Выявление недостачи при инвентаризации — составление описи и проводок

Инвентаризация – это процесс проведения проверки фирмы, организации, предприятия и т.д. с целью подтверждения в соответствии имеющихся и числящихся за фирмой, организацией, предприятием и т. д. всех активов  без исключения. Под активами подразумевают финансы, имеющееся имущество. Рассмотрим в статье ситуации, когда обнаружена недостача при инвентаризации в организации по вине поставщиков или работников, укажем способы учета потерь.

Документы для оформления потерь или недостачи

Предметом инвентарной проверки является сличение имеющихся материальных ценностей с бухгалтерской документацией. Проводится по средствам взвешивания, пересчета, измерения. Случается, что в результате проведения проверки выявляются несоответствия.

Конечным исходом инвентаризации является заполненный сличительный документ или опись (согласно п. 2.5 «о порядке проведения инвентаризации», утвержденных приказом Министерства Финансов РФ от 13. 06. 1995 г. №49). Читайте также статью: → «Форма ИНВ-18. Сличительная ведомость результатов инвентаризации». В результате обнаруженных отклонений делают запись в форме 0504092. Этот документ называется Ведомостью расхождений. В нем делают отметку в подходящей строке, зависимо от вида недостачи.

Что делать, если обнаружилась недостача?

Итак, выявлен факт недостачи. В Ведомости расхождений (сличительной ведомости) фиксируют её тип. Это может являться:

  • недостачей обусловленной пределами норм естественной убыли;
  • недостачей товара или материальных ценностей по вине поставщика;
  • недостачей по вине работников (хищение);
  • недостачей при отсутствии виновного лица.

Пошаговая инструкция выглядит следующим образом:

Этапы инвентаризации
Выявление несоответствий, заполнение документации
Составление сотрудником или  другим виновным объяснительного документа о причинах, которые привели к недостаче
Создание работодателем распоряжения о компенсации ущерба (в размере недостачи) виновным по средствам высчета суммы из заработной платы (в течении не более 14 дней с момента проведения проверки)
Сообщение виновному об удержании (не может превышать размер одной среднемесячной заработной платы) из зарплаты
Совершение удержания зарплаты не позже 10 дней после уведомления об этом сотрудника

Недостача обусловленная процессами естественной убыли

Массовая доля многих наименований, в следствии физических или биохимических изменений таких как высыхания, испарения, распорашивания, а также когда хранится, может значительно изменяться. Также товар может повреждаться во время перевозки. Эти товары заносятся как естественная убыль в пределах нормы. Такая продукция подлежит списанию. Читайте также статью: → «Порядок проведения инвентаризации на складе».

Формула расчета естественной убыли выглядит так:

Е = Т x Н/100 %,

где Т, это количество (масса) проданного товара;

Н, норма естественной убыли, %.

Исходя из фактической себестоимости недостающих товаров, определяется и  сумма недостачи.

Документальное сопровождение выглядит так:

  1. Проведение зачета по пересортице. При необходимости нормы убыли применяются только касательно наименований, которых не хватает.
  2. Списание. Проводится согласно с себестоимостью продукции, объёма работы, услуг.
  3. Определение в денежном эквиваленте тех сумм, которые превышают нормы. Накладываются на счета организации, если виновато юридическое лицо и физические лица, если те являются причиной недостачи.
  4. Суммирование недостач в расходы, если стребовать компенсацию с виновных не представляется возможным.

Пример. Фармацевтическое предприятие ЕвроФарма производит средства для аптек. На предприятии осуществлялось проведение инвентаризационной проыерки отдела производства. Как оказалось в результате проверки, была обнаружена нехватка этилового спирта – 400 мл суммой в 200 рублей, она произошла в результате производства медицинских препаратов согласно с предписанием врачей.

Согласно Приказу Министерства Здоровья РФ (от 20 июля 2001 года, №284), в котором утверждены нормы убыли лекарственных препаратов, установлено размер убыли – 1,9% от проданного объёма спирта за год (период между инвентарным проведением).

В справке составленной бухгалтером, отражается количество этилового спирта, которое использовалось предприятием за период между инвентаризациями. Манипуляция производится для определения объёма спирта, потраченного на расходы производства, что необходимо списать. Потом, объём этилового спирта, который использовалось предприятием за период между проведением учета надо х (умножить) на норму убыли.

Допустим, что в этот период предприятие ЕвроФарм израсходовало 30 л спирта, умножая объём на норму. Получается тот объём спирта, что нужно списать на издержки.

