Начисление и выплата материальной помощи, отражение в 6-НДФЛ

В числе выплат, предусмотренных законодательством по труду, кроме зарплаты и премий обозначена материальная помощь. Что представляет собой матпомощь, в каких случаях и в какие сроки ее выдают? Нужно ли бухгалтеру удерживать налог на доходы физических лиц из этих сумм? Как правильно отражается начисленная и выданная материальная помощь в 6-НДФЛ?

Материальная помощь. Что это такое?

Строгого определения понятия «материальная помощь» законодательством не установлено. Обобщенно можно сказать, что материальная помощь представляет собой некие дополнительные выплаты в денежном или натуральном выражении работнику по причине его материальных трудностей или определенных жизненных обстоятельств.

Поскольку необходимость и обязательность таких выплат нигде не зафиксирована на законодательном уровне, работодатель решает самостоятельно, имеет ли он возможность и желание воспользоваться таким правом. Случаи, в которых работник может рассчитывать на материальную помощь, ее размеры и периодичность выплат отражают в трудовом или коллективном соглашении. 

Материальная помощь оказывается работнику на основании письменного распоряжения директора организации, в котором следует четко прописать размер выплат, чтобы в дальнейшем избежать недоразумений с налоговыми службами при проверке правильности начисления налогов. Читайте также статью: → «Материальная помощь работнику: выплаты, виды, оформление и учет».

Общий порядок заполнения НДФЛ-6

С 2016 г. в обязанности налоговых агентов входит предоставление в налоговую инспекцию один раз в квартал расчета по начисленном доходам работникам предприятия, удержанным суммам НДФЛ и перечислениям в бюджет подоходного налога (ф. НДФЛ-6).

Эта форма составляется по сведениям регистров бухгалтерского учета предприятия.

Расчет состоит из 2 разделов:

  1. «Общие показатели». В этой части отчета отражаются общие суммы начисленных всем работникам доходов, удержания подоходного налога и перечисления. Результаты отражаются нарастающим итогом с начала года;
  2. «Даты и суммы фактически полученных доходов и удержанного НДФЛ». В этой части отражают, когда были получены доходы и удержан налог, когда его перечислили в бюджет, а также общие показатели доходов и налоговых платежей по всем работникам.

В правилах заполнения этих разделов есть отличия. Так, в первую часть сведения заносят нарастающим итогом. Во второй части отражают только показатели, относящиеся к последнему кварталу. Поэтому показатели в этих разделах могут не совпадать.

Когда материальная помощь в отчете не указывается?

Когда какой-либо вид материальной помощи не облагается по закону подоходным налогом, и он не перечислен в приложении №2 к Приказу ФНС «Об утверждении кодов видов доходов и вычетов» от 10 сентября 2015 г. (далее приложение 2), то отражать его в расчете не следует. Читайте также статью: → «Материальная помощь сотруднику: бухгалтерский учет, налоги, страховые взносы».

Это определяется тем, что налог, показанный в строке 40, должен соответствовать разнице между суммой начисленного дохода по строке 20 и налоговыми вычетами, показанными в строке 30, умноженными на ставку налогового платежа.

Например, у работника организации умер близкий родственник. В связи с этим руководством предприятия принято решение о выплате сотруднику материальной помощи. В соответствии с законом она не облагается подоходным налогом и в вышеозначенном приложении №2 не указана. Значит, отражать ее в отчете 6 – НДФЛ не нужно. Даже если указать сумму дохода по строке 20, то по строке 30 показывать будет нечего. Это означает, что равенства, необходимого для строки 40, не выйдет. В связи с этим сумму в отчете показывать не следует.

Вид материальной помощи Ссылка на нормативный акт
По причине смерти близкого родственника сотрудника, самого сотрудника, бывшего работника предприятия — ныне пенсионера НК РФ ст.217 п.8
Выплаты работнику, связанные со стихийными бедствиями, родственникам погибшего сотрудника по этим причинам НК РФ ст.217 п.8
Выплаты пострадавшему в результате теракта сотруднику или его родственникам в случае гибели работника по причине террористического акта в РФ НК РФ ст.217 п.8

Материальная помощь, отражаемая в отчете

В обязательном порядке отражению в отчете НДФЛ-6 подлежат такие виды матпомощи, выплаченной работникам:

  • облагаемая в полном объеме подоходным налогом. Такие суммы отражают по строке 20 отчета;
  • необлагаемая полностью или частично материальная помощь, перечисленная в Приложении 2. Суммы такой помощи следует указать в строке 20, а часть, не облагаемую НДФЛ — в строке 30 расчета.

