Кассовая дисциплина. Таблица документации. Нарушения и штрафы

При осуществлении организацией наличных расчетов возникает необходимость соблюдения кассовой дисциплины, порядок ведения которой строго регламентирован российским законодательством. Установлены четкие правила осуществления кассовых операций, за несоблюдение которых наступает ответственность в виде денежного штрафа.

При совершении операций с наличными средствами следует руководствоваться двумя главными нормативными актами – Указаниями Банка России:

  1. 3073-У от 7 окт. 2013г. «Об осуществлении наличных расчетов»;
  2. 3210-У от 11 марта 2014г. «О порядке ведения кассовых операций».

Второй акт определяет порядок выполнения операций с наличностью отдельно для организаций и отдельно для ИП и малых предприятий, который для указанных лиц различен.

Лимиты наличных расчетов

Указанием 3073-У установлено, что экономические субъекты вправе выполнять сделки за наличные деньги в пределах 100 000 руб. Указанное ограничение установлено для организаций, а также предпринимателей за некоторыми исключениями.

Предел в 100 000 руб. не относится к сделкам, выполняемым с физлицами (не ИП), поэтому с гражданами организация вправе совершать наличные расчеты без ограничений.

Когда лимит не учитывается:

  • При выдаче зарплаты и соцпособий сотрудникам;
  • При предоставлении денег персоналу под отчет;
  • При использовании наличности ИП на цели, не имеющие отношение к бизнесу.

ИП может всю полученную выручку использовать в своих личных целях, может взять ее полностью себе под отчет. Предпринимателю не требуется передавать наличные в банковское учреждение для дальнейшего использования денег, он может всю наличную выручку забрать из кассы, но только для совершения трат в личных интересах.

Юрлица и ИП вправе выполнять взаиморасчеты наличными по заключаемым соглашениям, если сумма по ним находится в границах 100 000 руб. Это же правило касается в том числе тех договоров, которые предусматривают постепенную оплату, например, договор аренды, где плата выполняется ежемесячно. Если суммарная величина арендной платы за период аренды превышает отметку в 100 000 руб., то сумма превышения должны быть передана арендодателю в безналичном виде. Нужно отслеживать момент, когда оплачиваемая сумма по договору достигнет граничного значения в 100 000 руб.

На что можно тратить наличность из кассы

Определен ограниченный список целей, на которые позволено тратить средства кассы:

  1. Выплата зарплаты, социальных пособий и возмещений персоналу;
  2. Оплата ценностей, услуг, работ;
  3. Выдача подотчетных сумм;
  4. Возврат ранее уплаченных средств от клиентов;
  5. Выдача наличности ИП на свои нужды.

Экономический субъект не вправе тратить кассовые средства на другие цели, это наказуемо.

Лимит остатка наличных денег

Юрлица обязаны ограничивать величину кассовой наличности на конец дня — устанавливать лимит остатка. Максимально возможная величина наличности, допустимая для хранения, определяется фирмой самостоятельно путем утверждения соответствующего приказа.

При определении величины лимита организация учитывает ежедневные обороты наличности (выдача или поступление), а также особенности бизнеса.

Расчет лимита выполняется, исходя из поступлений или расходов наличности. Второй способ используется, когда у фирмы нет наличных поступления от продаж.

Указание 3210-У содержит две формулы для расчета лимита – на основании приходуемой и расходуемой величины наличности:

Лимит (поступления) = Объем поступлений / Расч. период * Число дней между датами передачи наличности в банк

Поступления в виде выручки устанавливаются в рублях за конкретный промежуток времени, именуемый расчетным.

Лимит (расходы) = Объем выдачи / Расч. период * Число дней между датами снятия наличных со счета.

В объем расходования наличных денег не включаются выплаты работникам. При определении периодичности получения наличных в банковском учреждении не учитываются факты, когда получаемые средства расходуются на выплаты сотрудникам организации.

Расчетный период выбирается организацией самостоятельно, выражается в отработанных днях. Полученное значение лимита округляется до рублей согласно математическим правилам.

Предприятие вправе самостоятельно выбрать подходящую формулу для расчета. Выбор зависит от характера деятельности, присутствия наличных поступлений и расходов.

Выбранный способ исчисления закрепляется в приказе, устанавливающем лимит наличности. При этом выбор рекомендуется обосновать в распорядительной бумаге.

Пример вычисления лимита из поступлений

Фирма торгует в розницу товарами, магазин совершает торговлю ежедневно. За расчетный период был взят календарный месяц – сентябрь 2016г. Выручка за сентябрь – 1 450 560 руб. Наличность из кассы сдается через день (1 раз в 2 дня).

Лимит = 1 450 560 / 30 дн. * 2 дн. = 96 704 руб.

