Новые правила заполнения трудовых книжек — проверки, последствия нарушений

В связи с проведением пенсионной реформы у сотрудников предприятий, их работодателей и бухгалтеров возникает все больше вопросов, касающихся трудовых и «околотрудовых» взаимоотношений. К примеру, по каким правилам теперь начислять трудовой стаж. Как следствие, появляется множество сознательных искажений, ошибок и нестыковок. А потому представители Роструда стали уделять больше внимания проверке правильности внесения записей в трудовые книжки работников. Рекомендуется обратить внимание на новые правила заполнения трудовых книжек и основательно подготовиться к предстоящим визитам трудовых инспекторов.

Новые правила заполнения трудовых книжек — скоро ли появятся электронные трудовые книжки

Уже около десяти лет Правительство РФ занимается подготовкой законов, которые регулировали бы порядок пользования электронными трудовыми книжками. Но совсем недавно, в конце июня 2018 года, Дмитрий Медведев сообщил о том, что начинается поэтапное внедрение в стране электронных трудовых. Однако, сильно беспокоиться бухгалтерам и сотрудникам отдела кадров не следует. И на то есть 3 причины:

  1. Законопроект, несмотря на длительную его разработку, подготовлен еще будет нескоро, а пенсионная реформа будет проведена намного раньше.
  2. Когда проект будет запущен, он будет длительное время находиться на стадии тестирования, в ходе которого будут прорабатываться возникающие вопросы и производиться отладки сбоев.
  3. Глава Министерства труда РФ Максим Топилин сообщил о том, что не все трудовые книжки станут электронными — возможность сохранить бумажные варианты документа сохранится. Переход на электронные трудовые станет правом, но не обязанностью граждан, поскольку пожилое поколение сотрудников может воспринять электронный документооборот негативно.

На что следует обратить более пристальное внимание, так это на слова трудовых инспекторов о том, что в ведомстве идет подготовка к массовым проверкам правильности внесения записей в трудовые книжки. Кроме того, имеется вероятность того, что Пенсионный Фонд будет упразднен, и его функции будут переданы Федеральному казначейству.

Какие санкции будут применены в отношении работодателей, не учитывающих новые правила заполнения трудовых книжек

Прежде чем разбираться с тем, на какие моменты обратит особое внимание трудовая инспекция, следует уяснить, какими могут быть последствия несоблюдения всех требований, касающихся ведения трудовых книжек:

Вид нарушенияНарушительРазмер штрафа, иные меры наказанияНормативный акт
Невыдача трудовой книжки в срокЮридическое лицо30-50 тысяч рублейч. 1 ст. 5.27 КоАП
Должностное лицо организации, индивидуальный предприниматель1-5 тысяч рублей
Заверение копии трудовой книжки ненадлежащим образомДолжностное лицо организации, индивидуальный предпринимательШтраф 10-20 тысяч рублей.

Дисквалификация на срок от 1 до 3 лет.

п. 2 ст. 5.27 КоАП
Юридические лица50-70 тысяч рублей
Нарушение правил хранения трудовых книжекДолжностное лицо, ответственное за хранение книжек1-5 тысяч рублейп. 45 Правил ведения трудовых книжек,

ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

Юридические лица30-50 тысяч рублей
★ Книга-бестселлер "Бухучет с нуля" для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Новые правила заполнения трудовых книжек — общие сведения о трудовых книжках

Трудовая книжка — это основной документ, который призван подтверждать трудовую деятельность (ее вид и продолжительность) гражданина. Документ необходим для исчисления страхового и трудового стажа в целях проведения расчета пенсионного пособия.

В случаях, когда сотрудники устраиваются на работу впервые в жизни (или до этого они работали неофициально), работодатель самостоятельно оформляет им трудовую книжку в их присутствии, причем сделать это необходимо в течение 7 дней с момента зачисления в штат нового работника. Согласно ст. 66 ТК РФ, запись о трудоустройстве должна появиться в трудовой книжке в течение 5 рабочих дней после заключения трудового договора/контракта.

Важно! Положения ст. 312.2 ТК РФ позволяют не оформлять трудовую книжку дистанционному сотруднику, если он согласен не заводить ее. Такое позволительно, поскольку стаж при дистанционном трудоустройстве можно подтвердить дистанционным договором.

