Как в 1С посмотреть дебиторскую задолженность

Основная цель деятельности организации является извлечение прибыли, на которую оказывают влияние разные факторы, одним из которых является задолженность перед организацией. Дебиторская задолженность – это долги, причитающиеся организации от различных контрагентов (дебиторов), которая формируется в ситуации, когда товар продан (принят и это документально подтверждено), а оплата за него не поступила.

Такая задолженность является оборотным активом предприятия, поэтому важно отслеживать ее движение и своевременно взыскивать. От суммы задолженности зависит финансовая устойчивость организации ,что соответственно увеличивает риски, издержки, и как следствие, снижение рентабельности и ликвидности оборотных средств. Поэтому важно контролировать задолженности контрагентов. Как посмотреть дебиторскую задолженность пользователям 1С?

Нормативное регулирование дебиторской задолженности

Приказ Минфина России от 29.07.1998 N 34н утверждает Положения по ведению бухучета и бухотчетности в РФ

Приказ Минфина РФ от 31.10.2000 N 94н утверждает Плана счетов бухучета Инструкции по применению

Общая информация о дебиторской задолженности

Приказом от 29.07.1998 N 34н регулируется формирование дебиторской задолженности. Такие суммы, которые должны нашей организации различные контрагенты (предприятия, физлица, бюджет, внебюджетные фонды и т.д.), можно увидеть в оборотно-сальдовой ведомости организации в виде дебетового сальдо по счетам 60, 62, 66, 67, 68, 69, 70, 73, 75, 76.

Таким образом, долги могут образоваться в результате:

• продажи (отгрузки) товаров при условии отсрочки платежа
• закупки продукции (сырья) по предоплате
• при переплате налогов
• выдаче работникам подотчетных сумм

При наличии у налогоплательщика перед контрагентом встречного обязательства (кредиторской задолженности) сомнительным долгом признается часть задолженности, которая превышает кредиторскую задолженность налогоплательщика перед этим контрагентом.

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ О. Ткач

Роль дебиторской задолженности в организации

Достижение основной цели деятельности предприятия может быть не в полной мере реализовано в связи с ростом дебиторской задолженности. Для преодоления этой проблемы каждой организацией должен быть решен вопрос о снижении дебиторской задолженности, в первую очередь связанную с отслеживанием ее динамики.

Программа, используемая на многих предприятиях, 1С позволяет анализировать дебиторскую задолженность посредством выведения отчетов за определенный период.

На основании Плана счетов и Инструкции по его применению, задолженность может быть отражена на таких синтетических счетах: 60, 62, 63, 66, 67, 68, 69, 70, 71, 73, 75, 76 и т.д. При этом по каждому счету ведется аналитика на каждого покупателя, поставщика, счет и т.д.

Читайте также статью ⇒ Справка о заработке для расчета пособий в программе 1С.

Порядок характеристики состояния дебиторской задолженности в 1С

В «1С:Бухгалтерии» имеется возможность проверить дебиторскую задолженность. Раздел «Дебиторская и кредиторская задолженность» входит отчетности для банка, который заполняется автоматически и вручную его нельзя редактировать, а только посредством введения документов в программу в базу.

Раздел детализирует информацию по каждому:

• контрагенту с указанием ИНН
• договору с контрагентом
• задолженности с даты возникновения

Также задолженность подразделяется по срокам исполнения: долгосрочная (свыше 12 месяцев) и краткосрочная.

Организация должна формировать резервы по сомнительным долгам, если такая задолженность будет признана сомнительной, что можно автоматизировать в 1С.

Для примера возьмем счет 60 и 62 на основании плана счетов «1С:Бухгалтерия».

По счету 60 ведется аналитический учет по поставщикам и подрядчикам (субконто «Контрагенты») и основанию расчетов (субконто «Договоры») и каждый поставщик и подрядчик является элементом справочника «Контрагенты», а основание расчетов «Договоры». По аналогии ведется аналитический учет по счету 62 – по покупателям и заказчикам (субконто «Контрагенты») и основанию расчетов (субконто «Договоры») и каждый поставщик и подрядчик является элементом справочника «Контрагенты», а основание расчетов «Договоры». Это соответствует требованиям Плана счетов.

В справочнике «Договоры» задолженность подразделяется на краткосрочную и долгосрочную (по реквизитам «Дата возникновения обязательства» и «Дата погашения обязательства») и здесь формируется информация о счетах контрагентам и от контрагентов, а также действующих договорах.