Расчет выглядит так:                      Е = 30 х 1,9%/100               Е = 0, 57 л.

Основываясь на произведенном подсчете, недостача объёмом в 570 мл, полной мерой возможно отнесение на производственные издержки.

Бухгалтер обязан сделать в учете запись:

20 Дт – проведение операции (производство);
44 Дт – проведение операции (расходы от продажи);
94 Кт – проведение операции (недостачи порчи или утраты ценностей) — 200 рублей — списано в счет издержек норм естественной убыли).

Бухгалтерские проводки по учету недостачи

  • 94Д  10К  (41, 43) – операция (выявление недостачи);
  • 20, 23, 25, 26, 29, 44Д;  94К – операция (списание недостачи (потери от порчи) в пределах утвержденных норм естественной убыли);
  • 73Д — 2 К94 – операция (списание недостачи на виновных лиц по остаточной стоимости);
  • 73Д – 2 К98-4 – операция (отражение разницы между остаточной и рыночной стоимостью, подлежащей взысканию с виновных лиц);
  • 91Д — 2 К68 – операция (НДС восстановление, ранее предъявленный к вычету, по недостачам (потерям) сверх норм естественной убыли);
  • 50, 70Д —  К73-2 – операция (погашение виновным лицом задолженности по недостачам);
  • 98 — 4Д К91-1 – операция (фиксация разницы между остаточной и рыночной стоимостью в составе доходов текущего периода по мере погашения задолженности виновными лицами).

Детально счета расписаны в таблице:

Счетная корреспонденция Название операции
Дебет Кредит
 

44

 

94

Списание стоимости товаров, которых не хватает
 

73, 76

 

94

Списание потери выше нормы естественной убыли
 

91 – 2

 

94

Соответствующую запись делают в случае отсутствия виновных или отрицания судом  взыскать компенсацию

Ориентировочный реестр товаров, которые не подлежат списанию:

  • Мебель (все виды, кровати из металла)
  • Ковровые покрытия (ковры, паласы и ковровые изделия)
  • Охладительные приборы (холодильные, морозильные камеры)
  • Электроприборы и электро оборудование (машины для шитья, вязания, глажки, камины, радиаторы, электро духовки, термостатные шкафы, аэро грили, шашлычницы, фритюрницы, печи,самовары);
  • Приборы для сварки;
  • Торшеры, бра, светильники;
  • Хозяйственные повозки;
  • Пилы, работающие на бензине;
  • Мобильные лестницы;
  • Емкости, используемые в качестве ванной;
  • Умывальники;
  • Писуары и биде;
  • Эмалированные рукомойники;
  • Сливные бачки;
  • Батареи;
  • Печи радиаторные;
  • Плиты любого типа;
  • Вся офисная техника (компьютеры, принтеры, факсы);
  • Баллоны;
  • Бойлер;
  • Варочно – отопительные устройства;
  • Стройматериалы;
  • Видео и аудио техника;
  • Видео и дивиди плееры;
  • Микрофоны;
  • Усилительные установки;
  • Приборы для стабилизации напряжения;
  • Средства транспортировки для детей;
  • Все средства передвижения (водные и наземные);
  • Все виды оптики;
  • Помещения для хранения автомобилей;
  • Все виды покрышек (мотоциклетные, автомобильные);
  • Весь спортивный инвентарь;
  • Оружие.

Недостача товара или материальных ценностей по вине поставщика

Ответственное лицо во время приёма товара обязано оценить состояние. В соответствии с этим составляется акт о несоответствии количества и качества полученных ценностей. Читайте также статью: → «Как проходит инвентаризация готовой продукции: в магазине, на предприятии. Проводки». В учетной записи бухгалтера будет производиться запись, зависимо от того, когда обнаружили брак или порчу:

  • до проведения учета товаров (в этом случае инвентаризацию не проводят, согласно с ч. 3 ст. 11 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ);
  • после проведения учета товаров.

Унифицированные модели при несоответствии в накладных:

  • Форма акта N ТОРГ-2 (если товар отечественного производства, Госкомстат РФ от 25 декабря 1998 г. № 132);
  • Форма акта N ТОРГ-3 (если товар импортного производства);
  • Форма акта N М-7 (прием материалов).

