МХ- 21 «Отчет экспедитора»: особенности оформления

Практически каждая организация, осуществляющая торговую и иную деятельность, оказывает услуги по доставке товара до покупателя. Процедура доставки на практике реализуется экспедитором, на которого ложится ответственность за сохранность ценностей в момент перемещения и передачу товара адресату. Для того чтобы контроль материально-ответственного лица осуществлялся максимально эффективно разработана отчетная форма МХ- 21 «Отчет экспедитора».

Что собой представляет МХ- 21 «Отчет экспедитора»

Документ имеет унифицированный Госкомстатом бланк с кодом ОКУД 0335022. Отчет предназначается для организации учета товарно-материальных ценностей, принадлежащих предприятию, которые передаются получателю посредством процедуры экспедиции.

Несмотря на то, что бланк включен в альбом первичных учетных документов и является унифицированной формой, компаниям и предпринимателям разрешено вносить свои изменения в документ.

Важно! Главным требованием является наличие в сформированном и утвержденном самостоятельно бланке всех обязательных реквизитов, предоставляющих конечному пользователю информации максимум полезных сведений.

Читайте также статью: → «Форма МХ-18 (Накладная на передачу готовой продукции в места хранения)»

Пошаговая инструкция по заполнению отчета

Бланк отчета является односторонним и представляет собой документ, состоящий из шапки и табличной части.

В шапке документа необходимо отразить следующую информацию о компании:

  1. Наименование организации;
  2. Наименование структурного подразделения;
  3. Код ОКПО в соответствие с классификатором;
  4. Код ОКДП;
  5. Номер и дата составления отчета экспедитора;
  6. Отчетный период, подлежащий раскрытию в документе;
  7. ФИО экспедитора, ответственного за доставку товара до конечного пользователя.

Табличная часть отчета экспедитора должна включать в себя следующие сведения о перевозимом товаре:

  1. Номер по порядку;
  2. Номер и дата товарного документа, выступающего в качестве основания для перемещения ценностей;
  3. Название товарно-материальных ценностей, подлежащих передаче покупателю или иному лицу;
  4. Единица измерения – в отличие от других первичных учетных форм, отчет экспедитору не требует отражения в документе кода единицы измерения в соответствие с классификатором ОКЕИ.
  5. Количество полученных для перевозки ценностей;
  6. Количество отгруженных объектов ТМЦ;
  7. Количество возвращенных ценностей;
  8. Отклонения — с этой целью в документе предназначены две графы, для обнаруженных излишков и недостач;
  9. Потери в соответствии с установленными нормами естественной убыли в количественном и суммовом выражении;
  10. Окончательный результат, раскрывающий информацию об излишках или недостачах товара в количественном и суммовом выражении.

Важно! Заполненный документ должен быть заверен не только подписью экспедитора, выступающего в качестве материально-ответственного лица, но и лиц (сотрудников бухгалтерии), ответственных за принятие отчета у экспедитора и его проверку.

Рекомендации по заполнению формы МХ-21

Документ по форме МХ-21 «Отчет экспедитора» составляется непосредственно экспедитором, который осуществляет доставку товаров. Отчитаться ему следует перед бухгалтерской службой работодателя за доставленные товарно-материальные ценности отдельно по каждому рейсу.

Важно! Количество экземпляров определяется потребностями каждой конкретной организации и количеством заинтересованных пользователей.

Типичные ошибки при заполнении

При заполнении отчета экспедитором могут быть допущены ошибки. В связи с тем, что данный документ не относится к бланкам, предназначенным для учета операций с денежными средствами (кассовым, банковским) нарушения могут быть скорректированы в соответствие с принятой практикой.  Читайте также статью: → «Унифицированная форма МХ-1: понятие, порядок оформления, сфера применения, образец»

Рассмотрим наиболее распространенные нарушения и способы их правомерной корректировки в таблице.

п/п Распространенные нарушения при составлении документа МХ-21
Ошибка Способ корректировки
1 Заполнение формы документа МХ-21 экспедитором было произведено с допущением ошибки в числовом значении одной из ячеек табличной части документа. Нарушение выявлено виновным лицом. Вследствие того, что унифицированный бланк «Отчет экспедитора» по своему функциональному значению не относится к категории банковских и кассовых документов, исправления в него могут внесены по общим правилам корректировки первичных учетных документов. С этой целью уполномоченным лицом должен быть аккуратно зачеркнут неверный числовой показатель в ячейке. После этого, рядом с ошибочной записью необходимо указать верные данные и заверить произведенное исправление фразой «исправленному верить» и подписью ответственного лица.
2 В отчете экспедитора отсутствует подпись материально-ответственного лица В связи с тем, что в качестве МОЛ выступает экспедитор, его подпись непременно должна присутствовать на документе. Отсутствие этих обязательных сведений говорит о том, что отчет МХ-21 составлен с нарушением требований заполнения первичных учетных документов.
3 В МХ-21 не указан отчетный период составления Требования, установленные для заполнения формы МХ-21, предусматривают необходимость формирования этого документа отдельно для каждого рейса. Вследствие того, чтобы количество ценностей и их ассортимент могут быть различными, отражение периода перевозки является необходимой к раскрытию информацией.

Помимо этого, отсутствие сведений в ячейке может стать причиной противоправных действий со стороны недобросовестных лиц.

В каких программах можно сформировать

Вносить сведения о перевозимом грузе и иные данные в документ по форме МХ-21 можно как вручную, так и задействовав компьютерную технику. Ручное заполнение предполагает внесение сведений шариковой или перьевой ручкой синего, черного или фиолетового цветов.

Использование программного обеспечение пользуется большей популярностью среди представителей бизнеса. В первую очередь, это связано с тем, что не возникает необходимости постоянно вносить в документ одни и те же сведения – программа сама заполнит нужные реквизиты. Уполномоченному сотруднику остается только проверить, насколько корректно сформирован документ, и поставить необходимые подписи.  Читайте также статью: → «Форма МХ-19 (Ведомость учета остатков товарно-материальных ценностей в местах хранения)«.

Заполнить документ «отчет экспедитора» можно в следующих программах:

В каких программах можно составить отчет МХ-21
п/п Программа Возможно Невозможно
1 1С:Бухгалтерия +
2 1с:Управление торговлей +
3 Контур

Важно! Использование компьютерных программ позволяет сократить время на заполнение документа.

Рейтинг самых задаваемых вопросов

Вопрос № 1 Может ли организация не применять при осуществлении доставки форму МХ-21?

С 2013 компаниям предоставлена самостоятельность в выборе учетных форм. Организации вправе разработать и утвердить приказом руководителя свой бланк, при условии, что документ будет содержать обязательные реквизиты.

Вопрос № 2 Какой период времени сотрудникам бухгалтерии необходимо хранить сданные экспедиторами отчеты?

Для документов этой категории установлен общий период хранения в течение пяти лет.

Вопрос № 3 Вправе ли компания вносить корректировки в документ?

Да, если все исправления будут оформлены в соответствии с установленными законом требованиями.