Налоговая проверка расчетов с подотчетными лицами: ошибки заполнения, проводки

Налоговой проверке подвергаются расчеты с подотчетными лицами. Суть авансовых отчетов это документально подтвержденные расходы наличных средств, которые выдаются сотрудникам на нужды хозяйствования. Как правильно оформлять операцию, чем подтверждаются расходы и где чаще всего находят нарушения, расскажет данный материал.

Отчитываемся за наличные: детали заполнения авансовых отчетов

После того как сотрудник получил и потратил деньги компании, выданные подотчет, с него потребуется взять письменное обоснование и документальное подтверждение трат. Для этого работником составляется авансовый отчет с обязательными реквизитами:

  • Дата составления документа;
  • Порядковый номер;
  • ФИО сотрудника, составившего отчет;
  • Информация о целевом назначении финансовых средств;
  • Содержание операций, а также дата совершения платежей и номер платежного документа;
  • Количество документов, которые прилагаются к отчету;
  • Подписи составителя, ответственного за оформление авансовых документов работника.

Отчет заверяется подписью руководителя фирмы. Бланк для отчета о полученных авансах составляется по утвержденной форме гособразца для кассовых операций (скачать образец, бланк форма АО-1). Бухгалтерией фирмы может быть разработан документ, который утвердит руководство для оформления бухгалтерских операций. Данное правило подтверждено п. 4 ст. 9 закона от 06.12.2011 «О бухгалтерском учете». Отчет заполняется авторучкой или при помощи компьютерных программ. Не должен содержать помарок, исправлений, неразборчивых записей о совершенных покупках, платежах и прочих финансовых операциях.

Бухгалтерские приемы учета и контроля расчетов с подотчетниками

Принимая отчет по израсходованным финансам, бухгалтер фирмы обязан обращать внимание не только на его составление, но и наличие и состав первичных расходных документов, которые передал сотрудник с авансовым отчетом. Потребуется:

  • Сверить общее количество документов;
  • Наличие чеков ККТ, товарных накладных с наименованием товаров и услуг, за которые осуществлен расчет;
  • Наличие договоров на оказанные услуги, работы.

Сотрудник отчитывается за расходы по командировке:

  • Наличие проездных документов и соответствие дате, указанной в командировочном удостоверении или приказе о командировке;
  • Квитанции гостиничных услуг (если выдана счет-фактура, то в документе НДС выделен отдельно);
  • Прочие платежные документы.

В зависимости от вида операции в бухучете составляются проводки:

Дт 10, 41 Кт 71 на сумму купленных материалов и прочих товаров.

Дт 20, 26, 44, 91 на сумму оплаченных услуг, работ.

Сверяются сумма полученных и потраченных денег. Если у подотчетника остались не потраченные денежные средства, следует обратить внимание вернулись ли они в кассу фирмы. Если выяснилось, что на дату утверждения авансового отчета обнаружен перерасход, то его должны вернуть сотруднику.

Что потребуется для проверки расчетов с подотчетными лицами

В ходе проверки расчетов с подотчетными лицами нельзя пройти мимо порядка соблюдения кассовой дисциплины компании. Следовательно, проверяющим потребуется предоставить:

  • Локальные акты со списком сотрудников, которые наделены полномочиями получения и расходования наличных денег компании на хознужды;
  • Кадровые документы: приказы о командировках, служебные записки; прочие документы;
  • Кассовые документы: приходные и расходные ордера, кассовая книга, книги регистраций кассовых документов;
  • Журнал-ордер по движению расчетов с подотчетниками;
  • Лимиты, которые утверждены и действуют на предприятии (лимит остатка кассы; максимально разрешенные к выдаче подотчет суммы).

Процесс проверки позволяет выявить соблюдение требований норм выдачи наличных денег. Подотчетник составляет заявление на имя руководителя с просьбой о выплате средств подотчет, указывая цель расхода средств. Расходный документ должен быть зарегистрирован в кассе фирмы на аналогичную сумму.

Важно! Обращается внимание на отсутствие долгов по прежним авансам. В соответствии с нормами законодательства сотрудник должен отчитаться в срок три дня, прежде чем получать новый аванс.

На какие погрешности следует обратить внимание

В отношении возмещении выплат по расходам подотчетников следует проверить, облагаются они страховыми взносами и НДФЛ. К ним относятся:

  • Компенсации за трудовые обязанности вахтовым способом;
  • Доплаты к заработку судей в размере 50%;
  • Расходы по оплате виз, сборов;
  • Оплата медицинского полиса при командировании сотрудника за пределы РФ;
  • Компенсация расходов на проезд в общественном транспорте к месту работы и т.п.

Проверяющие службы, ссылаясь на нормативно-законодательную базу, требуют суммы не возвращенных авансов включать в налогооблагаемую базу по страховым взносам. При этом не влияет на налогообложение факт удержания задолженности по авансам, выданным в подотчет из заработной платы. На основании ст. 137 ТК утверждается, что сумма не возвращенная в установленный срок и не удержанная из дохода работника в течение одного месяца признается необоснованным личным доходом и подлежит налогообложению взносами, удержанию НДФЛ с дохода. Работодатель должен издать приказ об удержании не возвращенных своевременно денежных подотчетных сумм в период до 30 календарных дней, который исчисляется от даты, назначенной как момент возврата неизрасходованных денег.

Часто встречающиеся ошибки в авансовых отчетах

За нарушения при расчетах с подотчетными лицами предусмотрены санкции административного характера:

Виды нарушений Признаки нарушения
В заявлении не указан период, на который выдаются денежные средства, а следовательно, должны быть возвращены в день получения Причисляются к разделу нарушений кассовой дисциплины до 50 000 рублей
Выдача денежных средств из кассы осуществляется без письменного основания. Если отсутствует заявление о выдаче средств подотчет, расходный кассовый ордер может быть признан не действительным
Отсутствие договора с контрагентом на оказание услуг или покупку товаров. При расчетах наличными признается нарушение лимита расчетов наличными с юридическими лицами Превышение лимита в 100 000 рублей по договору с юридическим лицом
Не заполняются и не сдаются в бухгалтерию авансовые отчеты. Обычно директор получает суммы, не отчитываясь за их расход. Или товары, которые указаны в отчете не приходуются в учете фирмы Нарушение относится к правилам ведения кассовых операций законом № 157н
Ошибки в заполнении реквизитов авансовых отчетов. Отсутствие обязательной информации: табельный номер подотчетника, суммы остатка или перерасхода, сведения о предыдущих авансах, должность руководителя, который визирует документы, нумерации расходных документов, которые прилагаются к отчету Нарушены правила оформления документов, закрепленных законом ЦБ РФ № 3210-У

В основном налоговая проверка расчетов с подотчетными лицами ведется методом сплошного мониторинга. Его целью выявить не только арифметические ошибки, но и фиктивные командировки, оприходование несуществующих товаров для снижения налогооблагаемой прибыли, а также увеличение вычетов по НДС некорректными документами.

Распространенные вопросы

Ситуация 1: Сотрудник приобрел материалы для производственных нужд фирмы за собственные средства. Подал авансовый отчет и заявление с просьбой возместить расходы в бухгалтерию. Можно ли принять такие расходы в учете, если компания на УСН 15%?

В связи с применением упрощенки, фирма использует кассовый способ для признания расходов в учете. А именно, только после того как осуществится оплата с расчетного счета или из кассы юрлица. Утвердив расходы по данному авансовому отчету, компания не может учесть их в расходах, пока не вернет подотчетнику денежные средства.