проводить без ограничений. ФНС формирует план проверок, рассчитанный для внутреннего использования. Проверка происходит не чаще 1 раза в год, также при поступлении жалобы и при наличии нарушений ранее, а также при работе с убытком.

Ошибка при оформлении документов в работе с ККТ

Если кассир при работе имеет ли право отказаться от формирования первичных документов форм КМ-4 и КМ-6 на основании отчета о закрытии кассы.

В ходе работы с онлайн-кассой, кассовая книга по форме КО-4остается обязательной к оформлению, а формы КМ-4 и КМ-6 регулируются локальными актами, хотя обязательность их заполнения отменена.

Читайте также статью ⇒ Снижение ЕНВД при установке онлайн-кассы.

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос №1: Как хранятся отчеты о закрытии смены?

Ответ: Фискальный накопитель онлайн-кассы предусматривает хранение отчетов о закрытии смены в период 30 календарных дней в некорректируемом виде.

Вопрос №2: Будет ли легальным чек, полученный по электронной почте, когда осуществляется возврат товара?

Ответ: Кассовый чек в электронном виде имеет равную силу с распечатанным на онлайн-кассе, информация, указанная в чеке должна быть достоверной. Таким образом, на основании электронного чека делается возврат.

Вы можете получить ответ на свой вопрос позвонив по номерам ⇓

Консультация бесплатная

Москва, Московская область звоните: +7(499) 703-47-98

Звонок в один клик

Санкт-Петербург, Ленинградская область звоните: +7(812) 309-13-76

Звонок в один клик