Для учета задолженности используется отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету»:

Это отражает начальные остатки, обороты и конечные остатки взаимных расчетов с покупателями. При наличии задолженности у покупателя, можно увидеть основание образования (счет или договор). Если нет необходимости рассматривать обороты в разрезе счетов ил договоров, то при настройки отчета поле «Вид субконто 2» остается незаполненным.

На основании полученных данных делается вывод о наличии и сумме задолженности.

Дебиторская задолженность является быстрореализуемым активом и нужно оценить их переход в денежные средства и учесть долю безнадежных долгов по среднестатистическим данным предыдущих периодов. Например, сумма дебиторской задолженности 200000,00 руб., в том числе неоплаченная сумма – 20000,00 руб. Доля неоплаченной задолженности в общей сумме – 10 %. Значит, по «Оборотно-сальдовой ведомости по счету 62.1» вывод будет заключаться в том, что 10% задолженности не оплачено и целесообразно создать резерв на следующий период.

Для осуществления контроля за графиком платежей и соблюдения расчетно-платежной дисциплины используется отчет «Обороты между субконто» для отслеживания погашения задолженности в течение периода между всем субконто. В настройке отчета:

Отчет покажет суммы погашения кредиторской задолженности по кредиторам и порядок погашения. Если при настройке вместо «Оплата поставщику», указывается – «Поступления от покупателей», то в отчете будет отражено, поступление от покупателей денежных средств.

Дополнительно предусмотрены средства визуализации в виде отчета «Диаграмма»: настройке отчета на закладке «Данные» указывается счет 60.1, выбирается вид итогов (остатки на конец, кредит, сумма), а на закладке «Диаграмма» устанавливаются параметры для формирования отчета.

Для учета задолженности необходимо проводить инвентаризацию, как правило, на конец периода и дает возможность выявить остатки задолженностей. Для этого имеется отчет «Инвентаризация расчетов с контрагентами»: Отчеты — Специализированные — Инвентаризация расчетов с контрагентами. Может быть применена унифицированная форма ИНВ-17 или самостоятельно разработанная форма, что устанавливается флажком на закладке и в эту форму вносится соответствующая инвентаризации информация. Таблица задолженности заполняется автоматически по имеющимся внесенным данным учета нажатием кнопки «Заполнить» (в этом случае указывается и подтвержденная, и с истекшим сроком давности – «Дата погашения обязательства»). Графа «Не подтверждено» заполняется вручную.

Так, использование отчетов в 1С дает возможность регулярно контролировать и анализировать взаиморасчеты с покупателями и поставщиками, оценивать состояние задолженности и принимать меры по ее оптимизации.

Основные способы недопущения сомнительных и безнадежных долгов

Эти способы не являются универсальными, но все-таки позволят минимизировать такие долги:

1. предоплата
2. залог, поручительство, гарантия
3. встречная (кредиторская) задолженность
4. аккредитив

Важно! Общепринятых методов контроля дебиторской задолженности нет и их использование зависит от многих факторов: направления деятельности предприятия, масштабов, сумм, рынка и т.д.

Ошибка при списании задолженности по мировому соглашению

В соответствии с НК РФ задолженность, списанная на основании соглашения о прощении долга (освобождение должника от обязанности уплаты долга), не относится к обоснованным расходам, т.е. не учитывается при налогообложении прибыли. Но признание убытков в результате прощения долга признается правомерным, если плательщиком доказано, что действия имели целью – получение выручки (коммерческий интерес в прощении долга), достигнутый мировым соглашением.

Читайте также статью ⇒ Акт списания продуктов питания: образец.

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос №1: По договору цессии организация приобрела по номинальной стоимости дебиторскую задолженность. Должник – ИП, прекративший предпринимательскую деятельность (исключен из ЕГРИП). Вправе ли цессионарий признать эту задолженность безнадежной и включить в состав внереализационных расходов?

Ответ: Важно учесть, что выписка из ЕГРИП, о прекращении ИП, не относится к основанию для признания этой задолженности безнадежной и списания в расходы.

Вопрос №2: Организация перешла с ЕНВД на ОСНО. В ходе деятельности на ЕНВД сформировалась дебиторская задолженность. Вправе ли при новом режиме организация сформировать резерв по возникшей задолженности?

Ответ: При переходе на ОСНО организация не может создать резерв по сомнительным долгам по сложившейся ранее задолженности.