Форма МХ- 6 (журнал учета расхода продукции в местах хранения)

МХ- 6 — Журнал учета расхода продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения. Операции, связанные с движением товарно-материальных ценностей, отражаются в складском учете. Оперативный учет имеет огромное значение для всего бухгалтерского учета на любом производственном предприятии.

Бухгалтерская служба должна:

— осуществлять систематический контроль за своевременным документированием движения ТМЦ на складе ответственными лицами и записями в учетных регистрах складского учета, соответствием фактических остатков ТМЦ данным бухгалтерского учета,

— проводить регулярные фактические проверки наличия ценностей — инвентаризации,

— осуществлять сверку бухгалтерского учета со складским на основании первичных складских документов.

Одним из таких документов и является журнал учета расхода продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения (форма № МХ-6).

Журнал учета расхода продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения (МХ-6) утвержден Постановлением Росстата от 9 августа 1999 г. N 66 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения» (Читайте также статью ⇒ Унифицированная Форма МХ-19 в 2018 году (Ведомость учета остатков товарно-материальных ценностей в местах хранения).

В каких случаях оформляется этот документ?

В процессе хозяйственной деятельности производственного предприятия может наступить такой момент, когда площадей собственных складских помещений для хранения запасов производственного сырья, товаров, готовой продукции и прочего имущества может не хватить.

И тогда производственное предприятие обращается в организацию, у которой есть свободные склады, оказывающую услуги по хранению материальных ценностей. Такие организации называются организациями-хранителями.

Общие положения по хранению регулируются главой 47 ГК РФ. По договору хранения Организация-хранитель обязуется хранить вещь, которую передала ей организация-поклажедателем, а затем вернуть вещь в сохранности.

Как и прочие факты хозяйственной жизни, факты хранения материальных ценностей, а именно — операции поступления и выбытия — должны оформляться первичными учетными документами.

Все документы возврата поклажедателю ценностей, принятых на хранение хранителем, регистрируются в журнале учета расхода продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения.

Также этот документ может применяться производственными организациями для учета движения готовой продукции, товаров и иных ценностей на складах этих организаций.

Требования к оформлению документа

Первичные учетные документы должны приниматься к учету при условии, что они содержат  обязательные реквизиты, установленные Законом о бухгалтерском учете.

Имеется в виду, что организации вправе самостоятельно разрабатывать первичные учетные документы или пользоваться типовыми формами, закрепив соответствующие положения в учетной политике. Заметим, что большинство компаний применяют типовые формы, чтобы избежать  затруднений в работе как в работе самой организации, так и с контрагентами.

Итак! Чтобы организация могла использовать типовую форму Журнала, она должна утвердить ее своей учетной политикой.

Журнал состоит из обложки и таблицы:

На обложке указываются реквизиты места хранения:

наименование организации,

структурное подразделение (номер склада согласно реестру мест хранения),

период составления журнала (периодичность составления должна быть регламентирована графиком документооборота),

лицо, ответственное за ведение журнала (кладовщик, лицо, с которым заключен договор о полной материальной ответственности).

В основной части журнала – таблице — указываются:

дата операции,

номер и дата документов по выдаче ТМЦ (товарной накладной, акта о возврате товарно-материальных ценностей, накладной на внутренне перемещение материалов),

получатель ТМЦ (поклажедатель, покупатель, другой склад),

наименование ТМЦ,

— единица измерения ТМЦ,

— количество ТМЦ,

— цена единицы ТМЦ,

— стоимость ТМЦ по документу.

Пример заполнения журнала представлен в приложенном файле.

Количественный учет движения продукции и товарно-материальных ценностей в местах хранения ведется в журнале по отдельным товарно-материальным ценностям на основании расходных документов. Форму обычно применяют при сортовом учете, когда на каждое наименование и сорт открывается одна или несколько страниц в журнале.

Журнал ведется в хронологическом порядке и представляет собой реестр документов расхода. Кладовщик должен быть предельно внимательным, перенося данные из первичного документа, подтверждающего выбытие ценности со склада, проверив на нем наличие всех заполненных реквизитов и подписей ответственных лиц.