Все, что необходимо знать о ведении и оформлении трудовых книжек, изложено в тексте Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 255. Чтобы разобраться с тем, как правильно заполнять книжки работников, следует обратиться к тексту Постановления Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 — в нем приведена подробная инструкция. Бланки (чистые, заполненные) должны храниться в сейфе, а для учета документов (а также вкладышей к ним) необходимо завести Книгу учета.

Согласно ч. 4 ст. 66 ТК РФ, кадровая служба должна позаботиться о внесении в трудовую книжку информации о:

  • сотруднике (ФИО, дата рождения, образование, специальность, профессия);
  • характере вверенной работы;
  • поощрениях и награждениях (но не взысканиях);
  • переводе на иную работу постоянного характера (но не временного);
  • расторжении трудового договора;
  • увольнении сотрудника.

Информация о работнике (новые правила заполнения трудовых книжек)

При приеме на работу у нового сотрудника спрашивают паспорт или иной документ, который по российским законам может рассматриваться в качестве удостоверения личности. Сведения, подтвержденные таким образом, должны быть внесены на 1-ую страницу трудовой книжки (титульный лист). Дата рождения, фамилия, имя, отчество не подлежат сокращению — их непременно указывают полностью.

Сведения об образовании, специальности и профессии можно записать в трудовую книжку, только если были предоставлены документы об образовании — аттестат, диплом, удостоверение. Также прописывается информация о наличии специальных знаний (если характер деятельности предполагает их наличие) и квалификации. Если новый сотрудник принес студенческий билет, справку из ССУЗа или ВУЗа, зачетную книжку и т.д., необходимо внести сведения о незаконченном образовании.

Когда вся информация будет внесена, сотрудник ставить свою подпись в подтверждение правильности записанных сведений. Дата заполнения трудовой книжки прописывается без сокращений, полностью, например: «10 февраля 2018 года». Запись «10.02.2018» недопустима.

Важно! С 1 июля 2018 года копии трудовых книжек, передаваемые в другую компанию, заверяются по-новому. Изменения коснулись не только документов, которые выдаются при увольнении.

Титульный лист книжки подписывается сотрудником кадровой службы, который несет ответственность за заполнение данного документа. На отметке «М.П.» (место для печати) ставится печать ООО или ИП (если таковая имеется). См. Постановление Минтруда РФ от 31.10.2016 № 588н.

Внесение изменений в информации о работнике

На внесение изменений в сведениях о сотруднике имеет право только сотрудник кадровой службы, ответственный за ведение трудовых книжек. Данные меняются по последнему месту работы. Необходимо после внесения изменений ссылаться на дату и номер документов, которые послужили основанием для корректировки данных (это может быть свидетельство о заключении/расторжении брака, паспорт, свидетельство о перемене ФИО).

Способ внесения изменений следующий — информация, требующая изменений (фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность), должны быть перечеркнута, после чего вносится корректная запись. Нагромождать надписи и ссылки на подтверждающие факт изменения личных данных документы не следует — ссылки на документы записываются на внутренней стороне обложки, под ними сотрудник отдела кадров ставит подпись и печать ООО/ИП или кадровой службы.

Важно! Если информацию об образовании, профессии и специальности требуется просто дополнить, старые записи зачеркивать не нужно — достаточно добавить новые сведения рядом или на следующей строчке.

Читайте также статью ⇒ «Инструкция по заполнению трудовых книжек«.

Запись о приеме на работу (новые правила заполнения трудовых книжек)

Если работа является основной, и сотрудник трудился на предприятии (в ООО или у ИП) более 5 дней, в трудовую книжку работодатель обязан внести запись о трудоустройстве. За первый день работы принимается дата, на которую подчиненный приступил к выполнению должностных обязанностей. Здесь речь идет о работниках, чье рабочее место находится на территории нанимателя. А что касается удаленных сотрудников, в их трудовую книжку запись вносится в том случае, если это предусмотрено трудовым договором. В специально отведенные графы записывается:

  • фактический день зачисления сотрудника в штат предприятия;
  • дата и номер приказа о приеме на работу;
  • наименование должности нового работника;
  • название структурного подразделения (отдела), в которое принят сотрудник.

Вместо того, чтобы прописывать информацию о работодателе, можно просто поставить штамп, на котором имеется полное и сокращенное (при наличии) наименование компании. Роструд неоднократно заявлял о том, что штамп приравнивается к рукописной записи, и его проставление в документе не является нарушением закона. См. Письмо Роструда от 19.08.2015 № 1922-6-1.