Пример. 18 ноября согласно с накладной № 214, по адресу ФОП «Чистюля» было осуществлено поставку зубных щеток в количестве 100 единиц по цене 222 рубля (НДС – 22 рубля) за штуку. Их доставили в 10 упаковках по 100 щеток в каждой. Во время передачи на прилавки было обнаружено, что 5 упаковок с частичной комплектацией, вмещают не 10, а – 9 щеток (в целом недостача составляет – 5 щеток).

Как следствие составлен был акт № 3 от 29 ноября. Упаковка не повреждена, так как она не открывалась. На основании выше изложенного, поставщику было предъявлено претензию. Она была признана поставщиком 10 декабря. Корректировки в счет были занесены 10 декабря. Бухгалтером ФОП «Чистюля» было решено сторнировать поставку в квартале не целиком вычета НДС. Сделанные записи имели вид:

Бухгалтерские проводки по учету недостачи по вине поставщика представлены в таблице:

На дату получения товара (18 ноября)

 

 

 

Название операции

 

 

   Расчет

Счетная корреспонденция

 

Дебет Кредит
 

41

 

60

Расчет с поставщиком или подрядчиком  

20 000

 

19

 

60

Расчет с поставщиком или подрядчиком  

2 200

 

68

 

19

НДС по ценностям приобретения  

2 200

На дату оформления акта о недопоставке и выставления недостачи
(10 декабря)
 

41

 

60

Сторнирование

Зубные щетки поставлены на учет

(5х200 руб.)

 

1 000

 

19

 

60

Сторнирование

Сумма НДС от стоимости

щеток

(18%х 1 000 руб.)

 

110

 

 

68

 

19

Сторнирование

Принят НДС к вычету

 

110

Недостача товара или материальных ценностей в результате хищения (кражи) по вине работников

В результате недостачи по вине работника, последний обязательно будет привлечен к ответственности. Данный процесс регулируется законодательными актами. Схема определения нанесенного ущерба:

  • Создание расследующей комиссии;
  • Проверка всех активов организации (инвентаризация);
  • Выяснение обстоятельств появления недостачи;
  • Получение от виновного задокументированного объяснения;
  • При необходимости составляется акт про отказ письменных объяснений.

Бухгалтерские проводки по учету недостачи в результате кражи указаны в таблице:

Счетная корреспонденция Название операции
Дебет Кредит
10

 

10

 

Списание недостающего товара
73

 

94

 

Отнесение суммы недостачи на счет виновного лица
73

 

98

 

Отражение разницы суммы  взыскания и  балансовой стоимости недостающих ценностей

Нужно учитывать, что если вы обнаружили недостачу более месяца назад и сумма нанесенного работником в результате хищения более одной целой среднемесячной заработной платы, работодатель имеет право обратиться в суд, целью которого будет полное возмещение недостачи.

Ответы на вопросы про недостачу при инвентаризации

Вопрос №1. Может ли покупатель во время приема товара оформить акт и зафиксировать в нем недостачу в одностороннем порядке?

Да, может. При условии, что во время приема материальных ценностей не присутствует поставщик присутствовать или его уполномоченное лицо. В таком случае сторона покупателя осуществляет прием и может заактировать в одностороннем порядке факт недостачи.

Вопрос №2. Как учитывается компенсация причиненного ущерба работника или группой работников, если она выражается в личном отчислении в кассу?

В случае внесения денег непосредственно в кассу виновником или группой лиц, процесс отражают в виде дохода. Он равен сумме нанесенного убытка. Бухгалтер делает запись в операцию (другие доходы операционной деятельности) и в «доходы в результате обычной деятельности».

Вопрос №3. В случае пересортицы возможен ли взаимный зачет недостачи и излишков?

Возможен, но только в виде исключения. Порядок действий регламентирует Приказ Министерства Финансов (№ 49, вступивший в действие 13 июня 1995 года). Согласно с ним совместный зачет имеет место быть лишь за одинаков проверяемый период, у того самого работника, относительно товарно-материальных ценностей одного наименования и количества.

Вопрос №4. В каких случаях нельзя применять нормы естественной убыли?

Нельзя использовать меру естественной убыли к тем товарам, которые являются штучными или к тем, которые поступают в организацию занимающуюся торговлей, что являются в расфасовке.

Вопрос №5. Подлежит ли учету НДС, когда обнаруживается недостача?

Нет, не подлежит. Налог, который был учтен как недостающий (в результате хищения, потери, порчи имущества), не восстанавливается. Согласно п. № 3 ст. 170 НК РФ, отсутствует основание для восстановления.