Если юрлицо имеет обособленные подразделения, то они рассчитывают остаточный лимит самостоятельно, если сами передают наличные средства на расчетный банковский счет. В противном случае организация должна установить лимит для каждого подразделения с учетом формул, указанных выше.

Установленные лимиты следует соблюдать, так как налоговая за этим строго наблюдает, проверяя кассовые книги КО-4 фирмы и ее подразделений.

Не рассчитывается лимит остатка кассы для ИП и СМП. Данные лица по указанию 3210-У освобождены от такой обязанности.

Когда лимит может быть превышен?

Предусматриваются дни, когда организация вправе оставить денежную сумму, превышающую утвержденный лимит, не понеся за это ответственность:

  • дни выплаты зарплаты;
  • дни выплаты социальных пособий;
  • выходные или праздничные дни, признанные нерабочими.

Оформление кассовой документации

Каждая операция по перемещению наличных средств, должна сопровождаться оформлением документа. Кассовая дисциплина также предполагает ведение обязательных журналов и книг учета.

Выполнять кассовые операции и заполнять соответствующую документацию может лицо, наделенное таковыми обязанностями по должностной инструкции, например, кассир. Кроме того, эти функции вправе совершать руководитель лично. Рекомендуется с ответственным лицом, занимающимся наличностью, заключать соглашение об ответственности перед работодателем в полном объеме на стадии трудоустройства.

Правило, позволяющее не применять унифицированные бланки документов, не распространяется на кассовую документацию. Для оформления наличных операций применяются унифицированные бланки ордеров и книг учета. Более того, к оформлению данной документации применяются повышенные требования —  в ордерах не допускаются исправления, ошибки, корректировки. Любые неверно указанные сведения в ордерах не подлежат исправлению, вместо испорченного бланка выписывается новый.

Кассовая документация:

Унифицированный бланк

Наименование бланка Назначение
КО-1 Приходный кассовый ордер Оформление поступления наличности
КО-2 Расходный кассовый ордер Оформление расходования наличности
КО-3 Журнал регистрации прих. и расх. кассовых документов Фиксация данных о сформированных ПКО и РКО (ежедневный отчет)
КО-4 Кассовая книга Отражение сведений по всем перемещениям наличных средств (ежедневный отчет)
КО-5 Книга учета принятых и выданных денежных средств Отражение перемещения наличных средств между старшим кассиром и подчиненными кассирами (применяется, если фирма имеет старшего кассира)

Ордера заверяются представителем бухгалтерии, кассиром. Руководитель может не заверять эти бланки за исключением случая, когда такие бумаги не подписывает представитель бухгалтерии.

Расходной документацией, подтверждающей выдачу наличности персоналу, выступают также ведомости:

Особенности кассовой дисциплины для ИП

Предприниматели физические лица обладают рядом упрощений в части учета кассовых операций. Им даровано право:

  • Не устанавливать остаточный лимит кассы;
  • Не формировать кассовые ордера;
  • Не показывать записи о перемещении наличных средств в кассовой книге.

При этом ИП организовывает учет операций согласно требованиям конкретного режима, который он использует. На ОСН, доходно-расходном УСН или ЕСХН ИП учитывает доходно-расходные показатели; на доходном УСН и ПСН – доходы. Если учет данных показателей ИП организован правильно, то он может не составлять кассовую документацию.

Несмотря на предоставленные послабления для ИП на практике предпринимателю приходится оформлять приходно-расходную кассовую документацию, формировать кассовую книгу. Если ИП использует наличность при взаимодействии с персоналом, клиентами, то придется столкнуться с необходимость оформления кассовых ордеров – клиенты будут требовать документальное подтверждение, налоговая потребует первичные бумаги для обоснования включения наличных трат в расходы. Как правило, получается, что ПКО и РКО – наиболее удобный способ документального оформления наличных расчетов.

Нарушения кассовой дисциплины и штрафы

Нарушение порядка совершения кассовых операций влечет административную ответственность по ч.1 ст.15.1 КоАП РФ.

Ответственность наступает за следующие нарушения:

  • Несоблюдение лимита расчетов наличными средствами (100тыс.руб.);
  • Несоблюдение лимита остатка кассы, установленного организацией для себя;
  • Трата наличности на цели, не входящие в закрытый перечень из п.2 Указания 3073-У;
  • Неверное оформление прихода наличных денег;
  • Нарушение в составлении кассовой книги, несвоевременность внесения в нее записей или ее отсутствие.

Штраф накладывается на организацию, а также на конкретного работника, отвечающего за кассовые операции.

Размеры штрафов:

  • Для предприятия – 40000-50000 руб.;
  • Для работника – 4000-5000 тыс. руб.