Читайте также статью ⇒ «Требования к трудовым книжкам с 1 июля 2018 года«.

Сведения о работе (новые правила заполнения трудовых книжек)

Информация о работе указывается в графе 3 «Сведения о работе». В первую очередь необходимо написать название организации или данные ИП (полностью, с указанием организационно-правовой формы, согласно учредительным документам), к которому устроился на работу сотрудник. Если в учредительных документах присутствует сокращенное наименование и организационно-сокращенной формы, в «Сведениях о работе» они также прописываются, но уже на следующей строке.

Номер графыВносимая информация
Графа 1Порядковый номер записи (например, при первом официальном трудоустройстве это будет цифра 1).
Графа 2Дата приема на работу (арабскими цифрами в формате дд.мм.гггг).
Графа 3Информация о зачислении и назначении. Структурное подразделение (если о нем что-то сказано в трудовом договоре). Наименование должности, профессии, квалификации должны соответствовать штатному расписанию.
Графа 4Дата и номер приказа о приеме на работу. Слово «приказ» прописывается полностью.

Информация о поощрениях и награждениях (новые правила заполнения трудовых книжек)

Способ внесения в трудовую книжку сведений о поощрениях и награждениях сотрудника будет различаться в зависимости от того, какого образца книжка находится в руках у ответственного сотрудника кадровой службы.

ТК образца 2004 годаТК образца 1974 года
В раздел «Сведения о награждении» вносятся все сведения о награждениях и поощрениях за трудовые заслуги.В разделе «Сведения о поощрениях» необходимо сообщить сведения о поощрениях и награждениях, имеющих отношение к работе в данной компании.

В разделе «Сведения о награждениях» указывается информация о выданных государственных наградах, о присвоении почетных званий (основанием является указ и др. решения).

Важно! Премиальные выплаты, которые выдаются сотруднику на регулярной основе или предусматриваются системой оплаты труда, не упоминаются в трудовой книжке.

Итак, сведения вносятся ответственным работником отдела кадров следующим образом:

Номер графыИнформация
Графа 1Порядковый номер записи.
Графа 2Дата поощрения/награждения.
Графа 3Кем награждался/поощрялся сотрудник, какой наградой/поощрением, за какие достижения.
Полное наименование фирмы в виде заголовка, включая сокращенное название, если таковое указано в трудовом договоре.
Графа 4Основание для внесения записи, ссылка на название, дату, номер документа.

Законодательные акты по теме

ч. 1 ст. 66 ТК РФПонятие трудовой книжки

Типичные ошибки

Ошибка: Сотрудник отдела кадров сделал запись в трудовой книжке работника о его переводе на временную работу.

Комментарий: Записи о переводе на временную работу не вносятся в трудовые книжки. Связано это с тем, что для расчета трудового стажа при исчислении пенсионного пособия значение имеют только периоды постоянной работы, а в случае с временным переводом сотрудника у того же самого нанимателя трудовой договор не расторгается (а значит, не прерывается и трудовой стаж). См. Решение Верховного суда РФ от 01.02.2017 № АКПИ16-1221.

Ошибка: Сотрудник кадровой службы внес в трудовую книжку работника сведения о премиях, которые выплачиваются ему на регулярной основе.

Комментарий: О премиях, выплачиваемых регулярно, и которые предусмотрены системой оплаты труда, нет необходимости сообщать в трудовой книжке.

Ответы на распространенные вопросы про новые правила заполнения трудовых книжек

Вопрос №1: Работник устроился на работу, с ним был подписан трудовой договор. На следующий день он пишет заявления с просьбой уволить его по собственному желанию. Нужно ли вносить запись о трудоустройстве в трудовую книжку?

Ответ: Нет. Если сотрудник отработал всего 1 день, запись о приеме на работу можно не делать.

Вопрос №2: Записывают ли в трудовую книжку взыскания работника?

Ответ: Нет, взыскания в трудовые книжки не записываются.

Вы можете получить ответ на свой вопрос позвонив по номерам ⇓

Консультация бесплатная

Москва, Московская область звоните: +7 (499) 288-17-58

Звонок в один клик

Санкт-Петербург, Ленинградская область звоните: +7 (812) 317-60-16

Звонок в один клик