Этот журнал можно также вести в виде общего журнала учета движения продукции и ТМЦ, если обороты на предприятии небольшие, а также в виде ведомостей.

В соответствии с п. 12 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных Приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. N 119н в документах должны быть заполнены все реквизиты и должны быть соответствующие подписи, а если какие-либо показатели отсутствуют, то соответствующие строки прочеркиваются.

Учет материальных запасов на складе может вестись в электронном виде. В этом случае оператором (кладовщиком) данные первичных учетных документов вводятся непосредственно в электронные базы данных.

Приложение EXCEL предлагает работу с электронными таблицами. Эта однопользовательская программа складского учета обеспечивает удобное для пользователей отображение информации, позволяет находить, отслеживать и анализировать сведения, но она рациональна для использования лишь в том случае, если организация имеет небольшое количество складских операций.

Иногда журнал формируется автоматически с помощью специальных программ.

Приложение «1С: Складской учет» позволяет обобщить информацию о движении ТМЦ на складах организации на основании документов «Требование-накладная» и «Перемещение товаров». Посредством второго документа отражается движение ценностей из одного места хранения в другое, и его можно автоматически заполнить на основании документа поступления. При заполнении важно верно отразить склад-отправитель и склад-получатель. По окончании установленного графиком документооборота периода материально-ответственное лицо формирует реестр документов расхода, имеющий форму Журнала. Если в организации установлен порядок заверения документов электронной подписью, ответственный сотрудник ставит такую подпись при составлении Журнала.

Кто отвечает за оформление документа?

Для складского учета огромную роль играет определение в организации списка лиц, ответственных за:

движение материальных ценностей по каждому складу,

правильное и своевременное документальное оформление операций по движению запасов,

—  сохранность материальных ценностей.

Первичный учетный документ в соответствии с Законом о бухгалтерском учете должен быть составлен лицом, ответственным за оформление факта хозяйственной жизни и подписавшим документ, при совершении факта хозяйственной жизни.

Пунктом 3 Методических указаний N 119н определено, что организации разрабатывают внутренние организационно-распорядительные документы, которые позволят рационально организовать учет и контроль использования материально-производственных запасов.

К примеру, эта процедура регламентирует:

графика документооборота, который включает в себя формы документов по учету материальных ценностей, списки ответственных должностных лиц с образцами подписей, а также сроки передачи документов в бухгалтерию организации.

реестра мест хранения с присвоением номера каждому месту;

единой системы классификации и присвоения номенклатурного номера единице учета;

— сроков и порядка проведения инвентаризации МПЗ.

Внимание! Каждому ответственному лицу после утверждения графика документооборота выдается выписка из графика с ознакомлением под роспись.

В целях контроля складского учета в трудовых договорах с сотрудниками также должно быть предусмотрено соблюдение графика документооборота.

С кладовщиками, экспедиторами и прочими работниками мест хранения должны быть заключены в соответствии с трудовым законодательством договоры о материальной ответственности.

Что происходит с журналом после его оформления?

С установленной графиком документооборота периодичностью бухгалтер по учету ТМЦ:

принимает первичные учетные документы по каждому складу от материально-ответственных лиц,

проверяет их, акцентируя внимание на соответствие дат документов отчетному периоду, на правильность оформления каждого документа, законность и целесообразность операций, наличие должностей и подписей материально-ответственных лиц,

— сверяет с документами каждую запись в Журнале.

Если при проверке обнаружены ошибки, то Журнал возвращается материально-ответственному лицу для внесения исправлений. Подпись бухгалтера будет подтверждать факт проверки и приемки отчета.

Затем бухгалтер приступает к составлению бухгалтерских проводок по каждой хозяйственной операции  и записи в учетные регистры.

 Первый экземпляр представленного Журнала с приложенными первичными документами остается непосредственно в бухгалтерии организации, а второй с подписью бухгалтера направляется ответственному лицу на места хранения и служит в качестве подтверждения сдачи журнала с документами в соответствии с графиком документооборота.

Журнал, как и все первичные документы бухгалтерского учета, подлежит хранению в течение сроков, установленных организацией, но не менее 5 лет после отчетного года.