Как хранить кассовую книгу

Зачастую у бухгалтеров предприятий, осуществляющих торговую деятельность с возможностью наличного расчета с клиентами, возникают вопросы о ведении и хранении бухгалтерских регистров, где собрана информация по кассовым операциям. В данной статье речь пойдёт о ведении и хранении такого регистра бухгалтерского учёта, как кассовая книга.

Обязанность ведения кассовой книги

Учёт кассовых операций обязаны вести все организации осуществляющие деятельность, расчёты по которой выдуться «живыми» деньгами. В целях осуществления контроля над кассовым учетом разработан и утвержден такой документ, как кассовая книга. В ней отражаются все приходы и расходы наличных денежных средств в течение рабочего дня.

Обязанность по ведению кассовой книги, как правило, возлагается на кассира или бухгалтера соответствующим утверждённым приказом руководителя. В небольших организациях эту функцию может выполнять сам руководитель.

Форма ведения кассовой книги

Кассовая книга ведётся в установленной форме КО-4, которая является унифицированной. Данный бланк может заполняться, как вручную, так и в электронном виде. При чем использование технических средств позволяет вести такой документ так же двумя способами:

  1. Самостоятельное заполнение формы КО-4 в MS Word или же MS Excel;
  2. Автоматическое формирование книги учета кассовых операций в профессиональных бухгалтерских программах и сервисах.

Читайте также статью ⇒ Как подтвердить доход на ЕНВД.

★ Книга-бестселлер "Бухучет с нуля" для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Требования к оформлению кассовой книги

При оформлении документа по форме КО-4 следует не забывать о соблюдении следующих правил:

  1. К кассовой книге должны прилагаться кассовые ордера, на которых должен подписываться сам кассир, главный бухгалтер, а на расходном документе ещё и руководитель. Вся эта первичка должна заверяться печатью организации.
  2. Книгу необходимо вести ежедневно. На равне с этим обязательна и проверка документа бухгалтером: просматривается правильность оформления кассовой документации, а так же проверяются исполненные проводки. После этого в кассовой книге проставляется подпись проверяющего лица.
  3. Кассир должен ежедневно вести подсчёт остатка денежных средств в кассе организации и сверять их с данными в книге.
  4. При отсутствии операций по кассе ответственный не обязан ничего вписывать в кассовую книгу.
  5. Кассовая книга должна вестись в течение календарного года. После чего ее проверяют, заверяют и сдают в архив. А с первого рабочего дня нового года начинают ведение новой кассовой книги КО-4.

Важно! С 1 июля 2014 года разрешено вносить изменения в кассовую книгу. При этом поправки должны сопровождаться данными об исправившем ошибку лице, заверенными его подписью. Так же должна проставляться дата исправления.

Порядок хранения кассовых книг на предприятии

В Указании Банка России N 3210-У от 11 марта 2014 года приведены правила ведения кассового учета. Однако, многие вопросы, в том числе порядок ведения и хранения кассовой документации и кассовых книг возлагается на непосредственного руководителя компании. В данном случае решения руководства должны быть оформлены в некий обобщающий документ. Это может быть положение о ведении учета кассовых операций. В нем необходимо прописать, в каком виде будет вестись учёт кассовых операций, то есть, если сотрудники компании будут обязаны вести бумажный документооборот, то в положении прописывается, что кассовая книга будет вестись от руки или же с помощью информационных технологий, но при этом она должна иметь непременно физическую форму – располагаться на бумажном носителе. Когда руководство выбрало электронную версию документирования, необходимо указать в положении, что в распечатывании бумажной версии документа нет необходимости, а заверение формы КО-4 будет происходит с участием средств электронной цифровой подписи. Здесь же указываются место и срок хранения кассовой книги, при чем в случае хранения кассовой книги в электронной форме следует обеспечить должным образом ограничить количество лиц, имеющих возможность просмотра и изменения такой информации, а также защитить такие информационные ресурсы от несанкционированного доступа.

Важно! При ведении на предприятии документооборота в специализированной информационной системе в положении об учете кассовых операций в организации следует подробно прописать места хранения и резервного копирования документации, список лиц, которым разрешён доступ к указанной информации. Так же следует указать порядок отмены действия учетных записей и смены паролей.

Так же при любом варианте ведения кассового учета следует назначить должностное лицо, которое будет отвечать за сохранность информации, а так же указать меры наказания за несоблюдение установленных правил и требований.

Сроки хранения в организации кассовых книг

В положении о ведении кассового учета необходимо так же указать сроки хранения создаваемой на всех этапах документации. Поскольку налоговое законодательство предопределяет хранение всей бухгалтерской информации в течение 4 лет, а федеральный закон «О бухгалтерском учёте» устанавливает временной промежуток хранения в течение пяти лет, то вся бухгалтерская документация, в частности кассовые книги, по окончании налогового периода подлежит хранению и поддержанию ее в хорошем состоянии в течение последующих пяти лет.

Ответственность за ненадлежащее хранение кассовых книг

Как было сказано ранее, заполнение и хранение кассовых книг обязательно для многих компаний. Но что же будет, если по каким-либо причинам при налоговой проверке обнаружиться порча данного документа или его отсутствие?

Ненадлежащее хранение кассовых книг, приведшее к их утрате или порче, а так же нарушение положенных сроков хранения может повлечь за собой неприятные последствия в виде штрафов. При этом такую меру наказания могут применить, как к должностному лицу, виновному в содеянном, так и к организации в целом.

Таким образом, если в неправильном хранении виновен конкретный человек, то его накажут. В таком случае ему будет предъявлен штраф размером до 10 тысяч рублей, при первом нарушении, и до 20 тысяч рублей при повторных нарушениях. Если же вину конкретного лица не удалось доказать, либо виновно руководство компании штраф за несоблюдение кассового учета налагается на организацию в целом. Размер такого наказания может варьироваться от 50 тысяч рублей при однократном нарушении, до 200 тысяч рублей при повторении инцидентов.

Читайте также статью ⇒ Нужно ли хранить Z-отчеты онлайн-кассы.

Ответы на часто задаваемые вопросы

Вопрос N1: Добрый день! У нашей компании существует несколько обособленных подразделений. Подскажите, пожалуйста, нужно ли вести и хранить кассовые книги в них, если они сдают всю свою выручку в кассу головной организации? Или же можно обойтись одной книгой по всей организации?

Ответ: Нет, одной книгой в таком случае, к сожалению, обойтись Вам не удасться, поскольку любое подразделение организации, находящееся по адресу отличному от адреса головного офиса, обязано контролировать остаток денежных средств в своей кассе на конец каждого рабочего дня. Это необходимо для того, чтобы соблюдать правило соблюдения предела возможного остатка. Книги кассового учета ведутся как раз в целях контроля над этим остатком. При всём этом в головную организацию все же необходимо подавать сведения о совершенных приходных и расходных операциях в виде копии листов кассовой книги.

Вы можете получить ответ на свой вопрос позвонив по номерам ⇓

Консультация бесплатная

Москва, Московская область звоните: +7(499) 703-47-98

Звонок в один клик

Санкт-Петербург, Ленинградская область звоните: +7(812) 309-13-76

Звонок в один клик