Под действие второго пункта попадают следующие виды выплат:

 Вид материальной помощи Условия отсутствия налогообложения выплаты
Помощь сотрудникам, уходящим на пенсию Годовой размер выплаты не может превышать 4000 рублей
Помощь инвалидам Годовой размер выплаты не может превышать 4000 рублей
Помощь при рождении, усыновлении ребенка, получении права на опеку Годовой размер выплаты не может превышать 50000 рублей. Обязательное условие — выдача средств не позднее 12 месяцев после наступления события

Когда размер помощи не превышает 4000 рублей

Отдельно стоит отметить – при освобождении материальной помощи от подоходного налога ведущую роль играет не назначение выплаты, а ее величина. Законодательством оговаривается, что в случае выплаты матпомощи в размере, не превышающем  4000 рублей на одного получающего в году, подоходный налог с такого дохода не удерживается. 

Это может быть подарок сотруднику к какому-либо знаменательному событию или юбилею. Случаи, по которым такая помощь оказывается сотрудникам, устанавливаются на усмотрение работодателя и фиксируются в локальных нормативных актах предприятия по труду, коллективным или трудовым соглашением.

Но если материальная помощь превысит установленный законодательством порог, то работодатель обязан удержать с суммы превышения НДФЛ.

Например, бухгалтер Иванова М.П. обратилась с письменным заявлением к директору предприятия, в котором изложила просьбу о предоставлении ей матпомощи в связи с необходимостью лечения. Читайте также статью: → «Заявление на оказание материальной помощи: образец». Директор письменным распоряжением установил размер выплаты в 5000 рублей.

4000 рублей – необлагаемая НДФЛ сумма. 1000 рублей – величина превышения необлагаемого лимита, по которой необходимо удержать. Следовательно, сумма НДФЛ по матпомощи составит 130 рублей (1000*13%). Выданная материальная помощь должна быть показана в отчете 6-НДФЛ, поскольку по ней было произведено удержание и перечисление подоходного налога в бюджет.

Дата выплаты помощи, удержания и перечисления налога

Все показатели приведены для удобства в таблице:

 Дата Выплаты деньгами Выплаты натуральной продукцией В какой строке отчета отражается
Дата получения дохода День выплаты денежных средств работнику День выдачи помощи в натуральном выражении (продукцией, товаром, услугами) Стр.100
Дата удержания налога НДФЛ следует удержать в день выплаты НДФЛ удерживается за счет выплачиваемых денежных средств по прочим выплатам, поэтому датой его удержания будет день выдачи дохода работнику в денежном эквиваленте Стр.110
Срок перечисления налога Не позднее следующего дня после выдачи помощи работнику Не позднее следующего дня после выдачи помощи работнику Стр.120

Отражение в отчете материальной помощи к отпуску

Часто на предприятиях установлен порядок совмещения ежегодной материальной помощи сотруднику с отпускными. Это определяется внутренними нормативными актами организации, регулирующими вопросы труда и его оплаты. Когда материальная помощь выдается одновременно с отпускными, то в отчете 6-НДФЛ:

  • дни выдачи, удержания, ставки НДФЛ будут совпадать;
  • даты уплаты налогов в бюджет будут различаться.

Датой получения дохода по двум видам станет день выдачи средств работнику. Этот же день станет датой удержания НДФЛ. Что касается даты перечисления подоходного налога, то они могут розниться по видам доходов. По НДФЛ с суммы отпускных датой перечисления НДФЛ будет последний день месяца, а по матпомощи – день, следующий за ее выдачей. Поэтому в отчете 6-НДФЛ нужно заполнить по каждому сроку выплат отдельно строки 100-140 во втором разделе.

Ответы на актуальные вопросы

Вопрос №1. Главному метрологу предприятия Давыдову Э.П. в связи с рождением сына единовременно была выплачена материальная помощь в размере 67000 рублей. Нужно ли удержать подоходный налог из этой суммы? Как отразить величину помощи, размер подоходного налога в отчете 6-НДФЛ?

