Личная карточка сотрудника — можно ли не оформлять

В данной статье мы рассмотрим понятие личной карточки сотрудника, когда ее можно не оформлять, а когда она должна быть в обязательном порядке.

Понятие личной карточки сотрудника

Личная карточка сотрудника представляет собой документ, который заводится на каждого сотрудника при приеме на работу и содержит сведения о работнике, кадровых перемещениях, отпусках, увольнении.

Законодательное регулирование вопроса

Законодательное регулирование вопроса осуществляется несколькими нормативными актами, среди которых:

Можно ли не оформлять личную карточку

Обязанность оформления карточки вводится постановлением №1 Госкомстата РФ, в которой и утверждена форма Т-2. В Постановлении сказано, что оформлять карточку должны все работодатели, которые зарегистрированы на территории Российской Федерации не важно в какой форме собственности они находятся.

Важно! На вопрос о возможности не составления личных карточек на сотрудников можно дать однозначный ответ — Карточки должны быть у всех работодателей на своих сотрудников независимо организация это или индивидуальный предприниматель.

В какой момент оформлять карточку

Личная карточка сотрудника должна быть оформлена на каждого работника при приеме его на работу. То есть при приеме сотрудника на работу нужно оформить следующие документы:

  1. Трудовой договор между работодателем и работником;
  2. Заявление сотрудника на прием его в качестве работника в организацию (или ИП);
  3. Приказ о приеме работника;
  4. Заявление на предоставление стандартных налоговых вычетов (при наличии у работника детей), а также подтверждающие право на вычеты документы — свидетельства о рождении детей, справка с места учебы (если ребенку от 18. до 21 года и он учится очно в учебном учреждении);
  5. Личная карточка сотрудника.

Читайте также статью ⇒ Форма Т-2. Личная карточка работника

По какой форме создается личная карточка сотрудника

Личная карточка может быть составлена:

  • По унифицированной форме Т-2;
  • По произвольной форме, которую разработал работодатель и утвердил на предприятии своим приказом.

Выбор по какой форме оформлять личные карточки стоит за работодателем. Если работодатель намерен применять форму, которую он разработал, то она должна быть утверждена. Если работодатель решил использовать унифицированную форму, то ее можно взять из официальных источников. Скачать форму можно здесь:

Личная карта по собственной разработанной форме

Правила ведения бухгалтерского учета из Федерального закона 402 «О бухгалтерском учете» гласят, что первичные учетные документы могут быть составлены предприятием по форме, которую утвердил директор (или иной руководитель) предприятия.

Важно! Если на предприятии используется личная карта, разработанная данным предприятием, то ее форма должна содержать все обязательные реквизиты.

При этом в статье девятой этого же закона содержится перечень обязательных реквизитов первичных форм документов, среди которых:

  1. Наименование формы;
  2. Дата составления данного документа;
  3. Содержание факта хозяйствования;
  4. Название хозяйствующего субъекта, который составил документ;
  5. Величина измерения факта;
  6. Кто совершил сделку и оформил документ;
  7. Подписи лиц, участвующих в создании документа и совершении сделки.

Личная карточка по унифицированной форме

Личная карта оформляется при приеме работника на основании тех документов, которые предоставляет работник. В дальнейшем записи делаются на основании Приказов руководителя (Например приказа на отпуск или перевод работнику в другое подразделение). При приеме на работу сотрудник, отвечающий за оформление карточки ставит свою подпись под внесенными сведениями, а также дает расписаться новому работнику в достоверности записанных в карточку сведений. Личная карточка содержит следующие разделы:

Раздел Что включает в себя
Общие сведения ФИО, дата и место рождение, образование, стаж, место жительства, состояние в браке, паспортные данные, профессия
Сведения о воинском учете Звание, категория годности, военкомат по месту жительства
Прием на работу и переводы Дата, должность, подразделение
Аттестация Дата, основание
Повышение квалификации Наименование учебного учреждения, даты
Переподготовка Специальность, диплом, дата
Награды Наименование поощрения, дата, документ
Отпуск Основание, вид отпуска, период
Социальные льготы Основание, наименование льготы
Доп.сведения
Прекращение трудового договора Дата увольнения, номер приказа, подписи

Срок хранения личных карточек

Срок хранения личных карт определен таким нормативным документом, как Приказ Минкультуры России от 25 августа 2010 года с номером 558. В нем указано на необходимотсь хранения данного документа в течение 75 лет. При этом при закрытии компании, ликвидации  общества, карточки вместе с другими документами передаются в архив.

Выводы

Оформление личной карточки является обязательным для всех работодателей. Данный документ может быть оформлен по унифицированной форме Т-2 или же по собственной разработанной предприятием форме. Хранить личные карты нужно не менее семидесяти лет.

Читайте также статью ⇒ Форма Т-54. Лицевой счет работника

Часто задаваемые вопросы

Вопрос: Я устроилась на работу бухгалтером, предыдущий бухгалтер не оформлял личные карты сотрудников. Обязана ли я их оформить на сотрудников, которые давно работают.

Ответ: Поскольку данный документ должен быть на предприятии в обязательном порядке, мы рекомендуем оформить данные карточки на каждого сотрудника независимо от даты приема.

Вопрос: Можем ли мы на предприятии разработать свою форму личной карты, упростив ее по сравнению с унифицированной?

Ответ: Вы можете разработать свою форму карты, утвердив ее приказом руководителя. Данная форма должна содержать все обязательные реквизиты первичных документов на предприятии.

Вопрос: Кто ответственный на предприятии за оформление личных карт?

Ответ: Если приказом руководителя не назначено какое-либо лицо, то ответственным считается руководитель предприятия.