Какое наказание за отсутствие путевых листов?

Путевой лист представляет собой важный документ для организаций и ИП, в деятельности которых используются транспортные средства. Поэтому важно понимать, что это за документ, в каких случаях его использование обязательно, и какое наказание за отсутствие путевых листов.

Что такое путевой лист и сроки его хранения

Так как путевой лист напрямую связан с вождением транспортных средств, многие пытаются искать информацию о нем в правилах дорожного движения. Однако в этом нормативно-правовом акте он упоминается только один раз и то вскользь. В ПДД о путевых листах говорится лишь то, что водитель обязан иметь его при себе в установленном случае и по первому требованию передавать полицейскому.

Важно понимать, что этот документ требуется, прежде всего, для целей правильного ведения учета расходов. Путевой лист – документ, который необходим в первую очередь бухгалтерии и ИФНС. Именно он в первичной документации позволяет подтвердить понесенные организацией расходы.

Сроки хранения путевого листа, установленные в различных законодательных актах, представлены в таблице ниже.

Законодательный акт Срок хранения
Приказ Министерства транспорта Не менее 5 лет (может быть увеличен по желанию организации)
Приказ Министерства культуры — 5 лет, если в этот период была проверка контролирующего органа;

— если путевой лист – единственный документ, подтверждающий опасные, вредные и тяжелые условия труда – не менее 75 лет

Налоговый кодекс Не меньше 4 лет
ФЗ о Бухучете Не меньше 5 лет

Когда путевой лист не нужен?

Следует понимать, что оформление путевого листа обязательно только в оговоренных законом случаях. Оно не требуется, если:

  • транспортное средство находится в собственности физического лица, используется им в личных целях либо передано другому человеку по доверенности;
  • когда машина принадлежит ИП либо организации, которым учет расхода топлива непринципиален.

При этом в процессе перевозок не должны присутствовать случаи, оговоренные ниже, когда наличие путевого листа является обязательным.

Когда путевой лист обязателен

Нормы заполнения путевых листов регламентируются 8 ноября 2007 г. N 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта». В нем приведен ряд случаев, в которых заполнение путевого листа является обязательным:

  • при использовании автобуса, трамвая либо троллейбуса;
  • при перевозке грузов;
  • при транспортировке пассажиров и их багажа.

При этом перевозка груза, пассажира и багажа должны быть оформлены в установленном порядке. Иными словами, обязательно наличие необходимых документов.

Пример #1. Ответственность за отсутствие путевых листов автомобиля не перевозящего грузы и людей

Организации (ООО) принадлежит транспортное средство, не задействованное в перевозке грузов и пассажиров. При этом для расчета налогов используется упрощенная система налогообложения, за налоговую базу принимаются доходы компании. Требуется понять, является ли обязательным оформление путевого листа в этом случае?

Представленная ситуация не подпадает под требования обязательного оформления путевых листов. Более того, подтверждение расхода топлива не требуется. Таким образом, оформление путевого листа в данном случае является необязательным.

Запрещается осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство. В данном случае инспектор не прав, т.к. вы не перевозили пассажиров, грузы и т.д. (Статья 6. Устава автомобильного транспорта )

Правила оформления путевого листа

Путевой лист должен быть оформлен в соответствии с определенными правилами.

  1. Такой первичный документ должен быть оформлен на 1 день или одну поездку (если она длится больше одного дня), но не больше чем на месяц.
  2. Для транспортных средств, используемых в несколько смен, следует заполнять отдельные путевые листы на каждую смену.
  3. Оформлением занимается диспетчер, либо при его отсутствии бухгалтер, водитель только проставляет свою подпись.
  4. Путевые листы заполняются по установленным формам. Организация, основной деятельностью которой не являются грузоперевозки, имеет право разработать свой бланк. При этом он должен содержать обязательные реквизиты, установленные законодательно.
  5. На обратной стороне бланка путевого листа заполняется маршрут следования транспортного средства.

Водитель перед выходом в рейс в обязательном порядке должен пройти медицинский осмотр. В ходе него проверяются отсутствие алкогольного и наркотического опьянения, общее состояние здоровья, готовность к управлению транспортным средством. Об этом обязательно должен проставляться отметка медицинского работника в путевом листе.

В 2015 году правила прохождения предрейсовых медосмотров были ужесточены. Теперь это является обязательством не только наемных работников, но и индивидуальных предпринимателей. При этом ИП могут заключить соответствующее соглашение со специализированным медицинским учреждением.

Наказание при нарушении требований о наличии и оформлении путевых листов (штрафы)

В законе предусмотрено наказание, как за отсутствие путевого листа, так и за неправильное его оформление. При этом наказание предусмотрено не только для организации, но и для водителя.

Нарушение Последствия для водителя Последствия для организации
Отсутствие путевого листа Штраф 500 рублей Штраф для должностного лица – 20 000 рублей, для организации – 100 000 рублей
Отсутствие штампа медицинского работника Отстранение от управления транспортным средством Автомобиль направляется на штрафстоянку
Штраф для должностных лиц – 5 000 рублей, для организации – 30 000 рублей

Важно также знать, что в соответствии с Кодексом административных правонарушений ИП за нарушение ведения путевого листа наказывается таким же образом, как организация.

Таким образом, существуют определенные требования о наличии и оформлении путевых листов, закрепленные законодательно. Знание и соблюдение их позволит ИП и организациям избежать серьезных последствий.