Поскольку величина выплаты превышает установленный законодательством размер, то из разницы необходимо удержать подоходный налог:

(67000-50000)*13% = 2210,00

На руки будет выдано 67000-2210 = 64790, 00. В отчете эти суммы будут отражены так:

  • строка 20 – 67000,00 (сумма начисленной помощи);
  • строка 130 – 67000,00 (сумма выплаты);
  • строка 040 – 2210,00 (сумма рассчитанного НДФЛ);
  • строка 070 – 2210,00 (удержанный НДФЛ).

Вопрос №2. Сотрудник организации, проработавший на предприятии 9 лет 7 месяцев, уволился по собственному желанию 01 октября 2016 г. 15 октября он обратился с просьбой о материальной помощи, необходимой для оплаты лекарственных препаратов для его ребенка. Руководителем 15 октября было издано распоряжение выплатить 3800 рублей по этому заявлению.

16 октября бухгалтером было выдано на руки бывшему работнику 3800 рублей материальной помощи в соответствии с приказом директора.  Подоходный налог с этой суммы удержан не был, поскольку величины выплаты не превышает установленный законодательством лимит. Можно ли не отражать помощь в отчете 6-НДФЛ?

Нет, действия бухгалтера при определении суммы выплаты ошибочны. Прежде всего, следовало удержать подоходный налог со всей суммы материальной помощи, поскольку сотрудник не работает на предприятии, и был уволен не в связи с выходом на пенсию, а по собственному желанию. Поэтому такой вид дохода не попадает под статью 217 НК РФ. Сумма подоходного налога должна быть удержана:

3800*13% = 494,00

Сумму выплаченного дохода и удержанного налога нужно показать в отчете.

Вопрос №3. Как правильно заполнить отчет 6-НДФЛ за первый и второй квартал, если сотруднику 28 марта была выдана материальная помощь 3000 рублей. Позже,  5апреля, ему также выдали 3000рублей за вычетом подоходного налога.

Несмотря на то, что по отдельности суммы матпомощи не превышают установленный законом лимит в 4000 рублей, однако в совокупности выходят за рамки установленного значения на 2000 рублей. Значит, во втором квартале нужно удержать НДФЛ 13% от суммы разницы между матпомощью и лимитом (6000-4000 = 2000). Подоходный налог составит 260 рублей.

В первом квартале в отчете надо показать следующее:

  • стр.20 – 3000,00;
  • стр.30 – 3000,00;
  • стр.100 – 28.03.2016;
  • стр.110 – 28.03.2016;
  • стр.120 – 29.03.2016;
  • стр.130 – 3000,00;
  • стр.140 – 0,00.

В отчете за 6 месяцев нужно показать обе суммы:

  • стр.20 – 6000,00;
  • стр.30 – 4000,00;
  • стр.100 -05.04.2016;
  • стр.110-05.04.2016;
  • стр.120 – 06.04.2016;
  • Стр.130 – 3000,00;
  • Стр.140 – 260,00.

Вопрос №4. 12 октября работнику были выплачены материальная помощь к отпуску в размере 4500 рублей и отпускные 12000 рублей. С 15 октября по 30 октября сотруднику был предоставлен очередной отпуск. Можно ли отразить сведения по строкам 100-140 по этим выплатам вместе?

Нет, по правилам заполнения отчета 6-НДФЛ необходимо показать эти выплаты по отдельности. Это связано с тем, что по отпускным и материальной помощи к отпуску будут различаться даты уплаты НДФЛ.

Доходы были выплачены работнику в один день. Одновременно удержали подоходный налог по ним (12 октября). Это число нужно показать во втором разделе отчета по строкам 100 и 110. Заплатить подоходный налог по отпускным можно в конце отчетного месяца. Но по матпомощи такие сроки уплаты НДФЛ не подойдут. Это необходимо выполнить не позже следующего дня после ее выдачи, то есть не позже 13 октября. Поэтому числа, указанные в строке 120, не будут одинаковыми.

Вопрос №5. Нужно ли отражать в отчете 6-НДФЛ полученную сотрудником единовременную матпомощь по случаю рождения ребенка в размере 15000 рублей?

Нет, налоговый агент имеет право не показывать полностью не облагаемые НДФЛ и не перечисленные в Приложении 2 доходы, к которым относится и эта материальная помощь.